优化文物藏品档案管理对博物馆工作的重要性

李默

（吉林省吉林市博物馆，吉林 吉林 132000）

引言：从夏朝诞生到新中国成立，历经14 朝，共56 个民族，其文化、精神各有不同。随着我国民众思想水平的不断转变，博物馆不仅起到保存文物的作用，同时也具有弘扬传统文化、提高民族凝聚力的作用。但是，目前，我国部分博物馆在进行文物藏品档案管理工作时，仍然存在很多问题，导致档案管理没有发挥真正作用。

一、文物藏品档案管理重要性

（一）有利于文化传播

文物藏品档案，就是文物的“身份证”，要将名称、历史、发现时间、制造时间等信息准确记录，对于博物馆，甚至是国家文化发展来说，都具有重要作用。当人们进入到博物馆后，在观察文物与阅读文字时，能够体会到朝代的特点，帮助民众了解文化知识，强化民族精神。

（二）有利于文物保护

虽然我国有上千年的发展历史，但由于历史战争原因，导致部分文物处于流失状态，例如铜像、圆明园文物、青铜器等。文物档案管理，能将文物信息准确记录在册，当文物出现在海外时，可根据档案，以及相关法律流程，开展追回工作，同时，档案的建立，也避免了国内文物流失现象出现。

（三）有利于鉴定文物真伪

博物馆不仅具有展览与保护作用，同时，还能对教育、制造、学术研究等方面提供帮助。但是，为了提高自身生活水平，有些人会仿造文物，给社会带来了极大影响[1]。文物档案的出现，有效地减少了此类现象发生，只要是出土文物，无论价值高低，都会被准确记录，给仿造人员带来了足够打击。

二、目前文物藏品档案管理中存在的问题

（一）管理不到位

我国部分博物馆在进行文物藏品档案管理时，还采用传统模式，但是，随着文物数量的增加，所需要的工作人员数量将越来越多，不仅会增加成本投入，也会受到其他干扰因素影响，导致工作效率低下，无法适应社会需求。而且，在管理过程中，也没有使用先进技术，不能有效的开展管理工作。

（二）管理机制不健全

在我国，大部分博物馆都由当地政府办理，不属于盈利组织，但部分博物馆管理人员既不是管理专业，也不是文物保护人员，无法针对现实情况制定出有效的管理方案。同时，有很多中、小型博物馆，受到藏品数量，以及藏品价值等因素影响，档案管理没有得到较高重视，不能有效管理档案。

（三）硬件设备水平低

根据目前社会情况来看，有很多博物馆都没有意识到藏品档案管理的重要性，相对应的设备引进不足，资金投入较少，导致管理工作质量不高，形成了恶性循环。例如，有些博物馆为了扩大展览面积，会将档案室设立在楼顶或地下室，再加上资金投入不足，导致档案受潮、破损，严重阻碍了档案管理工作。

（四）档案利用率较低

随着社会科技水平的进步，部分博物馆都建设了官方网站，但是，仍然有一部分博物馆还沿用着传统经营方式，无法将文物档案展示给大众[2]。还有些博物馆在建设官方网站时，提供的场地信息、文物信息较少，没有成功激起大众点击兴趣，会直接影响参观人数。

三、提高博物馆文物藏品档案管理水平的措施

（一）加强档案管理

一方面，要设置档案室。由于我国文物数量逐渐上升，档案数量也随之增加，为了更好的保存档案，应建立档案储存室。若博物馆为多层建筑，应将档案室建立在中间楼层，但不可使用明确指示牌，降低档案室特殊性，而且要在楼层内放置一定数量的展览品，供人们观赏，这样做能使人们认为本楼层与其他楼层相同，避免失窃等意外情况出现。而且，要设置专业库房管理人员，管理人员穿着应与各楼层内维持秩序人员相同，但其工作要求侧重于库房管理，禁止无关人员随意出入。在招聘此类人员时，要通过正规渠道，招聘可长期从业人员，避免重要资料外泄。另一方面，有些大型博物馆知名度较高，参观人数较多，会开放临时工作岗位。值得注意的是，临时员工上岗之前，管理阶层要全面考察其个人素质，并要求其掌握文物管理基础知识，同时，树立防火、防盗等安全意识。

