高校教学秘书提高教学管理水平的建议

李平阳

（长春电子科技学院，吉林 长春 130000）

教学秘书是高校运营过程中不可或缺的一员，其承上启下的作用非常重要。教学秘书的工作繁杂，包括与教务处等学校相关部门的工作衔接及内容上传下达，包括本院全部教学运营的管理，提高工作效率成为重中之重。一流的教务秘书对建设一流的大学有重要推动作用，高校及教学秘书要从思想意识的具备、奖励机制的健全、培训领域的提升及交流沟通的强化入手，不断提升管理水平，进而为高校提高教学质量奠定基础。

一、教学秘书的工作职责

（一）管理职责

管理职责是教学秘书的重要职责，其主要以学校的教学规划为蓝本，辅助所在院系领导完成本院学期教学规划，并执行相关内容，目的是使学院的教学工作一直处于良性循环的状态。主要包括学期初的排课，学期中协助教师完成学业水平测试，学期末完成考试等相关工作。教学秘书是学校政策的直接执行者，是学校与院系之间的沟通者，其处理的教学计划管理、学科基础建设管理、学院档案管理、院系工作运营管理、院系教学质量管理等工作内容繁杂，需要其具备一定管理能力才能高效完成。

（二）服务职责

服务职责是教学秘书的最基本职责，主要是通过学校文件精神的上传下达，为院系的教学运营提供全方位的优质服务。主要包括督促教师做好教学准备，根据教师需求改善教学硬件条件，协助解决教与学之间的矛盾。在开学前，教学秘书要根据教学计划的课程安排及教师的时间排好课表；要根据教务处的补考安排做好本院系的补考试卷出题及监考安排。在学期中，要根据学校的不同工作要求做好本院系教师的传达工作，如会议通知、调课安排等；在学期末，要根据院系的具体工作计划安排期末考试、监考、实习及不同文件的存档等工作。

（三）育人职责

除管理职责和服务职责外，育人也是教学秘书的职责之一。高校教学的最终目的是为社会培养优秀人才，教学课堂是人才培养的第一阵地，教学秘书的辅助工作是人才培养的第二阵地。教学秘书根据学校的教育方针营造一个适合的育人环境，能帮助学生树立正确价值观，进而为人才培养提供重要辅助作用。

（四）研究职责

研究职责也是教学秘书的重要职责，在高效完成日常管理、服务、育人职责后，教学秘书可抽时间研究工作内容、服务对象、管理效果，目的是依托基础性工作找到工作中的不足，并总结出高效工作的经验，以促进教学秘书工作的发展性、科学性和持续性，进而符合时代的需求。

二、教学秘书的工作现状

（一）结构不合理

高校虽然认同教学秘书的重要性，但在人才招聘过程中，还存在学历、职称及性别结构不合理的现象。发达国家的高校对教学秘书的要求非常高，要求教学秘书必须是相关管理专业的硕士以上学历的人才，且要具备专业的管理知识及能力。但我国高校的教学秘书其学历以本科为主，即使有一定研究生学历的人才，但比例不高。在我国，高校教学秘书的招聘与其工作需要是不对口的，导致学缘结构不合理。教学秘书学历低，职称也低，中级职称的教学秘书占总教学秘书的50%已算最好状态。另外，在高校中，教学秘书多以女性为主，这对教学管理的创新不利。

（二）态度不端正

受学历、职称等的影响，高校教学秘书的管理被限制于传统的思想中。教学秘书只注重完成日常常规工作，等待上级领导分配工作，并不积极钻研工作需求及管理方法。部分教学秘书认为自己的工作与任课教师有差别，不如任课教师地位高，即使努力工作也还是不如人，进而导致态度不积极，意志消沉，最终使得工作效率极低。

（三）按时方法不科学

培训是教学秘书管理水平提升的重要渠道之一，但目前高校缺少对教学秘书的培训安排，且培训名额有限制。由于缺乏系统的培训机会，未掌握高效的工作方法，导致教学秘书的教研、科研及管理能力不强。教学秘书疲于日常服务与管理工作，没有教研及科研成果，对日后岗位晋升及职业生涯迷茫，所以无法利用科学的方法完成高效管理工作。

