转变工作思路提高管理效率——街道办事处档案管理工作探究

吴振宁

（山东省滨州市滨城区彭李街道办事处，山东 滨州 256600）

街道办作为社区服务的重点岗位，承担着重要的任务。尤其是在当前的社会中，社区规模不断扩大，对于街道办档案管理工作的要求不断提升，为了能够提升街道办档案管理的质量，有关的管理部门需要进一步加强街道办档案信息化管理工作，促进档案管理工作的开展。因此，笔者结合自己多年的工作经验，对于街道办档案管理的问题提出了相应的建议。

一、街道办档案管理概述

基于目前国内街道办事处实际工作情况来看，档案管理工作的主要提现为两点。一是档案管理关系到国家《档案法》的落实，对于街道办日常工作也有非常重要的影响，其次街道办作为社会中的组织结构，其具有的职能直接影响了社会的秩序，只有做好档案管理工作，才能保证街道秩序稳定发展。比如档案中的下岗职工信息，可以作为街道办工作的指导，能够使得街道办的工作开展更加具有针对性。除此之外，做好档案管理工作也是《档案法》的基本要求。二是档案管理作为街道办工作的重要组成部分，档案信息可以为街道办日常的工作提供数据支撑，也是街道办日常工作开展的重要保障。

二、街道办事处档案管理的必要性

（一）维护社区稳定与和谐

街道办档案管理工作和基层生活有着非常密切的联系，在落实档案管理工作的过程中能够为社会群众提供更加真实的服务，并且能够解决群众现实困难，化解群众的真实矛盾。有利于推动街道办工作的科学化和规范化，为了能够进一步提升工作质量，还需要进一步加大档案管理人员的法治管理和管理意识，为社区提供更加优质的服务。

（二）政府与基层连接的重要纽带

档案管理工作作为基层政府部门工作的重要内容，既包含日常中的各项基础工作，同时还包含了日常档案管理工作，这对于提升街道文明、促进社会和谐具有非常重要的意义。比如，通过档案管理的信息数据证明解决社区纠纷，利用档案管理的人事材料，组织社区聚会，举办社区节目等，有利于推进社区精神文明建设。

（三）提高人们的档案管理意识

在新时代背景下，大众生活已经无法离开信息技术，信息数据也成为了生活汇总的重要组成部分。利用好档案管理工作，可以采取针对性的信息内容，制定融入时代元素的民生档案。从而进一步采取相应的管理措施，提升工作人员的管理意识。

三、街道办事处档案管理信息化建设技术要点

（一）把好档案“入口关”

档案“入口关”作为构建档案信息化系统的基础，录入档案信息时需要严格按照有关的采集程序，录入相应的档案信息。并将现有的纸质档案转化成为相关的电子文档，从而保证档案的完整性。通过信息化的手段，逐步完成收集、编目、检索、立卷和标引，从而实现自动化检索、简化整理。利用关键词、符号、标志等进行检索，提升检索的效率以及精度。用自动化标引则是将档案信息进行切分，建立档案目录数据库。通过文字扫描仪器将纸质材料逐步信息化，并以数据库作为管理工具，通过数据加密技术以及压缩储存技术实现数据的联通。

（二）信息化手段实现档案管理自动化管理

街道办事处的档案管理工作，是在广泛的群众基础上开展，因此采取自动化管理方式，能够减轻办事处管理人员的工作强度，提升工作的效率。在档案借记管理和统计工作过程中，利用信息系统可以直接登记和保管档案信息，并对于社区居民的生活情况进行统计。除此之外，在实现自动化的管理过程中，可以利用好档案信息后台数据和档案分配情况，这样可以对现有架位进行有序调整，提高架位的整体利用率。

（三）档案信息的真实性管理

构建信息化的档案，数据真实性十分重要。档案信息作为街道办事处日常工作开展的依据，数据真实性直接反映民众的真实情况。

一是在整理信息文件时需要制定统一的规范，针对同等类型的文件采用统一的格式，从而保证文件的真实性。二是在记录档案信息内容时确保信息流转过程中没有变化。三是选择存储介质，选择有利的介质来储存信息，并做好数据备份工作。四是保证档案文件的兼容性，为了确保档案文件能够在不同环境的使用要求，在保存文件的过程中分离数字信息语义来保存文件。五是档案动态管理，针对当前的档案内容及时进行检查，补全缺失档案的信息内容，完善当前现有的档案信息。

（四）电子档案安全管理

电子档案的安全管理和纸质档案的安全管理内容有所不同，一般来说，大多数的档案信息都放置于街道办事处的电子信息系统或者是储存介质当中，但是储存介质容易受到外界因素的干扰，如果在管理不当，储存介质极容易出现纰漏，导致介质出现故障，从而影响数据的质量和安全，甚至严重的情况下还会导致数据丢失。所以在放置当心信息储存介质时应当放置于防磁柜当中，当外部的储存介质满足储存的要求时，需要控制好相应的湿度和温度。除此之外，定期查看文件内容，针对损坏文件及时采取相应的补救措施。

