行政单位档案管理创新思路的探讨

朱 恒

（单县卫生健康局 山东省菏泽市 274300）

行政事业单位档案主要是其在日常工作中所作的真实纪录，为单位今后的发展提供历史依据和参考凭证，其重要性不容忽视。随着我国信息化的快速发展，传统的档案管理模式与现代化的发展愈发不相适应，行政事业单位的档案管理工作转型升级势在必行。当前，行政事业单位的档案管理工作存在着一些突出的问题，本文将逐一剖析并提出具体的办法和对策。

事业单位档案管理概述

事业单位档案记录民众相关信息，事业单位档案管理是对档案提供利用服务的工作，档案管理水平要适应社会的需求。事业单位档案是记录国家科教文卫等事业各方面资料，涉及到国家安全信息，如果档案文献资源泄露会形成严重危害，因此，事业单位档案管理具有很高机密性。事业单位档案管理工作是各项工作的重要环节，是衡量单位工作业绩的重要尺度。档案工作可以作为制定未来发展方向的资料。加强档案管理工作有利于单位领导掌握工作开展情况，为上级领导决策提供依据。随着社会的发展，档案管理信息化成为事业单位档案管理的趋势。未来档案信息化设备设施等方面需要提升。要根据事业单位实际需求定期更新设施，实现新型设备设施智能化；要根据使用管理系统档案工作人员要求改善优化，为信息技术提升做好准备；要重新调整传统形式组织结构等，推进档案信息化建设发展。

事业单位档案管理模式创新的必要性

创新是民族进步的灵魂，社会主义市场经济的发展离不开创新，科学技术的日新月异也离不开创新，思维创新、方法创新、模式创新等等一系列的创新才能使得我们国家的经济发展蓬勃前进，在创新中求突破已经逐渐成为人们生产生活的指导思想。陈旧的管理体制桎梏了事业单位档案管理工作的开展，“一个本，一支笔”的传统档案管理模式为什么要在时代发展浪潮中得到创新呢？首先，档案管理模式创新是事业单位档案资源利用的前提。档案资源利用的思路由来已久，却迟迟没有持续推进，总是在前进的路上受到诸多阻力。事业单位政事剥离以来，档案资源的保密性按等级划分，可供开放和利用的档案资源数量显著增多，可是仅仅只依靠几个档案管理人员的人工现场调阅还是无法实现档案资源利用。故而，创新陈旧的档案管理模式势在必行；其次，档案管理模式创新是事业单位改制的动力。事业单位改制是盘活事业单位经济效益的重要举措，档案管理模式的积极创新有力完善了事业单位档案管理工作的服务功能，越来越多的人们开始有意识的运用事业单位档案资源，档案管理工作人员也能够站在创新服务的理念上提升档案资源质量，在事业单位改制过程中起到了促进作用；最后，档案管理模式创新是事业单位经营管理现代化的基础。信息技术给各个行业的管理方式都带来了不小的冲击，如何搭上信息技术的快车，实现事业单位经营管理现代化，创新档案管理模式就是其重要基础。档案管理信息化平台的建立合理解决了各部门之间的信息沟通闭塞问题，每个部门都可以在权限范围内登录到事业单位档案管理信息系统，在线查找及录入档案资料，为事业单位经营管理现代化提供数据支持。

行政单位档案管理现状

档案管理重视程度不够。首先，一些单位的领导层面通常把工作的重心聚焦在业务性的工作上，对档案的历史依据和凭证作用认识不到位。其次，一些单位没有设立单独的组织机构，部分单位在缺少人手或者业务工作繁忙的情况下，习惯于将档案管理工作归于办公室，由办公室人员兼职，而其业务能力和专业技术水平参差不齐。最后，一些单位没有单独的档案室和档案柜，导致档案缺乏规范的储存条件，极有可能出现发霉、损坏或丢失。有些单位存储档案的电子设备陈旧老化，无法保证电子档案的有效存储。

档案管理工作人员的职业素质参差不齐。由于档案管理学是一门正处于发展时期的学科，所以市场中专业的档案管理人才是十分稀缺的，很多事业单位的档案管理人员并不是科班出身，而是由年龄教长的非档案部门工作人员转调至档案部门，如此，不仅其专业水平有所欠缺，且年龄普遍偏高。这也导致了很多档案管理人员并不能及时地掌握信息技术，无法适应档案管理工作的信息化发展，从而导致档案管理工作处于滞后状态。更有甚者，很多事业单位并没有聘请专职的档案管理员，而是由其他职位的工作人员兼职档案管理工作，此类人员既欠缺工作经验也缺乏专业知识，且因档案管理工作为兼职并不能及时、有效的接受相关业务培训，导致其专业水平知识得不到提升。

档案管理制度不健全。一些行政事业单位的档案管理工作除了参照：《中华人民共和国档案法》的有关规定外，在单位内部没有制定专门的切实可行的档案管理制度。一些单位尽管建立了档案管理制度，但在遇到问题时并没有灵活合理地运用制度，导致制度的存在形同虚设。不规范、不健全的档案管理制度肯定会带来各种各样的问题：档案收集不及时或不齐全，就会导致档案的整理不顺畅；档案整理不规范，就无法保证档案的利用；借阅档案不登记、借出的档案不按时归还或者归还记录缺失等，都无法实现档案的价值。一些单位的档案管理缺乏相应的奖惩政策，部分档案管理人员工作缺乏主动性，导致工作进入了不健康的循环模式。

