通信工程竣工资料管理的认识与思考

2021-11-29张新瑜

中国科技纵横 2021年10期

关键词：施工单位工程项目资料

张新瑜

（中国石油天然气股份有限公司西南油气田分公司通信与信息技术中心，四川成都 610051）

1.竣工资料的要求及重要性

工程竣工资料是通过文字、数据、图纸、图片及影像对整个工程施工情况的全记录，是珍贵的施工技术资料，对整个工程建设的有序推进起到了至关重要的作用，是工程项目建设不可缺少的组成部分。

1.1 竣工资料的要求

竣工资料需完整、真实、准确的反映项目全生命周期的施工过程以及项目实体等内容。在通信工程建设过程中，涉及内容都非常庞杂，因此要求竣工资料必须是在实体建设过程中同步完成数据收集、记录以及整理工作，且数据真实无误没有遗漏。

1.2 竣工资料的重要性

（1）运维抢险的原始资料。竣工资料是日后运维和日常故障抢修的重要资源，准确完整的竣工资料能提高运维和抢修的工作效率。在竣工资料里对光缆的敷设方式，接头盒位置、光缆型号、光缆的走向、通信设备型号、设备的安装测试等都有详细的记录，对日后通信运维工作提供了便利；对于抢修工作而言，竣工资料也利于故障点的迅速排查，能大大缩短抢修时间，为及时恢复通信网络，保证生产数据的正常传输起到了重要的作用。（2）审计验收的基础依据。竣工资料是对一个工程建设全过程、全方位内容的总结汇编，是工程验收和后期审计的重要依据。在竣工验收时不仅是检查实体工作量，还会对竣工资料开展专项检查，并在后期的各类检查和审计工作中，竣工资料都是检查的重点。（3）管理水平的真实反映。竣工资料是对项目全生命周期的重要记录，竣工资料的质量能从侧面反映出整个工程项目质量的好坏，它不仅体现了工程施工的技术能力，还体现了一个工程整体管理水平的高低。（4）工程项目的经验积累。在竣工资料中，对项目施工过程中采用的关键技术、项目出现问题、产生的变更以及解决方案都有详细的记录，可为以后相关工程建设提供宝贵的经验和借鉴。（5）责任划分的重要依据。工程建设完成以后若出现问题，竣工资料可作为分析问题的重要材料，是断定问题原因和责任人的真实依据，也为问题高效解决提供便利，保证企业内部自查工作的顺利开展[1]。

2.竣工资料工作现状分析

2.1 基本情况

在目前通信工程建设中，建设单位有专人对竣工资料进行管理，主要负责收集、整理、审查施工单位文件材料，并对施工单位竣工资料的编制工作进行监督、检查、指导。但就现阶段竣工资料工作情况看，资料编制不及时、数据不准确、资料不完整、后补资料仍是突出的问题。

2.2 原因分析

（1）注重实体建设，轻视资料整理。参建人员思想认识不足，认为工程的实体建设才是最重要的，资料的重要性常被忽视，致使工程资料滞后于工程实体建设，甚至出现项目完工后补资料的情况，造成数据资料的完整性、准确性得不到保障，为后期竣工资料的编辑归档造成障碍[4]。（2）专业能力不足，责任心不强。资料人员专业水平不高，有的不仅没有工程建设的实战经验，也没有扎实的专业理论基础做支撑，甚至有的资料人员未深入施工现场，仅通过电话或微信从现场施工人员的口头获知每日的施工情况，造成一些原始数据资料不完整、不准确。（3）人员流动性大，资料保护意识低。资料人员流动性较大，通常不能从头至尾完整的参与一个工程建设，会经常出现人员调动、离职等问题。当资料人员发生变动时，可能造成移交的资料不全或资料遗失的现象发生，或因资料人员日常保护意识低，使得收集的资料不准确、不完整。（4）人员配备不合理。施工单位常为节约成本，在一个单位工程未完成的情况下，就让资料人员参与其他工程的建设，使一个资料人员同时身兼多个项目，造成其无法专心投入一项工程中，使得竣工资料的进度、质量得不到保证[2]。

