谈事业单位档案管理保存与利用

陈红艳

（梨树县小城子镇综合服务中心 吉林省四平市 136500）

推进事业单位档案管理改革的意义

提升信息化档案管理水平。大数据时代下，事业单位可以运用科学技术提高档案管理工作效率，这是档案管理改革的重要路径之一。信息技术的发展为事业单位档案管理改革指明了方向，帮助工作人员更加便利地开展档案管理工作，推动档案管理朝向智能化、信息化、实时化方向发展，更加有效发挥档案对于事业单位的重要作用，化解传统档案管理模式下的管理弊端，提高管理工作的科学性和有效性。

实现档案管理工作现代化。做好事业单位档案管理改革工作有利于提高档案管理的整体效率，通过档案管理改革，形成标准、系统、完备的档案管理模式，将能够大大降低人为因素对档案管理工作的影响，形成规范有效的档案管理运转体系机制，促进档案管理工作迈向现代化，推动管理顺应时代发展需求。深入实行档案管理改革，运用现代化档案管理技术，能够不断强化事业单位档案管理水平。

满足档案社会化服务需求。事业单位档案不仅属于事业单位，还属于全社会共同所有，近年来，我国在不断强化公共服务体系建设力度，事业单位公共服务能力日趋进步，社会公众对公益事业相关信息资料的关注度在不断提高，事业单位内部管理的日益公开透明化，需要其不断提高自身价值，将大数据运用到档案管理工作中，推动其公共服务能力全面改革深化。

事业单位档案管理存在的问题

对档案管理工作重视不足。长期以来，事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视，具体表现为两方面：一是单位领导对档案资料的价值与作用缺乏充分的认识，没有意识到档案资料对事业单位各项工作的参考价值，因而对档案管理工作缺乏重视，在这方面投入的资金及人力资源不足。二是档案管理部门负责人以及工作人员对档案管理工作不重视，在平时工作中过于懈怠，敷衍了事，在档案整理、保管、转出、转入等环节缺乏责任心，对档案资料的审核不严格、保存不妥善，导致部分档案资料遗失、损坏。此外，档案管理人员在平时工作中存在应付差事的心态，相互之间的配合不到位，没有严格落实档案管理的各项规章制度，导致事业单位整体档案管理水平较低。

档案管理机制不完善。档案管理是一项系统化、复杂化的工作，必须要严格执行相应的工作程序，遵守相应的规章制度，然而从当前事业单位档案管理现状来看，部分事业单位缺乏完善的档案管理机制以及规范的工作程序，导致档案管理人员在实际工作中缺乏相应的参考依据，随意性较强。部分事业单位虽然档案管理相关机制建设比较完善，但执行力度不足，在实际工作过程中缺乏有效的监管，违规操作，未能按照规章制度办事，出现问题相互推诿，严重降低了事业单位档案管理效率。

档案管理人员专业素养不足。档案管理是一项专业化的工作，档案管理人员需要具备相应的专业知识技能，然而现阶段事业单位的档案管理人员普遍为非专业人士，缺乏专业知识基础，而事业单位本身也缺乏相应的培训体系，导致其专业素养难以得到提升。再加上档案管理工作长期得不到重视，档案管理自身缺乏积极性，没有自主学习意识，在工作当中往往应付了事。

对档案的利用程度不够。事业单位档案管理的最终目的是实现对数据资料的有效利用，而档案的收集和管理只是实现目的的必要过程。一些工作人员对档案管理存在片面认识，以为档案管理工作只是单纯做好档案保存即可，这将导致管理人员无法充分发挥出档案的作用。事业单位的档案不仅可以查询相关数据资料，其在一定程度上影响着事业单位重要事项决策，通过档案可以了解单位过去的运行情况，在此基础上进行工作经验总结，为单位将来的发展提供建设性意见，所以来说，事业单位要科学的开发利用档案，实现档案管理效能最大化。

缺乏主观能动性与积极性。首先，事业单位档案在利用过程当中，多数通过传统的资料借阅形式以及查阅等方式进行利用。而事业单位的外部人员在进行档案利用时就会受到严格控制，进而造成事业单位档案无法有效地进行信息资源共享与组合，从而限制了档案的利用。其次，相对传统的借阅方式，进一步限制了档案的利用和保护。

缺乏对档案利用的先进方式。随着信息时代的不断推进以及信息技术的发展，为事业单位档案利用提供了新的方式与方法。由于事业单位缺乏对档案工作的注重，以及人力、物力与财力等方面的支持，进而造成了事业单位的档案利用缺少必要的硬件设备，以及相对先进的信息技术，从而无法满足对档案的利用，无法满足当前时代发展的需求。

加强事业单位档案利用和保护的有效对策

坚持依法治档，结合信息技术推进档案事业的健康发展。想要进一步促进事业单位中的利用与保护，需要加强完善对档案的依法监管手段，推进依法治档。并结合相关的事业单位完善其监管机制。同时，还需要进一步贯彻落实《机关档案工作管理方法》(国家档案局第13号令)中的相关要求，对事业单位中的文书档案归档以及保管期限进行修订，进而促进事业单位档案的完整保存。此外，还需要结合实际情况，通过合理的方法对事业单位的档案价值进行充分挖掘，通过信息技术推进档案事业的健康发展。