（二）制定管理机制

首先，文物藏品不仅具有较高经济价值，更重要的是具有文化价值，是我国历史成就的体现。为了使文物发挥出真正价值，在进行档案制作时，要将来源、制造、历史等信息详细整理，并准确记录，确保后续档案管理工作能够正常开展，同时为文物展览提供资料。其次，要创新现有档案管理方式，提高管理工作的科学性、有效性。由于博物馆展览文物较为珍贵，所以，为了做到正确、统一、快速管理，工作人员有义务将文物档案进行整理，在整理过程中，要严格遵守相关规定，禁止将纸质档案存放在阳光直射地点，确保存放环境干燥、整洁，保证档案信息完整。而且，工作人员要做好分类工作，将不同文物档案按照级别进行分类，并标清序号，增强管理工作秩序。最后，落实细致化管理措施，随时监控文物情况，若文物位置、状态等发生改变，要及时告知管理人员，并进行档案修改。

（三）强化硬件设备

目前，我国部分博物馆还没有将档案管理重视起来，其配套设施建设不完整，导致档案出现不同程度受损，为博物馆带来了一定影响。为了更好地进行档案管理工作，推动博物馆进一步发展，要进行基础配套设施建设。通常来说，就算是使用数字化技术，也不能完全代替纸质档案，数字化技术是互联网高度发展而产生的一种数据整理技术，但由于网络环境具有不稳定性的特点。因此，使用计算机进行档案整理时，也要适当留存一部分重要纸质材料，这就需要博物馆加强外部硬件设备建设，为档案提供良好存放条件。一方面，要加强环境控制，纸质品在保存过程中，要防止霉变、受潮、折损、污染、虫蛀、火灾、褪色等现象，可将档案存放于密闭透明薄膜袋中，避免阳光直射，保证档案室具有良好通风，空气湿度控制在50%左右，温度不可过高，控制在17℃-20℃之间。另一方面，强化人为控制，可在博物馆内铺设地暖，设置烟雾传感器与自动灭火系统，按照相关规定建设消防栓，放置灭火器。

（四）开发文物新用途

文物藏品的有效利用，可为学术研究、工艺制造、考古发掘等工作，提供现实参考材料[3]。随着科技手段不断发展，文物利用程度越来越高，档案管理可及时记录文物变化情况，为研究提供数据参考，有助于快速取得研发成果。目前，文物藏品已经被阅读、展览、咨询等行业广泛利用，所以，管理人员要学习先进技术，制定科学管理方案，进一步提高文物利用效果，充分发挥史料作用。也就是为人们提供相对应的历史资料，在这里可分成三个方面，第一，证史，也就是通过文物自身，证明此段历史的真实性；第二，正史，受到研究成果影响，历史学家无法确定某一地区，或某一风俗的真实性，影响最终观点，而文物的出现，能证实或否认此观点；第三，补史，也就是对历史资料进行补充，丰富历史内容。例如，可使用动画效果，还原制作过程、发现过程等，利用投影设备，将动画投射在文物周围，通过增强视觉效果，使人们能更深入的理解传统文化。

四、其他措施

（一）提高管理人员素养

思想引导行为出现，在博物馆文物藏品档案管理工作中，如果想要提高工作质量，就需要制定出科学的管理方案，因此，必须要全方面提高管理人员素养。一方面，提升管理质量，博物馆中的文物年代较为久远，为了更好地发挥文物作用，就需要进行细致的档案建设。所以，要开展全方面的资料收集工作，信息收集完成后，应进行分类整理，仔细辨别其中内容，在保证资料准确程度的基础上，提高质量与完整程度。另一方面，加强培训力度。管理人员的日常工作能力与态度，都会对工作质量造成影响，因此，管理人员要积极学习相关管理知识，不断充实自身，博物馆管理人员也可为档案管理人员提供学习资料，拓宽知识面。除此之外，要进行安全操作训练，提高管理人员防范意识，减少事故出现，一旦发生严重事故，也能做到及时处理，减少博物馆损失。

