疫情防控下的高校档案工作探讨

张 惠

（河南科技大学档案馆 河南洛阳 471000）

2020年突发的新冠肺炎疫情以其传播快、范围广、防控难成为我国乃至世界范围内的突发公共卫生事件。在这场到目前还未结束的抗疫战斗中，产生了大量的疫情防控档案，真实地记录着党和政府带领人民抗击疫情的情况。每个人在这次疫情防控中都不能置身事外，都是抗击疫情的一份子。作为高校档案工作人员，虽然不在抗击新冠肺炎疫情第一线，但是可利用档案专业的优势，及时做好疫情防控档案的收集管理工作，将这次疫情完整、全面、客观地记录在档案中，将有助于今后应对突发公共卫生事件中发挥档案工作的参谋助手作用。

做好高校疫情防控档案收集工作

档案收集是疫情防控工作中的重要环节，也是档案工作的起点。根据《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》要求，广大档案工作者严格落实党中央、国务院和各级地方党委政府的决策部署以及国家档案局的要求，抓实抓细档案工作，为打赢疫情防控阻击战作出档案部门的贡献[1]。

疫情档案的收集。疫情防控涉及的部门多种类也非常多，档案收集机会稍纵即逝。档案部门应积极主动，抓住时机，将新冠疫情作为重大事件进行档案材料的专题收集。明确收集范围，确保档案收集工作全面及时，做到相关档案应收尽收广收快收。且结合高校疫情防控工作的特点，有针对性的开展收集工作，凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的各类载体的材料，均应纳入收集归档范围。主要包括：

上级领导和有关部门关于疫情防控工作的批示、讲话、重大决策部署、相关政策文件、会议纪要等相关材料;

学校在疫情防控工作中制定的方案预案、规章制度，排查监测情况及专题会议纪要、公告、通知、通告等相关材料；

学校在疫情期间采取的防治措施、疫情报告、数据统计、医疗救治、隔离防治、人员物资调配等相关材料;

学校在开展疫情防控工作中的各类媒体报道、宣传教育、防控知识、先进人物和先进集体事迹情况的新闻报道及音视频等材料；

疫情防控工作过程中生成的各类简报、大事记、工作总结、汇报材料、表彰材料等；

学校党员干部、师生参与疫情防控工作志愿服务人员名单，及其工作过程中产生的文件材料；

学校在做好疫情防控相关的线上线下教学安排，科学研究工作形成的文件材料、图片资料等；

学校对师生返校疫情防控相关工作文件材料；

确诊病例及其密切接触者的调查表、调查报告、实验室检测报告、专家会诊意见及现场消毒和隔离记录等材料；

在疫情防控工作中形成的照片和图像影音资料及证书、奖杯、奖牌和其他实物档案；

在抗击疫情过程中，学校防疫物资采购清单，接受社会各类救助、捐赠及单位、个人（含校友）向疫区捐赠财物的凭证、记录；

其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。

疫情档案收集方法。高校疫情档案收集，采用人工收集、网络收集两者相结合的方法。只有采用科学的收集方法，相互补充、灵活运用，才能确保收集工作质量，最终实现材料收集的完整齐全。

线下收集，①这是最主要的也是最传统的收集方法，是指高校各相关部门按照归档制度将文件材料移交档案部门，②高校档案工作者主动深入疫情防控工作相关部门，收集各种有价值的材料。

网络收集，①指通过高校档案管理系统接收需归档的疫情档案材料，如在OA系统中流转形成的与疫情有关的电子文件等，②对于微信、微博、社交网站等基于互联网应用程序的社交媒体上的有关疫情信息，可以通过信息技术手段实时捕获或直接下载，以达到完整收集的目的。

高校在疫情防控期间，网络授课、居家办公产生了大量的电子文件和电子图片，这些材料是疫情防控档案的重要组成部分且占有很高的比重，学校档案馆应该加强对电子文件的收集，采取纸质文件和电子文件同时归档的“双轨制”归档模式，力争将疫情防控档案收集齐全完整。

收集工作是高校档案管理的重要环节，其质量直接影响其他环节的质量。应积极主动收集突发事件的相关文件材料，它是在事件活动中形成的客观、真实、全面的原始记录，也是日后处理事件工作的重要的依据。因此，高校各责任单位负责收集相关材料及实物，确保疫情防控档案齐全完整、真实可靠，质量符合归档要求。

疫情档案的整理。档案的整理工作是档案馆的基础工作，做好档案的整理工作对于档案价值的科学鉴定、档案的妥善管理、档案的统计工作、以及档案的收集工作都有积极的意义。在整理档案的过程中，需要遵守相应类型档案整理工作的原则，按照档案的行程特点和规律选择合适的整理方法进行整理[3]。

首先，档案馆对收集的材料进行鉴别审查，甄别材料的真伪，判断材料的保存价值，确定是否归入档案的工作；其次，按照一定的规律将全部材料有条不紊地分成统一的若干类别；再次，排序和编目，根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接及材料形成时间排序编号，它是查阅档案内容的索引；最后是技术加工与入库上架。

因疫情防控档案材料众多，其包含内容自成体系，不宜分散存放在党群、行政文件中，宜制作为“疫情防控专卷”，专卷、专盒、专柜进行独立保存，使其保持系统性和完整性。对于重要的资料要做好相关备份工作，防止因各种因素造成资料的损失，妥善保管并提供利用，为档案资料的完整安全奠定坚实的基础。

对于不同载体的档案材料需放置在不同的保管地点，采用“互见卡”的方式，标明其存放位置，方便查找。在收集纸质材料的同时注重收集电子档案，对于上级来文，缺少电子文件的，应将纸质档案全文扫描进行数字化处理。科学地著录归档文件目录级和原文级的信息，构建疫情防控档案数据库，方便今后检索和利用[2]。

