浅析有色金属企业电子档案管理存在的问题与对策

苏世英

（自治州格尔木市青海盐湖工业股份有限公司办公室，青海 格尔木 816000）

有色金属行业是一项传统行业，有着明显的特殊性。随着新时代不断发展，为了更好的满足新时代发展需求，有色金属企业更加重视对电子档案管理方法的应用。而电子档案就是人们在生产、管理、活动过程中，运用数字设备对相关信息进行生成与读取，是与纸质档案相对应、相关联的电子图像文件的集合。通过对电子档案的有效应用，可以为企业自身的运用、管理提供可靠依据，帮助企业获得更高的经济利益，助力企业的良好发展。但是在实际的电子档案管理过程中存在相应问题，不利于有色金属企业档案管理的信息化发展，电子档案的实际利用效率得不到提升。

1 档案管理的重要性

1.1 为业务工作提供查考依据

档案作为企业对自身经营状况的真实记录，是企业实际运营、生产的原始凭证，具备较强的基础性、真实性、专业性，是企业运营、管理工作中的重要内容。所以为了实现对资源的合理、优化配置，就需要开展有效的资产重组，在此过程中需要对相关资料进行应用，主要包括：财务报表、资产负债表。也就是说想要实现对资源的优化、合理配置，就不许重视对相关资料内容的核对与查考。在对工作人员进行升降或者是惩罚时，需要通过对人事档案相关数学的深入、明确分析，企业管理者能够在档案翻阅中对员工自身业绩、福利、薪酬进行了解。

1.2 为企业运营提供参考依据

随着经济全球化的不断发展，社会市场竞争越来越激烈，企业想要对更加明显的优势进行获取，就需要与自身实际情况进行充分结合有效提升档案管理工作的实际效率。在企业的运营、管理过程中，需要重视对珍贵经验的有效积累，这些经验能够帮助企业更好的节约成本。通过对档案管理工作的切实落实，可以为企业的内部改革、领导体制构建、管理关系建立等诸多方面提供有效依据，进而为企业的运营、发展有效助力。

1.3 创造良好的经济效益

在企业运营、发展过程中，不可避免会出现相应的法律纠纷，而档案资料作为企业的原始凭证，在此过程中有着十分重要的作用。因此，在档案管理过程中，管理人员需要重视对经营活动中有着较高保存教师的资料进行有效归档。例如：在对一笔产期应收款进行收回的过程中，对方公司以时间过长票据丢失为由，不予付款，收款工期可以对相关的会计凭证进行出示，进而收回该项资金。通过对更为齐全材料的提供，才能够为企业相关活动提供有效依据，进而使企业能够在日常运营中获得更大利益。

2 有色金属企业电子档案管理存在的问题

2.1 缺少良好认识

随着信息网络技术的迅速发展，电子档案一起方便性、可共享性、可复制性等优势，在诸多企业中得到了广泛应用。在新时代不断发展的背景下，纸质档案逐渐被电子档案所取代。但是有色金属企业自身具备较强的传统型，在电子档案发展方面较为缓慢。主要是因为许多管理工作人员自身思想太过保守，在电子档案方面缺少深刻认识，不利于电子档案管理作用的发挥。在企业发展过程中，部分资深档案管理工作人员不重视对新事物的接受，认为传统的纸质档案管理更加稳妥，不利于企业档案管理工作的信息化发展，严重阻碍了有色金属企业的良好、长远发展。

2.2 管理工作滞后

在档案管理过程中，档案鉴定是其中的艰巨任务，对电子档案进行鉴定时，需要不同部门之间相互合作，共同完成，而此项工作不仅耗时耗力，还有着较强难度。但是因为缺少对电子档案的数量管理，缺少对鉴定责任的明确，不利于电子档案鉴定工作的有效落实，从而使得鉴定工作不断积累，明显提升管理难度。此外，通过相关制度的建立可以为一切工作奠定基础，但是有的有色金属企业不重视对归档管理制度的健全与完善，使得档案出现不完整状况，并且在档案的真实性、有效性方面缺少及时检验，使得档案管理工作出现严重的之后问题。

