事业单位档案数字化管理的优化策略

刘丽丽

（绥芬河市建设工程质量监测中心 黑龙江省牡丹江市 159399）

档案数字化需要依托于计算机和网络，而且作为档案管理形式要与信息时代发展要求相符。在信息技术快速发展的新形势下，事业单位加快了档案信息化建设的进程，档案数字化作为档案信息化建设中较为关键的一个环节，通过对纸质档案进行数字化处理，为档案信息收集、储存、管理和利用带来诸多便利。因此在当前事业单位档案管理工作中，需要加强对档案数字化管理的重视，实现档案信息资源的有效利用。

事业单位档案数字化管理的重要性

事业单位档案作为事业单位发展过程中一些重要信息资源的载体，其对事业单位的发展具有极为重要的意义，因此要加强对事业单位档案管理工作的重视。在档案数字化管理工作中，由于涉及到多种技术，并需要借助于各种载体实现档案信息的数字化转化，同时还要依托于互联网，加快建立数据库，随时调阅所需要的档案信息，确保档案信息共享程度的提升。档案数字化是针对纸质档案进行的数字化转化，档案存储和利用方式发生了较大的变化。而且数字化档案形式更易于对档案信息进行备份，有利于提高档案信息的安全。在实际档案利用过程中，不再受时间和空间的制约，档案查询更具便捷性，实现了档案信息数据的实时共享。在实际档案管理工作中，对于数字化档案，能够随时更新和补充档案信息，档案信息系统可以自动对档案信息进行分类，无论是档案管理还是服务更具规范性和系统性。当前事业单位档案数字化管理工作中，虽然前期软硬件设施的配置投入较大，但在后续管理工作中，档案数字化管理成本会大幅度降低，有利于档案管理工作的长远发展。

现阶段事业单位档案数字化管理中存在的问题

对档案数字化不重视。档案工作在事业单位发展中一直存在不被重视的情况，相关人员对档案工作存在认识上的偏差，觉得只是对一些信息资源的抄录和保存，对于档案管理自身的重要性认识不足。一些单位对于档案数字化建设，往往是形式上的附和，并没有积极寻求档案数字化的切入点，单位档案数字化管理只是停留在表面。这也导致事业单位档案数字化管理水平滞后，对档案信息的开发利用带来了一定的阻碍，不利于档案事业的发展。

相关配套设施不完善。档案数字化管理工作开展过程中对基础设施具有较高的要求，数字化档案完全不同于纸质档案，这也使传统的设施无法满足档案数字化管理要求。但一直以来事业单位对档案工作重视不足，而且经费有限，这也导致档案信息化所需要的设施不完善。特别是部分单位对档案数字化管理认识不到位，没有购置先进的软硬件设施，这也使档案数字化管理没有物质基础作为保障，必然会对具体的效果带来较大的影响。

档案数字化管理不规范。档案数字化管理水平的提升需要以具体的标准和规范作为保障，使档案管理工作能够有据可依，并以制度来约束档案管理人员行为和档案利用行为。但当前事业单位档案数字化管理工作中不仅标准和规范欠缺，同时制度不完善，无法发挥约束作用，这也使档案管理人员在实际工作中缺乏制度依据和指导。

存在安全隐患。数字化存储模式虽然为档案管理工作提供了许多便利条件，但信息安全系数低的问题不容忽视。在当前档案数字化管理工作中，通过借助多样化的存储工具存储海量的信息，并对档案信息进行有效处理。但基于网络环境的特殊性，档案信息系统运行中存在诸多的不安全因素，档案信息的安全无法保障。

缺乏高素质的数字化管理人员。档案数字化管理工作离不开具备一定信息化素养的档案管理人员。但当前事业单位档案管理人员普遍存在年龄大的问题，而且多数为其他岗位转过来的人员，没有经过系统的档案管理知识学习。事业单位高素质的综合型档案管理人才缺乏。特别是在当前档案数字化管理模式下，现有人员无法完成实际工作，迫切需要强化档案管理人才队伍建设。

事业单位档案数字化管理的优化策略

强化档案数字化管理意识。 事业单位部分领导者对档案数字化管理工作认识不足，在实际工作中档案数字化管理工作往往被忽视。针对这种情况下，要求事业单位领导者要积极转变思想理念，强化档案对单位发展重要性的认知，结合单位具体情况，积极完善具体的制度体系，在单位内部营造良好的氛围，为档案数字化管理工作提供良好的条件。同时还要投入更多的经费，积极引入档案数字化管理的设备和设施，建立具体的标准和规范，确保档案管理工作的规范化发展，并针对文件进行集成管理，全面提高档案数字化管理工作的效率和质量。

建立完善的档案管理制度。当前大部分事业单位都没有完善的档案管理制度，这也对档案数字化管理工作的有序开展带来了较大的阻碍。目前档案管理工作中计算机技术广泛应用，这也为档案数字化管理的实现提供了重要的技术保障。通过建立档案管理系统，积极构建完善的事业单位档案机制，制定标准的档案数字化管理制度，可以为档案数字化管理工作提供有效的约束和指导，促进档案数字化管理水平的提升。

