事业单位档案管理中信息化建设的问题及解决措施

袁昌平

（公主岭市政府采购中心，吉林 公主岭 136100）

随着信息时代对社会以及经济建设的影响，事业单位的改革也应该运用信息技术的特点提高事业单位的管理能力，对于事业单位的档案管理工作来说，传统的档案管理已经明显呈现管理的弱势，为此事业单位需要促进档案管理的信息化建设。结合事业单位的发展实际，总结档案管理信息化的意义，并针对问题找到解决措施，完善档案管理信息化的管理方案，将档案管理的价值发挥到极致。

一、事业单位档案管理信息化概述

（一）档案管理信息化的内涵

事业单位的档案管理信息化建设主要是对档案室的纸质版档案通过数字扫描的形式传输到电脑系统中，并通过档案管理的软件对纸质版档案重新的归档管理，也就是将档案数据传输到信息系统中的一种档案管理方式。

事业单位的档案信息化管理是符合新时代的发展要求，也是顺应了事业单位的改革，为此档案的信息化管理内容主要包括对数据的归档、档案的交接、档案的数字化管理等三个方面。档案的信息化管理也需要循序渐进的开展，注重规范性和实用性的原则，还要注意档案信息化的安全性。事业单位的档案分类比较复杂，种类多，每个档案的分类和保管都不一样，增加了事业单位档案信息化管理的难题[1]。

（二）档案管理信息化的重要意义

首先，事业单位开展档案的信息化管理可以规避传统纸质版档案的弊端，增加档案保存的时间。传统的档案管理工作会受到环境的影响和限制，档案很容易被损坏，而事业单位进行档案管理信息化就是利用数字档案，不仅节省了档案管理的空间，提高档案管理的质量和工作效率，也会增加档案保存的时间，避免了档案管理不当对档案的损害。

其次，档案管理信息化也提高了档案管理查找和阅读的效率。因为信息化的档案管理是借助信息系统的优势对事业单位的档案进行管理，对比以前的档案管理工作来说，使用者通过检索很容易在复杂的档案中找到需要的档案数据，这样节省了查找的时间，也不会出现档案丢失的风险，所以对于事业单位的改革来说，档案管理信息化起到推动的作用。

最后，事业单位档案管理信息化为单位节省支出，缩减成本，便于合理的规划资金的使用。因为传统的档案管理程序中，都是纸质版的档案管理，这种方式不仅需要大量的纸张，也需要档案盒、档案柜，甚至还需要具备一定空间的档案储存室，这会增加事业单位的资金使用，同时在档案归档的时候，稍有不慎，就会造成失误，浪费大量的纸张和时间，为此这种方式的档案管理需要一定的财政资金支持，而档案管理的信息化就会规避这些问题，计算机的储存空间很大，节约了纸张、档案袋、档案柜的费用，还减少了固定资产，缩减资金支出的基础上提高了财务管理质量。

二、事业单位档案管理中信息化建设的问题

（一）事业单位档案信息化管理的配套设备不齐全

事业单位档案信息化管理的配套设施是否完整决定档案管理的信息化水平，但是目前由于事业单位的领导者对档案管理中信息化建设的重要性理解存在片面性，为此对于档案的信息化建设过程中硬件设备的投入资金少，导致档案管理信息化的计算机、服务器、打印机等一些基本的设备不齐全，设备配备不到位，直接限制了档案管理信息化工作的推进。对档案信息化的基础设备使用时间较长，对设备的维护、保养等工作不到位，这会大大缩短设备的使用时间，而且有些设备在损害了以后没有及时的维修，会阻碍档案的信息化管理工作。

（二）缺少完善的档案信息化管理制度

事业单位档案信息化管理也离不开相关的管理制度，有利于规范档案的管理工作，但是事业单位档案信息化管理工作缺少完善的管理制度。首先档案信息化管理的工作目标不明确，对档案信息化管理的工作内容没有全面的理解，所以事业单位制定的制度也都是形式化的存在，制度的执行力弱，发挥不出应有的作用。其次，事业单位档案信息化管理的组织架构不完整，工作责任和义务比较模糊，在开展档案管理的时候常常出现档案遗漏现象，监督工作因为没有独立性，也很难发挥作用，这导致对事业单位开展档案信息化管理的时候无据可依[2]。

（三）档案信息化管理专业的人才不足

事业单位的档案管理信息化建设中的工作人员不足，主要是缺少专业性的档案信息化管理工作人员，信息化与传统的档案管理之间存在很大的差异，对档案管理人员的要求也更为严格，但事业单位对档案信息化不重视，档案工作人员的工作能力与信息化的档案管理要求不匹配，对档案信息化管理的工作了解不透彻，对信息系统的使用不熟练，而且由于档案管理一直都是缺少竞争力的工作，所以工作人员长期在安逸环境下缺少工作斗志，思想态度不积极，为此在进行档案信息化管理培训的时候，主观意识认为不重要，学习的状态不佳。同时事业单位的激励机制不完善，档案信息化管理与绩效考核不挂钩，绩效考核的指标评估存在不公正现象等，以上内容都会导致档案管理人员的专业性欠缺，影响档案信息化管理工作的质量。