（二）充分利用信息技术

一方面，要进行充足的前期准备，分析信息技术的使用方式以及适用范围，而且要将档案数量、类型、年份等进行整理，为后续工作开展奠定基础。各项资料整理完成后，要按照相关工作规范，制定科学的信息系统建设方案，并展开建设工作。由于数字化系统可同时处理多项数据，工作量较大，技术需求较高，所以，博物馆应加大资金投入力度，为系统设置独立办公空间，分配专业操作人员。另一方面，建立云计算系统。云计算技术是通过网络，将巨大的数据分成小部分，并进行相应处理的技术，在档案管理中使用此项技术，可减少人力资源工作量。在实际建设过程中，要设置一台计算机作为储存主机，将信息系统与计算系统相连接，实现信息快速整理。除此之外，可充分利用互联网的开放性特点，同时构建博物馆网上查询平台，大众可通过查询方式，获取共享资源。

（三）增强安全防范意识

一方面，要确保文物安全。存放在博物馆中的文物都较为珍贵，价值不可估量，因此，要开展精细化管理方式，文物存放在指定位置后，除特殊情况外，不可随意变换位置；而且，有些文物制造年代久远，对于环境要求较高，工作人员在进行储存时，要详细了解文物性质、材料，以及特殊需求，避免出现人为损坏。另一方面，要确保网络安全。信息技术的应用，为文物藏品档案管理提供了便利，在新媒体技术影响下，信息获取与传播方式也发生改变，档案管理工作，受此种环境影响，无论是效率还是质量，都取得了重大进展，但是，安全隐患也随之增加。信息系统建设完成后，为了避免病毒入侵，一定要在计算机中安装同步防护软件，提高系统安全性，避免内部资料流失。在进行实际操作时，管理人员要严格按照规章制度进行，提高防范意识。另外，信息传输与储存都依靠网络完成，此过程最容易受到环境影响，所以，应聘请专业人员为计算机建设防火墙，只有确保双方网络均安全后，才可开始信息传输[4]。可在区域网络内设置两台或以上计算机，其中一台作为主机，具备云计算系统，其他计算机作为辅助机器，信息通过系统传输到主机中后，利用云计算技术，可将主要信息与次要信息平均分开，并传输到包括主机的各个计算机储存系统中，增强信息安全性。

（四）大力引进优秀人才

文物藏品档案管理，是博物馆发挥作用的基础，尤其是在文物变动方面，综合素质较高的管理人员，能够快速、高效地完成规定作业，所以，博物馆管理人员，要正确认识到人才的重要性，大力开展人才引进工作。一方面，可面向社会进行招聘。在建设博物馆官方网站时，要将场馆信息与文物信息同时进行传输，合理规划网页布局，从而吸引大众点击。当官方网站点击率较高时，可发布招聘信息，值得注意的是，新员工入职前，要仔细调查其社会背景，全面分析工作能力。另一方面，与高校建立联系。博物馆高层人员，可针对高校内管理、历史、考古、文物鉴定与修复等专业展开校内招聘，博物馆可为学生提供实习场地，作为交换条件，学校要推荐学生进入博物馆工作。

结论：文物藏品档案管理对于博物馆后续发展有着重要影响，但此项工作往往最容易受到忽视。为了促进博物馆进一步发展，档案管理人员要不断充实自我，提高自身能力，博物馆管理人员要积极引进信息技术，创新档案管理方式，在提高管理质量的同时，增强博物馆社会地位。