高校档案管理现状

档案管理缺乏健全的管理制度。高职院校在档案管理中仍采用落后的手工分类方法。管理人员劳动强度高,任务重。文件的收集整理占用了大量的存储仓库。档案的存储方式仍然是基于纸质载体,检查速度慢,导致存取精度低。高职院校业缺乏相对完善的档案管理制度,没有良好的制度制约档案管理工作。高职院校档案管理工作不是一项常规工作,缺乏规范性和有效性,导致档案中包含的大量信息资源不能得到合理利用。现阶段各高职院校在实际开展档案管理工作时,主要依靠传统的纸质档案整理和监督工作形式。这种管理方式可能因时间过长而导致文件丢失或损坏,对查找工作很不方便。现在,基于信息技术的发展,相应的网络管理平台已经逐步建立起来,为管理提供了极大的便利。然而,许多高职院校由于考虑运营成本,不重视资金和技术的投入,使得档案管理的数字化、信息化程度较低，影响了管理的有效性。

高校缺乏档案管理技术。在信息化时代,高校的档案管理是一个非常复杂的过程。高职院校档案网络化管理需要建立一个完整的信息平台,将网络信息应用于这项工作。现阶段，档案管理人员大多不是专业人员,也不是档案管理专业的毕业生。大部分是由其他部门直接安排的。开展档案管理工作前只有通过一系列简单的培训,所以他们不太了解档案管理系统。没有高能力档案的管理和发展,更不用说档案的利用率,因此高职院校档案管理的效果不是很好。专业的档案管理人员不仅要具备较高的档案管理专业知识,还要具有一定的职业道德和素养,能够积极地为档案信息管理服务。经过一段时间的实验,我们可以知道网络环境下的档案管理是非常方便的,可以充分发挥档案的作用,而且使用起来也更加方便。因此,对于高职院校的档案管理,必须加强其信息化建设,使其发挥最大的作用。同时,要将档案信息平台建设与学校交流平台建设相结合,促进高职院校档案管理工作的开展。

加强高校档案信息化建设

特殊时期，学校一手抓疫情防控，一手抓日常教学，各项工作都在有条不紊地推进。疫情期间，由于不少师生隔离在家，学校师生跨地区、跨部门调用学校档案资源情况大幅提升，线上利用档案的需求急剧增加。高校档案工作的开展，离不开档案信息化建设的深入推进。积极开展档案信息化建设可以有效地提升应对突发事件的能力。近年来，河南科技大学积极推进档案数字化建设，持续开展馆藏档案的数字化加工，截止到2020年底，完成数字化加工3.2万卷件，完成了学籍档案的著录工作，如学生的录取审批表，成绩单、毕业名册，学位名册等，另外对利用率高的专利档案、部分基建档案、毕业生照片等进行了数字化加工，绝大部分档案查询业务可以实现在PC端查询、下载、打印、利用，进一步丰富了学校档案信息资源，信息化建设成效显著。计算机技术与现代化管理技术结合，将档案信息进行存储、编目、检索和分析，提高信息利用效率，使其能够在遵循保密原则的基础上最大限度地被合理利用，不断扩大阅读范围，增加阅览途径。

改进服务方式，提供高品质档案服务

疫情暴发以来，全国范围内控制人员流动，一系列措施在极短时间内出台，给整个社会的生产生活带来了巨大影响和改变，高校亦是如此，做好疫情防控，对维护师生员工生命健康安全、平稳恢复教学等工作，维护社会秩序，意义重大。随着复工复学的到来，国内新冠肺炎疫情进入常态化防控阶段，针对学生在就业应聘、出国留学、考研深造、晋升补档等档案需求方面，要提供及时、便捷、高效的档案利用服务。

为应对新冠肺炎疫情对传统档案服务带来的新挑战，高校档案馆及时调整档案服务方式，由到校咨询、面对面提供利用改为电话咨询、利用预约、来人自取、通过网络远程服务等方式提供利用。以减少人员交叉，利用线上沟通、急事优先的处理原则，集中办理预约的档案查阅事务。办理后的档案材料原则上以电子文件的形式通过微信、QQ、电子信箱等方式发送给档案利用者，如必须需要纸质版需与工作人员沟通协调，采取线下线上相结合、多措并举的档案利用服务方式。这些举措不但可以提高利用效率，也为今后改善档案服务工作提供思路，做到工作、防疫两不误。

高校建立统一的档案信息管理系统

疫情期间高校为了充分发挥信息技术在档案管理中的应有作用，管理者应结合学校档案工作的实际，建立统一的档案信息管理系统。首先，借助信息技术，有效连接学校各部门，实现内部信息共享，提高档案管理效率。其次，从软件和硬件入手,根据档案的类别建立相应的子系统,并根据档案的性质、类别、日期和归属进行归档，使档案信息得到及时归档和有效利用。对档案管理的具体职责进行划分。未来档案管理的发展必须依靠信息化的便利性。只有不断改革传统档案管理,实现档案数字化转型,合理配置档案资源,才能最大限度地发挥档案的功能。建立健全档案制度,确保教学档案的完整性和安全性。教学档案是由教学文件和资料转化而来,大部分来源于从事一线教学工作的教师和学生。教师和学生自己编写的文件和材料一般只有一份。收藏前,它们长期保存在别人手中,很容易丢失。有些老师也不愿意把这部分材料交上来,认为重复使用的时候不方便找到。这就影响了教学档案的完整性,使教学档案难以发挥应有的作用。因此,建立和完善教学档案的归档制度势在必行。

历史无声，档案有痕。在此次疫情期间发生的点滴将会由高校档案工作者通过自身的业务活动，与疫情顽强抗争的真实记录进行归档,构建出一个完整的高校抗疫记忆。