当前干部档案数字化管理的问题和优化建议

许 静

（中山市神湾镇党群服务中心 广东省中山市 528462）

在过去，传统的人工档案管理存在着管理疏忽、操作不当、管理不全面等问题，为了避免产生人工管理上的漏洞，提高管理的针对性和安全性，应当通过数字化管理的方式在保障档案准确性的前提下，让政府或者人事部门对档案管理进行科学、严格的监管，推动我国整体的档案管理事业发展。

干部人事档案数字化建设的其必要性

推动干部人事档案数字化建设可以借助计算机、前沿信息技术来替代传统的人工管理工作，如信息采集、收集归档、档案接收整理、信息查阅输送等日常繁琐工作都可以在计算机上快速进行，减少了人工传递的麻烦，不仅提升了整个档案管理的工作效率，还能有效避免因为人工疏忽而造成的各类低级错误。

过去一味的对纸质档案进行查阅，成千上万的纸质档案会造成更多的纸张浪费和树木砍伐，并且过期、失效的纸质档案也会进行相应的集中处理，不利于环境保护。如今，通过计算机工作人员可以随时随地对档案进行查阅，避免了在翻阅纸质档案时所浪费的大量时间与精力，在查找的准确度和广度上也获得了大幅度的提升，还有效的减少了纸张的使用与浪费，属于环境友好型。

干部档案数字化管理存在问题

档案管理意识薄弱。干部人事档案管理属于长期的基础性工作，要求工作人员每天花费一定时间和精力对档案进行实时维护和管理。但是大部分的机关事业单位并未配备专门的岗位，大部分档案管理人员往往需要兼顾其他工作。当管理人员其他工作内容多、任务繁重时，人事档案管理工作往往会被拖延或者忽视。同时，部分干部员工对档案管理的重要性和严肃性认识不够充分，对哪些信息数据需要入档保管、哪些信息稍加处理等都不了解，对信息的重要性难以进行把握，导致部分重要信息如培训材料、职称评定材料、选拔任用材料等未能及时归档；档案材料信息填写不规范，对信息分类也不准确，导致结果的真实性和准确性存在偏差。

管理方式难以满足数字化要求。凭借人工传统的档案管理方法早已无法满足海量信息监管的需求，形成的档案资料也存在收集、整理不及时、不充分问题，习惯和年底考察表、工资变动审核等统一归纳整理，影响档案管理工作的时效性和准确性。没有对各类档案散件材料进行及时的收集和整理，而是习惯性积压信息。

专业人员水平和素质有待提升，档案利用水平不高。随着机构改革、管理权限下发，越来越多档案从市直部门归置基层部门管理审批，导致档案收集、整合、分类、归档、查阅以及保存的工作量猛增，不转变传统的管理方式和增加工作人员配备难以满足新时代档案管理的需求。即使临时从各部门抽调人员也只能落实好批量整理、分类、归档等基础工作，完成阶段性工作任务。许多单位缺乏档案方面的专业人才储备，即使个别公司有专业的档案管理人员，也可能存在管理素质低、数字化技术掌握不到位、安全防范意识不强等个人问题，容易产生工作开展难度大、工作进展缓慢、质量参差不齐、工作效率低下等问题。

当前，干部人事档案工作还存在着“重档案收集管理、轻开发利用”的现象。档案管理的重点还是在于如何妥善管理人事档案资料，做到保障人事档案资料不泄露、不篡改、不“缺斤少两”即可，对于如何主动利用档案资料识别和挖掘优秀干部人才的意识十分薄弱，对档案的利用率较低。信息挖掘深度、挖掘范围不够，在统计利用中也只是局限于最基础的个人情况，而对各个数据中潜在的关系很少进行深入挖掘和分析归纳，缺乏主动探索意识。

纸质档案数字化存在的安全风险和推进难点

互联网技术隐患

在互联网技术给人类生活和工作带来极大便利的同时，也为许多不法分子创造了非法剽窃个人隐私、个人财产的机会，为互联网信息技术应用与安全管理带来了诸多困扰。当互联网传送一般性消息时，安全问题并没有突出表现。

当前，干部档案数字化正在逐步推进，很多单位为了方便管理，减少自身工作量，会委托第三方人员进行纸质档案数字化管理，在这个中会应用到大量的信息技术。但在互联网上执行关键信息任务时，当第三方人员通过互联网运行和管理档案时，那么计算机互联网可能成为一个随时爆炸的炸弹。存在任何操作失误或者计算机安全漏洞时，都有可能为不法分子提供可乘之机。假如碰到非法组织和黑客恶意剽窃信息的行为，让干部档案的管理系统崩溃，那么会导致大量人事干部的隐私信息出现丢失、恶意篡改或者泄密的不良状况。

建立一个完整、全面、安全的档案管理系统，是档案储存、保密工作的需要，单位委托的第三方，大部分都是通过建立专业的档案管理系统集中管理。由于电脑软硬件支持方面存在一定缺陷，因此档案管理数字化系统的完整性和安全性难以得到保障。电子信息和数据在浏览、传输和交换等过程中都存在导致系统崩溃的风险，存在信息在运输过程中由于电脑卡顿、电脑崩溃等情况而导致数据丢失。此外，目前已有的管理体系仍然无法满足档案管理工作的需求，随着互联网技术的发展，不法分子与黑客的个人技术也愈发成熟，因此数据在保存过程中也存在被非法分子恶意篡改的风险，进而导致信息顺序混乱、数据不完整已经原始数据缺失等问题。在档案管理中，干部作为人事管理中最核心的主体，却容易在具体操作过程中忽略许多细节，存在人工操作失误，档案管理的质量和完整度造成直接或间接影响。