提升事业单位中档案的利用效率。首先，要加强事业单位的档案利用与保护，需要充分发掘事业单位中档案所具备的潜能，将被动的服务形式转变为主动的服务支持。比如信息资源查询服务以及分发服务等等。并且在提供相应的服务过程中需要从专业的角度出发，这样才可以有效地提升事业单位中档案的利用效率。其次，事业单位可以结合自身的实际情况，建立相应的信息化档案管理，以此来提升事业单位对档案工作的效率。还可以结合互联网技术，建立相应的档案数据库，对事业单位中的档案进行科学的利用与保存。结合档案信息管理系统，对事业单位的档案实施信息化管理。同时，加强档案工作人员的服务意识，结合档案的利用与保护工作，来提升事业单位的服务水平与质量。最后，事业单位还可以从多方面对档案的使用开发新的渠道，并深度研究档案的潜在价值，从而促进档案得到充分的利用。

加快建立数字化档案，保障电子档案的安全。首先，事业单位要想加强档案的利用与保护工作，需要扩宽对档案的收集以及接收力度，进而建立相应的档案资源体系，并加速完成传统档案资源向数字化档案的转变，从而提高事业单位对档案的综合管理。其次，在实施档案共享工作时，可以有效满足客户查询档案信息的需求，使得事业单位的档案管理工作变得更加规范、高效。此外，还需要结合事业单位的实际情况，加强对电力档案的安全管理，防止档案信息丢失或被盗，促进事业单位的档案保密性得到提升。

提高档案管理队伍整体素质。事业单位档案管理与档案管理队伍建设有着密切的联系，需要不断加强事业单位档案管理队伍建设，招聘并引进具备高素质、高质量的专业人才，为事业单位档案管理队伍增添相应的人才储备，从而提升其档案管理队伍的质量，并保障事业单位的档案管理工作能够循序渐进。同时，在档案队伍建设过程中，事业单位需要提供相应的财力、人力支持，以及各个部门之间的协调与沟通，从而使得事业单位的档案利用与保护能够实现其相应的社会价值与经济价值。

完善档案管理机制。第一，事业单位内部要积极完善档案管理机制，制定严格的工作流程，确保档案管理人员在实际工作中有章可循、有据可依，包括档案整理、归档、保存、转出、转递以及转入等环节都要明确具体的流程，并严格执行。针对违规操作的档案管理人员要给予相应的处分，以此规范工作人员的行为。第二，要加大监管力度，完善的制度只有落实在实际工作中才能充分发挥作用，否则只能浮于表面，流于形式，难以起到实质性的作用，对此，事业单位内部要加强监管力度，对档案管理工作的各个环节实施监管，加强审核，确保档案管理人员严格遵守相关规章制度。

完善人才培养机制。事业单位档案管理要向规范化、标准化以及专业化发展，必须要建立一支高素质、专业化的人才队伍，针对当前事业单位档案管理人员专业素养偏低的问题，可以从两方面着手：一是事业单位要在内部建立完善的培训体系，为档案管理工作人员提供必要的培训平台和机会，使其接受专业化的培训，从而提升专业知识技能。同时事业单位要建立相应的激励机制，鼓励档案管理人员自主学习深造，提高自身业务能力，并对取得相应资质的人员给予一定的奖励。二是事业单位要重视档案管理团队建设，积极从外部吸纳新鲜血液，可以引进高校档案管理专业的毕业生，扩充档案管理人才队伍。

加强档案建设的目标化管理。目标化的管理模式是以结果为导向或是以目标为导向的管理模式，其主要包括两种形式，混合管理方法和目的管理方法。前者通过工作目标判断工作成效，这种形式下要注重目标导向，即而通过目标的设定和完成推动档案管理水平进步，目标在这个过程中发挥着重要作用。而后者是通过档案管理中的激励作用实现档案管理目的。目的管理能够广泛地运用于事业单位档案管理工作中，其通过建立档案管理激励机制培养员工积极主动的工作态度。目的管理更加注重管理效果，其核心是管理期望的结果。管理人员对管理期望要进行全面把握，时刻保持警惕性。社会发展的日新月异，对管理人员进行技能培训时要更加多样化，做好档案管理策划工作，在制定规划时要注重对细节的把控。

加强信息化管理手段。随着信息技术的日趋发展，在日常档案管理过程中中，事业单位要强化信息技术运用能力，实现档案智能化管理。提高档案管理智能化水平，首先要设定档案管理规划，规划的设定要结合事业单位具体发展情况以及相应档案管理要求，实施方案要分阶段进行，保证实施过程中各个阶段之间的连贯完整；另外，事业单位要建立档案管理网站，实现公开透明化管理，赋予每位员工档案信息查询权限，实现档案内部共享机制，促进信息传播。最后，发挥电子文档对管理前端的控制作用，建立电子档案系统，推动内部档案实现共建共享。

综上所述，事业单位作为具有公益性质的社会公共服务机构，要强化自身公共服务能力，必须要高度重视档案管理作用，加快完善档案管理机制以及信息化建设，注重专业化人才培养，进而充分挖掘利用档案资料，为事业单位各项工作提供参考。