加大数字化软件及硬件投入。档案数字化管理的实施离不开完善的硬件和软件设施作为基础，通过加大投入，积极购置存储、网络等设备，强化配套设施建设。事业单位还要根据自身的情况和需求，重视档案管理操作系统和管理系统的开发，做好档案软硬件的日常管理和维护，及时对软件进行升级，全面提高档案管理的科学化水平。由于事业单位档案工作经费有限，宜采取分期方式逐步配置与档案管理相关的设备。档案数字化相关配置也要与档案管理工作相适应，更好的满足事业单位具体工作的要求，推动数字化管理系统和操作系统的完善，实现对事业单位档案信息的统一和集中管理，更好的发挥出档案的实际效能。

系统的有效衔接提升档案管理质量。事业单位在档案数字化管理工作，要强化系统之间的有效衔接，高效收集档案信息，为档案信息查询和利用提供更便捷的渠道。在档案系统中，还要强调档案信息的查询功能，使档案管理工作与业务工作之间实现有效衔接，优化档案管理模式和结构。同时还要构建具体的制度体系，确保各项工作的开展都能够有据可依。由于事业单位档案对保密性具有较高的要求，因此要重视保密技术和安全技术的应用，进一步保证档案信息的保密性和安全性，为档案信息价值的发挥打下坚实的基础。

构建专业档案数据库。档案数据信息作为事业单位重要的信息资源，事业单位通过构建专业的档案数据库，借助于先进技术手段实现对档案信息的高效存储和有效管理。通过专业数据库的建设，事业单位在文字、图形及视频等资源方面的存储能力会大幅度提升。同时通过构建人才、技术和行政等档案数据库，打造特色数据库，确保达到高效、集成和安全的效果。并借助于大数据技术和云技术，构建一个更完善的档案管理体系，实现档案信息的安全、快速传递，提升档案信息共享的程度。

打造档案信息平台。事业单位通过打造档案信息平台，可以促进档案数字化建设水平的提升。在档案信息平台建设过程中，结合事业单位自身的实际情况，开发更为适应的档案档案管理信息系统，使其与办公系统进行有效衔接，实现信息资源的共享，公开档案信息档案利用者借助平台能够自主获取，更好的满足了社会各行业对事业单位档案信息的使用和利用需要。同时还要建立健全档案管理和互动机制，档案管理人员要增强与档案使用者之间的互动，积极对档案信息平台功能进行完善，促进档案管理工作整体水平的提升。而且事业单位为了提高档案数字化管理水平，还要重视网站建设，建设专门化的档案信息网站，及时发现档案信息，并提供具体的利用服务等工作。可以开展档案信息网上咨询、查找、下载和浏览等服务，全面提高档案数字化管理的水平。在档案信息网站上，还可以设置相应的链接，为档案信息利用提供更多的渠道。另外，还要做好网站的维护和更新等工作，确保网站信息的实时性，做好网站安全防护工作，使其安全、稳定的运行，为档案利用提供更多的便利。

加强档案安全管理。事业单位档案管理工作中存在较多的影响因素，档案信息的安全面临较大的威胁。基于数字化档案管理工作的特殊性，档案信息泄露和篡改无法及时发现，一旦发生这些问题，必然会对带来无法估量的损失。因此在日常档案管理工作中，事业单位需要强化对档案管理设备设施的安全防护工作。并要根据档案管理的实际情况，定期对档案硬件设备进行检查和维护。针对档案管理系统实施安全管控，构建完善的档案管理安全体系，并重视信息加密技术、安全传输技术、身份识别技术和安全监测预警技术等的应用，实现对档案管理系统的全面防护，避免系统受到攻击。特别是对于涉密档案数字化加工，原则上不外包，而且在涉密档案数字化转化过程中，宜指派专人进行全程监管。对于外包的情况，不仅要签订保密协议，还要强化对加工人员的安全保密教育，避免涉密档案内容外泄。另外，还要安装防火墙和杀毒软件，降低系统被侵入的风险。定期对档案管理系统中存在的风险进行排查，及时发现安全隐患，并采取有效的措施进行处理，进一步提高档案信息的安全性，实现档案信息的有效利用。

提升档案管理人员的综合素质。事业单位档案工作的开展，档案管理人员作为其中较为关键的因素，为了提高档案数字化管理水平，档案管理人员要强化自身信息技术水平，从而更好的应对档案工作的发展趋势。这就要求事业单位需要加强对档案管理人员培训工作的重视，通过采取相应的培训和教育等措施，强化档案管理人员的数字化管理意识，并通过培训学习进行夯实自身的档案管理知识基础，掌握档案数字化管理的先进理念和先进技术手段，全面提升档案管理工作人员的信息化素养。为了促进档案管理人员整体水平的提升，还要针对档案管理人员的专业能力进行考核，而且考核结果要与档案管理人员切身利益关联，这样有利于激发档案管理人员工作的热情，增强其工作中的责任心，促进档案管理工作效率和质量的提升。

在事业单位档案管理工作是最为基础的管理工作内容，随着档案数字化的发展，事业单位需要积极优化档案管理理念和方法，并在档案数字化管理工作中灵活应用大数据技术、云技术技术，打造档案信息数据库和档案信息平台，进一步提高档案的科学化和现代化水平，使档案更好的服务于事业单位的发展，充分发挥出档案的重要价值和作用。