四、街道办事处档案信息化管理中存在的问题

（一）缺乏统一的组织领导

基于现实中街道办事处的档案管理情况来看，档案管理部分作为直接负责档案信息管理的主体，相关的负责人承担着档案信息决策管理的责任。但是在实际情况中，大多数街道办都没有设置特定的档案管理部门，也没有专业化的领导组织。导致了档案信息化的工作难以落实到实际的工作当中，在一定程度上抑制了档案信息化的发展。

（二）传统档案管理办法的局限

在开展档案信息化管理的过程中，部分管理人员还难以摆脱传统的档案信息管理观念，没有掌握信息化的档案管理手段。甚至有部分人员对于档案信息化建设持有抵触情绪。另外有的工作人员对于信息化管理方法的接受能力较差，进一步增加了街道办档案管理信息化管理的难度，使得档案信息化管理的实际价值难以被充分挖掘出来。

（三）缺乏统一的标准和规范

开展街道办档案信息管理管理首要的要求就是保证档案管理的统一化和标准化，但是从目前的情况来看，部分地区的档案设备和系统的缺乏统一性，设备和系统性能不一，容易导致文件不兼容情况。其次，部分街道办的业务标准、技术标准以及编码标准等也存在差异，从而影响各个部分之间档案信息的流动和转变，从而影响了档案信息化管理工作的推进。

（四）专业人员的缺失

推动街道办事处档案信息化管理，对于档案管理工作人员的专业素养有了更好的要求。虽然对于大多数的街道办档案管理人员而言，在档案管理方面的专业理论知识较为扎实，但是信息素养方面还有所欠缺，需要进一步提升计算机的操作技能。另外，还有的工作人员在电子档案程序管理和维护方面还缺乏深刻的认识，也在一定程度上影响了档案管理信息化建设工作开展。

五、街道办事处档案信息化管理中的对策

（一）落实领导的负责工作

针对街道办档案信息管理缺乏统一领导的问题，笔者认为首先需要街道办领导加强档案信息管理的关注，并落实好有关的档案管理政策，并发挥好领导的组织作用，为街道办的档案信息化管理工作做好基础。具体可以从以下几个方面开展。一是成立街道办档案信息化建设管理小组，根据档案管理工作人员的实际情况，选择相应的负责人，制定统一化的组织管理模式。并建立相应的责任制度，将档案信息化管理的工作内容以及责任落实到具体的工作人员身上。二是提高管理人员的水平，针对小组领导的专业不足问题，借鉴其他办事处的经验，进一步优化小组的长信意识，针对管理过程中的问题提出有效的措施。三是进一步整合当前的资源，制定“以老带新”等制度，提升全员的信息化素养，制定查漏补缺制度，不断完善档案内容。

（二）优化工作流程

由于传统档案管理模式已经无法适应当前的档案管理工作的需求，信息化档案管理和纸质化管理方式存在显著的差异，对于档案管理工作人员的专业能力要求更高，同时也要求工作人员具备一定的信息素养。因此基于当前的现状，街道办负责人需要结合当前的档案管理工作内容，进一步优化档案管理的工作流程，从而有效提高档案管理的规范性。在这个过程中，档案管理小组针对档案数据的实际情况，比如应用频率和应用价值作为参考依据，对档案管理的内容进行合理的分类和归纳，从而提升档案管理工作的实际效果。其次针对目录齐全的档案内容，则可以应用全引目录的方式，展开分类标引工作。对于特殊的档案，工作人员可以将名字和时间作为卷宗目录进行分类，利用原始档案，提升档案录入效率。

（三）构建统一的标准规范

由于传统的街道办档案信息管理中缺乏统一管理的标准，在实际的工作实践过程中需要进一步制定相应工作管理规范，从而为档案信息化管理工作提供良好的环境。一是街道办开发档案信息管理系统时的过程中，就需要结合实际的工作需求制定统一的规划要求，从而提升软件的实用性和普遍性。二是在投入相关的信息设备时，需要制定统一的标准，避免系统出现不兼容的情况。三是制定统一的业务标准，增强各个部分之间的信息流通，提升街道办的档案管理工作的有效性。

（四）引入专业化人才

街道办作为基层政府行政单位，对于人才的吸引力度一般，但是在推进街道办档案信息化管理的过程中，人才作为实现档案信息化管理的助力器，是落实各项政府意见的基础。所以，吸引更加优秀的人才进入到街道办事处，可以为街道办事处的信息管理发展提供新的动力。一是完善街道办档案管理岗位人才的招聘机制，优先选择复合型的专业背景人才。二是制定岗位考核制度，针对街道办档案管理工作内容确定相应的考核方式，并和绩效进行挂钩，有效加强工作人员的实践能力和素养。三是建立良好的晋升通道，为了能够吸引更加优秀的人才加入，完善档案管理工作培训制度，为员工提供出差学习的机会，增强档案管理人员的综合素养。

结语

在新时代背景下，街道办作为社区行政管理的重要组织，档案管理对于街道办日常工作的开展越来越重要。作为街道办档案管理工作人员需要及时转变观念，跟上时代步伐，提升专业能力，提高计算机操作技能，加深档案管理的认识，根据工作的实际情况，优化档案信息化管理流程。