2.3 所用软件缺少良好的兼容性

在电子档案管理过程中，所用软件的稳定性对管理工作的开展有着直接影响，而软件之间的交互需要良好的兼容性。但是有色金属企业基层与上级单位在计算软件以及硬件系统缺少有效统一，在数据结构以及标准方面存在相应的差异性，电子文件储存的格式、内容也有着明显差异。所用软件缺少良好的兼容性，就会使归档电子文件在识读方面出现问题，而信息共享就只能成为空谈。所以有色金属企业各部门在对电子档案进行移交时，会遇到诸多问题。

2.4 安全管理隐患

档案中记录着企业运营、发展的重要信息，有着很高的保存价值。但是在实际发展过程中，因为有色金属企业所处地区较为偏远，在电脑配置方面不都先进，不注重对相关系统的及时更新，无法保证系统的稳定性，不利于电子档案管理工作的高效、高质开展。同时在部分有色金属企业中，依然采用硬盘或者是网络对档案进行存储，十分容易出现信息泄露问题，从而对企业发展产生严重的不良影响。

2.5 管理人员自身素质不高

在电子档案管理过程中，管理人员自身素养对档案管理工作的落实有着直接影响。但是在有色金属企业发展、运营过程中，档案管理工作人员通常是兼职，尽管有专职人员，也并不是相关专业毕业，不熟悉电子档案管理工作。部分档案管理人员认为档案管理只是对相关资料的收集、分类、整理与储存，缺少对电子档案管理工作重要性的充分认识。此外，有的有色金属企业不重视对档案管理室的构建，使得企业档案管理职能不断弱化，许多拥有保存价值的资料、人事档案并没有得到有效保管，这样不仅会影响企业对档案信息的获取，还会提升企业自身的管理成本。而且在实际管理过程中，企业缺少满足档案管理需求的复合型人才，无法为电子档案信息的安全性提供可靠保障，不利于有色金属企业电子档案管理工作的高效、高质、有序开展。

3 有色金属企业落实电子档案管理的对策

3.1 树立正确的思想认知

有色金属企业想要更好地开展与实施电子档案管理，就需要由思想方面给予高度重视。不仅是档案管理工作人员，还有企业领导、技术人员、文书人员等，均需要对电子档案管理的重要性进行充分认识，通过对传统思想观念的有效转变，是企业整体能够有效突破传统管理思想的束缚，在落实电子档案管理工作的同时，充分发挥其功效，从而为企业的良好、持续发展贡献力量。

3.2 切实落实档案鉴定

在电子档案鉴定过程中，在对档案真实性、价值性、原始性进行判定的同时，还需要对其背景信息的完整性、文件的可读性进行鉴定与检测，所以与纸质档案鉴定工作相较而言，电子档案鉴定工作的难度更高。所以在有色金属企业发展过程中，企业需要遵循国家相关规定，并与电子档案管理特点进行充分结合，制定有效的档案鉴定方案以及标准，以保证鉴定工作的切实落实，显著提升电子档案管理的质量以及水平。此外，因为传统的档案管理制度一般是针对纸质档案管理执行的，所以不再适用于新时代的电子档案管理中。这就需要企业能够与自身实际情况进行充分结合，重新对一套具备较强针对性、明确性的管理制度进行建立，以促进电子档案管理工作的高效、高质开展。

3.3 注重电子档案归档

在电子档案管理过程中，电子文档的收集与归档是其中的重要内容，对有色金属企业而言，想对电子文化实施有效管理，就需要注重对提前介入法的有效应用，由源头抓起，由细节做起，保证电子文件的完整性、电子文档的准确性，并实施有效保管。同时在对档案进行归档的过程中，需要实施严格把控，注重对档案的及时归档，避免出现电子文件缺漏的状况，这样才能够为电子文件的全面性、完整性提供可靠保障。

3.4 增强软件的兼容性

在电子档案管理过程中，其所应用的软件需要具备良好的兼容性，否则就会产生诸多问题，需要应用更多的时间进行完善。因此，在有色金属企业发展过程中，需要重视对电子档案管理软件的有效统一，档案管理部门与业务部门之间的软、硬件系统需要做到相互兼容，以保证电子档案信息的有效识读。此外，有色金属企业之间应针对电子档案管理经验开展互动交流，同归对先进管理技术以及经验的借鉴，增强电子档案管理的统一性，尽可能为专业软件与电子档案管理软件的有效调用，或者是运用相应工具将专业软件数据库有效导入档案管理软件中，实现对相关数据信息的有效交互，从而实现“数据流”以及“信息流”的畅通流通。

