新时期档案管理信息化建设的思考

何丹丹

摘要：档案管理作为企业的重要管理内容，能否提高档案管理水平，直接影响着企业的发展。特别是信息化大力发展的形势下，企业要根据自身的发展需要，注重发挥信息技术的优势，实现档案管理的信息化建设，提高企业档案管理水平，充分发挥出档案管理的优势，使其更好地为企业服务，以此来促进企业实现又好又快地发展。

关键词：企业;档案管理;信息化

如何借助计算机网络实现档案数据的传递和交流，是实现档案管理信息化的重点所在。说起来，其主要是依托互联网平台，借助无线网络传送，使档案信息无阻碍地输送和接收，不论身处何处、何地，只要拥有权限，都可以及时查找所需的信息与数据。对此，要在企业相关管理部门以及资料需求人员之间构建起沟通的桥梁和平台，全面发挥档案在企事业单位发展中的作用和价值。就目前而言，档案管理信息化所具有的含义与特点，已经对传统的档案管理工作提出了新的相关要求，档案管理工作要紧随时代发展，深入剖析发展过程中遇到的问题，并结合企业实际，实现档案管理工作的创新发展。

一、基层事业单位档案管理信息化的重要性

目前基层事业单位档案管理主要以纸质档案为主，停留在档案管理的初级阶段，基于上述基层事业单位档案管理的现状，使得档案管理工作面临着不少的挑战，一是收集、整理分类的困难;二是开发和利用的效率很低;三是分析检索难度大。这些问题的存在不利于档案管理的效率提升，因此在基层事业单位档案管理中引入信息化，一是通过信息化培养出相应的人才，为信息化的档案管理提供人才的支撑。二是信息化可一定程度上解决了目前存在的问题，从而有效提高管理者的效率和档案管理的质量。三是信息化的管理模式，为基层事业单位的档案管理引入新的发展点，为基层事业单位的发展，尤其是专业技术较强的单位提供了档案资料的后备保障。

二、实现图书资料档案信息化管理的优势

（一）实现图书资料档案信息化管理能够更高的提升档案资料的应用效率

传统的档案管理的体制和形式导致图书资料管理工作效率低下，基本都是人工操作，根本就不能满足现代社會发展的需求，档案管理仅仅限于一般意义角度的管理，无法达到高效的应用。在当今互联网信息技术高速发展的形式下，网络技术应用到各个领域，都可以达到信息资料共享。实施信息化建设和管理模式，不但能够实现数据资源的集中管理，还能够将档案的信息资源盘活，为更好地管理档案打下坚实的基础，使档案的价值最大程度地得以体现。

（二）实现图书资料档案信息化管理，有利于社会公众精神文明发展

社会大众离开校园以后，图书馆是他们获取知识和信息的主要渠道之一，但是网络的发展降低了他们对图书馆的使用效率。现阶段网络信息来源广泛，而且种类繁多，对图书馆的冲击很大。为了顺应社会的发展，图书馆必须在管理中加大对信息技术的投入，为读者建立一个良好的平台，实现图书馆和读者有效的沟通，实现信息的互通，更好地促进了广大公众的精神文明建设。

（三）图书资料档案信息化管理，纸质的档案就得到了有效地保护

在以往的档案管理中，基本上都是出借纸质档案，其中包括一些年代久远、珍贵的档案资料。在出借的过程中，虽然也进行了维护和修复，但是也造成磨损，使很多资料不得不封存。而运用信息化管理，大大的改善了这一弊端，不但满足了大众对珍贵资料的需求，还对原始的档案起到很好的防护。

（四）图书资料档案管理信息化，还能够有效地减少人工成本

众所周知，图书馆巨大的馆藏资源是广大人民群众所需要的，以前的档案管理工作，只是单调的重复借出和归还，工作效率十分低下，还需要投入大量的人力进行反复单调的工作。而应用信息技术，不但提高了工作效率，还改善了工作环境，减少了人工成本。还从整体提高了图书馆的运用价值和社会效益。

三、企业档案信息化管理平台建设面临的障碍

（一）管理观念滞后

在激烈的市场竞争环境下，企业重生产、轻档案管理的现象较为普遍，对企业档案信息化平台建设缺乏足够重视。“为管理档案而管理”的落后的企业档案管理念较为突出，企业生产者、经营者和管理者未能树立“大档案”管理理念，没有充分认识到企业档案实际上就是企业重要资源，企业档案信息实际就是企业重要资产，导致企业档案信息化平台建设过于重视企业档案管理的效率和便捷性，迁移保管、容灾备份、实时归档及开发利用等方面重视不够。

（二）信息人才缺乏

信息化管理形势下，企业档案信息化平台建设为了实现企业档案信息资源的集中、统一管理，这就需要建立一支既熟练掌握档案业务知识，又掌握计算机信息技术应用的复合型人才队伍。但从企业现状看，档案管理队伍中普遍存在知识结构单一、年龄结构老化、身份结构多样（身兼数职）、复合型信息人才缺乏等突出问题，不能满足工作需要。