3.加强竣工资料管理工作的几点建议

3.1 建设单位管理

（1）统一思想认识，加强责任心教育。从工程开工前的准备工作到工程竣工整个过程中，加强对所有参建人员的思想意识灌输，让所有参建人员认识竣工资料的重要性，形成从从上到下共抓共管的良好局面，确保竣工资料的完整准确，同时加强对资料管理人员的责任心教育是做好资料管理的基础。（2）成立资料领导小组。根据工程规模，合理配备竣工资料管理人员，规模较大的应成立竣工资料领导小组，对竣工资料进行分级管理，把竣工资料的收集整理、审查及归档工作列入职责范围，由项目经理负责工程竣工资料的全过程组织工作，确保在竣工资料编制中出现不易协调问题而影响竣工资料工作的正常开展。（3）提高人员专业技术水平。作为项目资料管理人员，应清楚整个工程建设情况，特别是对关键节点的和重要环节的施工情况更应全面掌握，定期对施工单位的资料编制进展和质量开展监督检查和不定期抽查，为施工单位资料编制提供指导。加强资料管理人员技术水平提升，强化竣工资料编制、档案管理培训，确保竣工资料管理人员在审核资料过程中能够熟练掌握、高效的完成数据整理、分析，保证竣工资料编制的进度和质量，做到资料整理工作的标准化和规范化。（4）加强与参建单位的沟通。一个工程项目建设涉及多家参建单位，不同单位在竣工资料管理要求上也存在差异，涉及到需要签字盖章的部分需要相关单位配合完成，因此在施工管理过程中必须经常与所有参建单位沟通，根据要求及时对竣工资料完善，确保竣工资料真实完整准确。为预防因施工单位资料人员的变动造成的资料不全甚至遗失等问题，加强与施工单位资料人员的沟通，及时掌握他们手中的第一手资料，减少不稳定因素带来的工作困难。（5）开展资料工作专项自查。在工程项目建设期间，建设单位应定期开展资料管理工作专项检查，通过自查对问题早发现早整改，这不仅能促进建设单位资料管理工作有条不紊的进行，还能对施工单位资料工作进行管理与指导[3]。

3.2 对施工单位的管理

在竣工资料的管理中不仅要做好建设单位内部管理，对施工单位管理更是要落到实处，针对实际工作中出现的问题，对施工单位的管理还提出了以下几点建议：

（1）严格入场资格考试。对施工单位资料人员进行入场资格考试，考试内容包含施工技术及资料编制归档的要求和方法，对于考试不合格的资料人员不予进入施工现场进行工作。（2）强化日常资料管控。在项目施工过程中加强对资料的日常管理，在要求施工单位资料人员上传日报及周报的基础上，同时要求上传每日重要技术资料如隐蔽工程记录等，由现场施工人员进行审核后上报给项目资料人员，使资料人员熟悉项目各个阶段的进展情况，及时掌握现场一手资料，避免过程资料的滞后，确保数据准确完整，为后期资料归档提供保障。（3）保证资料人员的稳定性。施工单位资料人员发生变动时，要求施工单位需提前上报建设单位并说明原因，待建设单位审查同意后，资料人员将个人负责和保管的所有资料完整无遗漏移交，做好工作交接后才能离开。同时对施工单位的资料人员进行资格审查，原则上不允许施工单位同一个资料人员参与多个同时在建项目，以确保竣工资料的质量。（4）明确考核内容，加大考核力度。在与施工单位签订的工程项目合同中明确关于工程竣工资料的考核条款，相应考核内容可从竣工资料的及时性、准确性、完整性等方面进行约束，对于不能按时按质按量完成竣工资料的，明确处罚方式和内容，加大考核力度。