数据保密安全隐患

档案管理系统与数据保密系统从本质上而言都是为档案的安全性、完整性服务。如果仅仅注重档案管理而忽视了保密管理，那么人事干部的隐私一旦泄露，将会给单位及其工作人员带来巨大的名誉和财产损失，因此只有将保密工作和档案工作有机的联系起来，才可能避免或减少给单位、干部带来不必要的麻烦。数字化档案管理通过利用物理储存设备，而大部分单位所委托的纸质档案信息量往往是庞大的，因此存储空间比较拥挤，在很大程度上也为不法分子剽取信息创造条件。更多的是，单位所委托的第三方也存在私自泄露干部隐私从而谋取利益的情况，因此单位委托第三方进行专门的档案数字化管理也存在一定的信任风险。

推进数字化存在难点。一般来说，数字化系统的推广需要单位花费大量资金，如购买设备和委托第三方进行数字化转换。纸质材料数字化对档案材料要求比较高，特别是旧档案需要修复装裱，花费人力物力较大。在已花费了大量人力物力的基础上，如果系统只是单纯将档案数字化储存起来，那么推动数字化档案的作用显得十分局限，并未将其价值发挥至最大处。但如果增加信息录入、审核等功能，与原已使用的人事管理系统往往不能连通，数据无法共享，维护时需要重复做工，这是目前一些单位迟迟未推广数字化系统的主要原因。

推进干部档案数字化管理的优化建议及安全风险防范措施

加强对数字化管理的重视程度。存在一部分工作人员甚至管理层人员并未意识到档案数字化管理的重要性，认为只需将档案信息管理好、完好无损即可，因此需要纠正管档人员对档案数字化管理的错误认知。利用数字化管理方式可以将人事干部的信息进行永久性的安全保存，不仅可以降低传统纸质档案的大量人力、物力和时间的投入，还可以借助先进数字技术的力量实现档案管理高效化、数字化、智能化的目的。数字化信息系统的开发者要从系统的长远使用出发，探索如何实现与原有系统数据对接，提高数字化信息系统的使用率和实用率。

升级管理方式，提升硬件基础设施建设。升级管理方式、优化各体系建设的规章制度，是当前干部人事档案管理工作开展的基础。将数字化管理替代传统的纸质档案管理，并统一制定兼备科学性、合理性与全面性的干部档案数字管理规章制度，再结合人事档案工作的特殊性以及数字管理系统要求两大方面不断完善和更新，最后再将档案管理工作的实际经验进行充分融合，出台一套完善、合理、规范的流程说明。通过各类措施和维护，结合实际工作情况对管理流程不断优化和完善，维护工作的秩序，保障工作可以按照流程有序的进行，将整个干部人事档案数字化管理推向更加成熟、全面和智能的工作模式中。

完善和更新档案数字化硬件设施，只有将硬件设施基础打好，才能为档案数字化管理提供保障。但有些单位预算较低，在推广数字化过程中基础设施配备较低（如扫描速度慢、扫描效果清晰度不高等），导致整个档案管理工作进展缓慢，效率低下。为了保障数字化档案的安全性，不仅要加强对人事档案数字化管理的规范性、合理性，档案数字化的硬件设施配备还需满足数字化档案长远发展的需求。

强化数字化认识档案的互联网权限管理。互联网作为一把“双刃剑”，缺乏监管的互联网也会带来一系列问题，数字化干部人事档案管理的互联网安全既需要内网的保护，还需要外网的加持。内网安全需要派遣专业的信息工作人员把持，并加强信息安全保密知识和技术的学习；外网则需要即使升级防火墙和杀毒软件，并定期杀毒和清理垃圾，检查漏洞并及时修补。

完善和发展档案管理人才培训体系。管理人员的综合素质和技术水平永远是档案管理的关键所在，因此在档案管理人才培训过程中应当格外注意培养使命感、责任感以及安全防范意识强的人才，让其能够认真学习互联网背景下做好保密工作必备的各类信息安全知识和技能，了解基本的防范手段和高技术窃密的知识，从而为档案数字化管理工作打下扎实的基础。

无论是单位委托第三方进行管理，还是内部专业人员进行档案管理，都应当充分人事到档案管理人才培养的重要性。只有培养优秀、高素质的管理人才，建立和完善信息安全人才培养机制和人才保障、激励制度，才能从根本上为人员的利益保驾护航，全面发挥人才的最大作用，确保档案管理体系不断更新发展。对于档案管理人才的培养，必须要与时俱进，社会一直处于快速变化之中，尤其是周期短、更迭快、难度大的信息技术，更需要紧随时代发展潮流。

总而言之，随着当前社会的迅猛发展，计算机和数字化技术在不断更新升级的同时，人们的管理理念也在更改。干部人事档案工作作为国家管理干部的主要方式，也在不断更新发展。因此，在更新和完善硬件、软件基础设施的同时，还要大力培养专业化的档案数字化管理人才，运用数字、互联网技术相结合的方式制定相应的规章制度、管理模式和工作流程。