（三）存在形式主义现象

部分观念相对落后的工作人员对计算机产生的便利性没有形成足够的意识，在进行信息化档案整合的过程中缺乏严谨性，进而导致档案管理信息化工作存在形式主义问题，难以形成大规模的应用。对此，相关部门一定要认真对待档案资料的信息化存储工作，随着时代的发展，传统的档案管理方式已经较难吻合市场经济发展的相关要求，所以，档案管理的信息化发展已经成为一种必然趋势。而随着工作人员的逐步更替，档案管理信息化过程中存在的形式主义现象也必然难以长期存续。

（四）重视程度不足

档案管理信息化工作主要依靠相关工作人员进行，就目前而言，一些档案管理从业人员对于档案管理信息化工作明显缺乏足够的重视，这一现象在很大程度上约束了档案管理信息化工作的推进，毕竟，不能正视档案管理信息化所提供的优势，就无法进一步推动档案管理信息化相关工作的开展。这主要有两方面原因构成：一方面，档案资料数据很多，当下大都只能通过人工来输入，消耗时间和精力，时常会出现没有办法及时存档的现象;另一方面，对于计算机的熟练使用是管理人员的一大缺陷，也是制约档案管理信息化的一大阻碍。

四、企业档案信息化管理平台建设对策

（一）信息化档案管理理念的建立

档案管理部门在国有企业有序经营中发挥着重要作用，目前该部门的任务是彻底改革以往的档案管理理念，积极引入信息管理思想和管理方法，彻底消除束缚，解放员工并促进实现文件信息构建目标。但是，文件管理任务显然受到逆行管理思想的限制，这主要表现为对国有企业领导者和文件管理人员缺乏理解和准确掌握文件管理信息化的能力。功能和应用价值阻碍了信息文件管理的实施，在这方面，国有企业应从树立准确、科学的信息管理理念入手，运用正确的管理思想指导档案信息化建设。与此同时，国有企业的领导应该重视信息化建设，明确信息化思想在提高企业工作效果方面的重要作用，并在档案管理信息化进程中发挥领导作用。向后思考，积极行动，为建设信息化做出贡献。

（二）构建档案信息化管理系统

企业档案信息化管理平台建设，其核心内容是要搭建企业档案数据库系统，并将企业档案数据库系统与OA办公系统、PLM系统以及管理系统相对接，将企业档案收集、整理、鉴定等各个环节纳入计算机信息管理系统。应利用档案管理系统对企业档案信息进行管理、维护及备份，最终实现企业档案数据处理、业务流程管理和检索查阅利用平台集成化管理。

（三）加大系统设备投入

企业档案信息化平台建设离不开软硬件的投入，需要立足企业档案管理需要，加大企业档案信息化平台建设所需的系统设备投入力度。将档案信息化平台建设编入企业信息化规划，配备计算机、扫描仪、数码相机、装订機、打印机、存储设备、专业扫图仪等硬件设备，还要配齐相应的档案信息化管理应用软件系统，如，紫光档案管理软件BS版、OCR软件，专业档案扫描软件或档案平台集成，定期做好信息化管理系统的升级，使企业档案信息化管理始终处于先进水平。

（四）完善档案信息化管理安全管控

随着信息技术的快速发展，先进的信息技术促进了各行各业的信息化建设，实现了管理方面的网络化与数字化。但信息化也逐渐暴露出一定的漏洞，对于企业的信息安全造成威胁。众所周知，企业档案涉及诸多企业商业机密以及商业信息，要想保证信息的安全，避免商业机密外泄，则需要注重完善档案信息化管理安全管控，在当前这个过程当中，企业除了要注重完善相关管理制度以外，还需要注重发挥出信息技术的优势，采取信息化的管控手段。企业管理者必须高度重视信息化建设安全工作，建立健全网络安全理制度，加大信息化建设的投入，加强网络安全技术防范措施，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。另外，在网络信息化时代，网络可以实现多点互联，但是网络也存在一定的风险，由于网络空间中存在大量的病毒、黑客等，档案信息关系到个人的隐私，因此在实施档案的信息化建设时要做好安全管理，一方面避免电子档案信息被黑客盗取，另一方面避免档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的问题，及时修复和还原档案的数据信息。

（五）人才信息化

企业要想实现高效的人才管理，档案管理部门工作人员就要在工作中保质保量地完成档案的统计、整合、检验以及搜集等工作，在推进档案管理信息化建设的同时，工作人员也要积极提升自身的信息化操作能力，要具备合格的计算机操作及网络应用能力，如此才能将人才管理与档案管理信息化工作相融合，进一步提升企业的档案管理信息化层次。

五、结束语

在大数据时代，档案管理信息化建设是至关重要的，这既是时代发展对于档案管理工作提出的新要求，也是企业档案管理改革的必然。对此，首先，企业管理层与档案管理人员要转变传统观念，全面重视信息化建设;其次，要依靠先进的计算机信息技术以及领先的硬件设备;最后，档案管理信息化建设也离不开充足的资金的支持，只有后勤保障跟上了，才能聘用行业内专业人才、培训现有工作人员、买入尖端设备等，进而全面推进档案管理工作的信息化建设步伐。

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