3.5 保证档案安全

在电子档案管理过程中，为了保证电子档案的安全性，需要注重对相关保护措施的实施。第一，信息化部门需要重视对网络传输安全技术的不断强化，尽可能避免档案丢失、失窃问题的出现，对新产生的数据进行保存并备份，同时重视对保管室良好环境的创设。通过对加密技术、防火墙、档案备份等诸多技术的应用，为档案的安全提供有效保障；第二，在电子档案管理过程中，计算机病毒是对电子档案安全产生威胁的重要因素。所以在实际管理过程中档案管理工作人员、信息技术人员需要注重对系统的有效检测，如果发展漏洞或者是病毒，需要及时修复或者是杀毒，进而为系统自身的安全性提供可靠保障。及时修补管理软件存在的安全漏洞，对相关软件进行自动升级，明确设置档案的上传、下载、访问权限，以提升安置档案的安全性；第三，在电子档案管理过程中，注重对管理软件的有效更新，以更好的档案管理需求，做到紧随时代发展潮流；第四，保证电子档案储存载体自身的安全性，注重对储存载体的安全检查，及时进行拷贝与维护，尽可能避免对信息的丢失。

3.6 提升管理人员素养

在有色金属企业电子档案管理过程中，管理工作人员自身素养对管理工作的开展与落实有着重要影响，所以在档案管理工作中管理人员应注重对自身素养的提升。第一，档案管理工作人员需要重视对专业知识的明确、熟练掌握。例如：档案学概念、档案保护技术、档案管理学等。同时随着社会的不断发展，档案管理人员还需要重视对自身知识的不断更新与补充；第二，档案管理工作人员需要将所掌握的知识进行实践应用，这样不仅可以增强对相关知识掌握的牢固性，还能够实现对所学知识的灵活应用；第三，档案管理工作人员需要重视对计算机网络知识、设备应用技能、设备维护技能等的了解与学习，以提升自身的现代化电子档案管理能力。而企业可以给予档案管理人员大力支持，为其创设优质的进修、学习机会，使其能够及时了解与掌握先进管理技术与理念，以促进管理工作人员自身业务水平的不断提升。同时企业还应注重对外部人员的聘请，以对档案管理工作人员实施有效的计算机培训，显著提升其软件应用能力。此外，企业还需要注重对档案管理工作人员的绩效考核，以对先进者进行表彰。

3.7 制定有效的管理保障机制

在日常的电子档案管理过程中，其载体十分容易受到各种环境因素的影响，这就需要重视对电子介质的有效保护。首先，创设适合存放电子档案的环境，建设专门的库房以及文件柜；其次，制定与电子介质操作要求相符的标准。以对管理者或者是使用者在管理、应用过程中需要遵循的相关规范进行明确；第三，制定日常或者是定期检测、维护办法。通过科学、恰当的办法对电子档案实施维护与检验，进而在发现错误时给予及时改正。同时为了保证电子档案载体的长期可读性，就需要降低其存档风险，并对其质量进行严格把控与定期检验。此外，有色金属企业还应该依据自身的管理方案制定规范、严格的管理制度，以实现对信息泄露、档案程序混乱、事故等的出现进行预防。在对管理制度进行拟定的过程中，可以引导与鼓励档案管理技术人员以电子档案管理实际情况为依据进行拟定。在不需要对资料进行查找时，闲杂人员不允许随意进入档案室，只有档案直接管理人员才能够应用档案管理体系的相关设备。如果需要对相关资料进行查阅，需要由管理人员实施直接操作。

4 结束语

随着信息网络技术的不断普及，传统档案管理模式已经无法满足新时代有色金属企业的发展需求，电子档案管理的发展已成必然。所以为了更好的落实档案管理工作，就需要充分认识到档案管理工作的重要性，并对电子档案管理工作中存下的问题进行深入分析，进而对相应的管理对策进行探究。而档案管理的信息化与现代化建设是一项系统性、长期性工程，这就需要有色金属企业能够对档案信息化建设理性、前瞻性的思考。同时鼓励档案管理工作人员能够在日常工作、生活中注重对档案管理技能、计算机知识以及技能的学习，显著提升档案管理水平。