思维方式僵化。虽然我国事业单位经营管理方式推陈出新，在深度改革的形势下取得了显著的成绩，但事业单位档案管理思维方式僵化问题仍然存在，档案管理部门还是处于经营管理的边缘，事业单位薪酬制度优化以来，各业务部门职工工作干劲十足，为了评优创先更是积极提升业务技术能力。可档案管理部门工作人员却没有纳入绩效考核机制中，岗位激励政策得不到合理落实，呈现出了收入分配不均衡的现象，事业单位领导也是高度重视能带来直接经济效益的业务部门，这种档案管理思维僵化已经严重影响了档案管理部门工作人员的工作积极性，急需破解这一困境。

行政单位档案管理创新思路

加强档案管理队伍建设。对于新形势下事业单位档案管理创新，除需要从上述两个方面入手之外，还需要注意加强管理队伍建设，提升管理人才的整体素养。依据事业单位档案管理的实际情况，对于档案管理队伍建设，需要从以下几个方面入手。一方面，事业单位需要积极引进档案管理人才，通过引进高素质档案管理人才，不断充实档案管理队伍，使档案管理工作中具有充足的人才资源，为档案管理提供人才支持。另一方面，对事业单位的档案管理人员，需要积极加强培训教育，主要就是对档案管理人员进行业务能力的培训，使档案管理人员可以掌握现代化的管理技术及方法，丰富其档案管理理论知识，以实现档案管理人员整体能力及素质的提升。同时，还需要加强档案管理人员的职业素养培养，增强档案管理人员的责任心，使其在档案管理工作中更积极投入，对档案管理工作不断探究，为档案管理创新及效果的提升提供真正的人才支持与保障，满足档案管理的实际需求。

明确工作机制，统一管理目标。行政事业单位档案信息化建设是以档案资源的服务利用为目标开展的，在工作实施中，要以这一目标为出发点，分别从机制建设和制度建设两个方面入手，明确机制、制定标准，为档案信息化建设保驾护航。一是成立档案信息化推进工作小组，明确工作机制，落实职责分工，有组织的实施信息化建设工作。二是建立健全档案管理制度，保证档案信息化应用有章可循、有据可依。三是制定管理标准，规范运行程序，发布具有针对性的管理标准体系，有效整合信息资源，确保档案信息规范使用。同时，要从实际需求出发，详细分析电子档案的管理架构、储存格式及所需技术。完善现有工作流程，确保档案保管、移交的同步性。四是强化监督，严格问责。监督管控是确保信息化建设计划落实的重要手段，要严格按照标准实施监控管控工作，对于存在的问题要及时指出，责令整改，对于违反信息化建设标准的情况要严格追责问责，切实提高责任意识。

提升信息化档案管理的安全技术。现阶段，事业单位在构建信息化档案管理体系的过程中，不仅需要依据自身的实际情况，为档案管理部门添置部分软硬件设施，还需要通过制定档案信息安全管理制度、设置信息化管理平台防火墙等方式，提升档案管理工作的安全性。首先，在构建档案管理信息化平台的过程中，事业单位可以在考虑到自身工作内容、社会信息化发展水平等信息的基础上，搭建管理软件安全防火墙，通过这样的方式进一步提升事业单位档案信息管理的安全性。其次，事业单位可以由专门的工作人员定期对档案管理部门计算机进行检查，保证计算机能够正常运行，如果在进行检查的过程中发现计算机内出现了木马或者病毒，必须及时进行清除。最后，由于事业单位的档案管理工作存在着一定的特殊性，因此，为进一步提升档案管理工作的安全性，档案管理部门需要依据自身的工作情况，建立科学有效的计算机使用制度，举例来说，事业单位方面可以通过要求档案管理部门的工作人员在电脑操作的过程中，严禁使用电脑连接外网、禁止外界U盘与存放档案信息的电脑相连接等方式，保证档案管理工作的安全性。

优化档案管理制度。建立档案管理制度要求坚持制度约束双向性，体现合理性与科学性。制度必须具有可操作性，更好地发挥制度的指导作用。建立档案管理制度要符合单位特点，领导行为直接影响制度的执行，职工是制度的主要约束对象。档案部门是制定档案制度的主管部门，在制度执行中要做到赏罚分明。各级事业单位要提高对档案管理的重视，建立档案管理工作领导机构，结合单位档案工作实际，对档案工作实行考核。通过等级升降实施动态管理，建立完善质量管理体系。各单位研究制定当纳各项工作质量评价标准，推进档案工作制度化建设。事业单位要通过定期宣传，提高对档案工作的重视度。要求单位建立过硬的领导班子，建立适合单位实际的考核机制，通过级别升降实行动态管理，推动档案管理工作规范化发展。

在新形势下事业单位的发展过程中，实现事业档案管理工作的更有效开展已经成为重要的任务及需求，需要在档案管理工作中加强投入，实现档案管理工作水平的提升。作为新时期的档案管理工作人员，需要对档案管理工作加强重视，针对档案管理工作现状及不足，选择针对性途径及方法实现档案管理工作创新，提升档案管理工作质量及效率，满足档案管理的需求，为事业单位发展提供理想的档案资源。