（四）档案信息化中信息系统存在安全隐患

事业单位的档案种类分为一般档案、机密档案、秘密档案和绝密档案等，而且档案的保管也是具有一定的工作年限，这种状态下的档案信息化管理过程中，一旦信息系统管理不严谨就会存在巨大的安全隐患，很多数据信息存在泄露的风险。事业单位内部的档案管理人员的档案安全意识淡薄，借阅档案的时候管理不规范，档案信息系统的权限设置不合理，很多人进入到系统内可以随意地查看档案，包括人事档案等这种属于个人隐私的秘密类档案，这种情况下会让很多数据被意外的泄露，不利于档案的规范管理。信息系统自身也存在安全隐患，对信息系统没有定期的维护和升级，还有一些系统的病毒不做及时的处理，再加上一些黑客的入侵等，都会存在发生信息流失的风险，这需要事业单位的档案管理信息化工作引起重视，强化安全管理。

三、事业单位档案管理中信息化建设问题的解决措施

（一）完善档案信息化管理的配套设施

事业单位档案管理信息化过程中要保证具备完善的基础信息化的设备，如：计算机、显示器，扫描仪、摄相机、打印机等等，以提高事业单位档案管理信息化的水平。事业单位要注重强化对档案管理信息化重要性的认识，通过宣传，促进各部门工作人员都有意识的加入到档案信息化管理工作中，营造良好的工作氛围。事业单位对信息设备的管理要加大资金投入，注重选择先进的设备，制定出设备的管理对策，包括设备的维护、保养、维修、使用年限等，确保事业单位档案信息设备的稳定性，有利于通过完善的设备确保档案管理信息系统的价值，也能保护好档案的数据[3]。

（二）健全事业单位档案信息化管理制度

事业单位针对档案信息化管理工作的内容，并在分析档案数据以后，结合现阶段事业单位改革的现状，健全档案信息化管理制度。制度的内容包括需要有明确的档案信息化管理工作目标，还要完善档案信息化管理的组织架构，确保相关工作人员的工作责任和义务清晰，也有利于对人员的管理。同时还要明确档案信息化管理的工作流程，流程设定要细致，其中有档案的收集原则、档案的内容、档案的保管年限、档案的分类、档案的销毁等等。还要发挥监督的作用，保证监督工作的独立性，在档案信息化管理制度具体落实的时候可以通过监督发现不合规的现象，保证档案信息化的完整性、真实性。

（三）培养专业的档案信息化管理人才

事业单位的档案管理也需要培养专业的人才，以便提高档案信息化管理的质量和效率。事业单位要对现有的工作人员开展学习培训，制定详细的学习和培训计划，将档案管理、信息系统的使用、工作意识的提升、创新性的培养、工作状态的调整等都纳入到学习培训中，为事业单位培养复合型的档案管理信息化的人才提供助力，而且学习和培训的计划要做动态 的管理，要随着事业单位职能的转变不断地调整，以便适应事业单位的改革。而且在人才的招录方面也要注重专业性，招录进来以后，利用激励机制，将档案信息化管理纳入到绩效考核中，这样不仅提升了工作人员的重视度，也调动员工工作的积极性，但是要保证绩效考核指标公平、公正，才能有效地发挥作用。事业单位还可以采取新带老的方式，改变现存的工作现状，增加工作人员的凝聚力，不断满足档案管理信息化建设的要求。

（四）提升档案管理信息化的安全意识，消除安全隐患

事业单位档案管理信息化的安全管理也非常重要，为了进一步规范档案的使用和管理工作，提高信息安全性，事业单位首先要强化安全意识，提高档案管理人员、借阅人员的安全意识，事业单位的管理者带头重视档案的安全管理工作，确保在档案的管理和使用环节不出现问题。事业单位的档案管理信息化要使用专门的涉密电脑，还要设定好档案的使用权限，还要对档案规范的分类，以保证属于秘密类的档案可以得到有效的保护。事业单位要提升档案的风险意识，制定好安全风险的防范对策，引进高新信息安全技术，提高档案信息系统的安全性，还要加大资金的投入，定期对档案信息系统进行维护和管理，查杀病毒，以保证信息系统的网络安全。

结束语

事业单位档案管理信息化建设是符合新时代的发展要求，也有利于促进事业单位的改革，提高事业单位整体的发展水平。虽然事业单位档案信息化管理过程存在问题，需要结合事业单位的实际情况，分析好档案管理的目标和工作要求，完善档案信息化管理的制度，并培养专业的档案信息化管理人才，解决档案信息化管理过程的问题，为事业单位的档案管理信息化水平的提升提供助力。