三、提升教学秘书管理水平的对策

（一）具备四种意识

要提升高校教学秘书的管理水平，首要教学秘书的具备四种意识，即传承意识、尊重意识、学习意识和倾听意识。首先，传承意识。高校在发展过程中经会历不同的发展期，进而形成自己的发展历史。随着时代的发展，素质教育、核心素养教育理念应势而出，传统的管理方法无法满足新时代对教育的高要求。教学秘书在创新管理理念和方式时，要具备传承意识，即结合传统管理经验，将创新理念融入其中，以形成特色的管理思想。教学秘书要将学校的办学思想融入管理过程中，对学校的各项制度进行分析，针对不足之处进行改正，在传承传统优秀管理理念的基础上进行管理方式的完善和改进，使学校实现稳定发展。其次，尊重意识。一个人只有尊重别人，才能让别人尊重自己。教学秘书在进行管理创新时要具备尊重意识，尊重学校的管理团队，尊重广大师生，以使学校管理凝聚合力，促进学校健康发展。教学秘书要以平等的姿态面对所有管理团队，对管理团队的意见要虚心接纳，目的是获得良好的管理基础。教学秘书要尊重教师和学生。尊重能让人产生愉悦感，能让教师认同自身的价值，并激发教师的工作积极性。教学秘书尊重每位学生，主动与学生交流，对学生的差异予以肯定，能使学生提升自信心，能积极学习，并获得进步。其次，学习意识。教学秘书在日常管理工作过程中要不断学习，在借鉴其他学校教学秘书先进管理经验的基础上提升自身管理能力，为学生师生的学习营造良好的氛围。教学秘书可以通过走出去、引进来的模式进行管理能力、专业能力的提升，并树立终身学习理念，为教师和学生树立榜样，以有效影响教师和学生。最后，倾听意识。倾听也是对他人表达尊重的一种能力，有效倾听能构建和谐的人际关系。教学秘书在进行院系管理时要树立倾听意识，通过对教师和学生的意见的倾听，了解教师和学生的内心想法，进而制定有针对性的管理策略，在改进传统管理不足的基础上实现院系管理工作的科学化，并促进学校管理工作的可持续发展。

（二）健全激励机制

首先，要明确教学秘书的岗位职责及工作权限，目的是激发教学秘书的工作积极性。因需要设立教学秘书岗位，能使教学秘书根据个人能力进行工作，进而发挥工作的积极性，并进行学校岗位晋升的参与。学校在制定管理规章制度时，要召集教学秘书一起参与讨论，目的是使教学秘书有参与感，并能将学校的制度高效执行下去。其次，加强校园文化及精神的传播，使教学秘书的工作与学校的发展一致。高校要通过岗位培训、职业生涯规划指导及精神、物质奖励等，督促教学秘书将自己的工作目标与学校的发展目标进行整合。学校给教学秘书一定的发展空间，为教学秘书提供晋升机会，教学秘书能在高效完成本职工作的基础上，在完成自己职业生涯目标的前提下，与学校共同成长。其次，加急业务考核。考核的目的是提高教学秘书的工作积极性，使教学秘书了解工作中的不足，并在借鉴的基础上长远发展。高校要不定期召开教学秘书工作总结及规划会议，目的是通过现场指导等强化教学秘书的工作能力。在业务考核时，对不能按期完成工作的教学秘书要进行批评并限期改正，对高效完成工作任务的教学秘书要进行物质奖励，以发挥其工作积极性。最后，要加强岗位竞争。竞争能增强一个人的危机感，进而激发其工作积极性。高校可制定《教学秘书任用制度》等文件，对教学秘书的岗位职责进行明确规定，目的是给所有想竞争教学秘书岗位的教师一个机会，教师可根据文件要求进行教学秘书岗位竞聘。对不符合文件要求的教学秘书进行淘汰，对符合文件要求的教师进行聘任，进而实现教学秘书岗位的平等、择优聘请环境。

（三）拓宽培训领域

丰富的知识体系，专业的管理能力是教学秘书提高管理水平的重要依托，加强对教学秘书的培训，并拓宽培训领域，是提升教学秘书管理水平的重要路径。首先，高校要认识到，教学秘书应具备的管理知识是随着时代的发展而不断变化和拓宽的。在信息化时代，各种电子设备应用于课堂教学和学校日常教学管理中，教学秘书必须掌握基本的软件的使用，并依托网络课堂掌握先进的管理方法，进而完善管理能力。其次，教学秘书要认识到，要对原有的管理知识进行完善。教学秘书的管理工作不是一成不变的，不能停留在传统的工作模式中，要不断学习新知识，掌握新的管理方法，进而将学习到的先进的管理方法应用于日常管理中，在解决管理瓶颈的基础上提高管理效率。再次，要通过培训激励教学秘书的积极性。教学秘书的工作极其繁琐，工作量也非常大。高校要组织情绪管理的培训，目的是疏解教学秘书的情绪，使其缓解压力的前提下提升综合素质。高校要结合高校评估进行培训内容的拓展，目的是使教学秘书掌握评估相关环节及考核标准，在提高日常教学管理水平的基础上助力高校完成教学水平评估工作。

（四）强化交流沟通

教学秘书的管理和服务工作涉及的对象非常广泛，包括院系教师和学生。教学秘书的工作内容之一就是沟通，所以强化教学秘书的交流沟通能力是提升其管理水平的重要渠道之一。教学秘书要拥有和谐的人际关系，进而为其有效沟通奠定基础。教学秘书的主要工作内容之一就是传达学校的文件精神，在传达过程中涉及的人员比较多，如果不能有效沟通，将会大大降低工作效率。教学秘书的工作是承上启下，主要是协调学校领导与院系领导之间的关系，在辅助沟通的基础上为院系的教学运营营造一个良好的氛围。教学秘书要加强与其他院系的沟通协作，通过日常交流借鉴其他院系教学秘书的工作经验，并根据自己院系的工作需要进行创新性应用。教学秘书是教师与学生的沟通纽带，要学会依托微信群等进行日常工作的沟通，对于不同的沟通对象，采取不同的沟通方法，目的是通过沟通效率的提升增加管理效果。

总之，教学秘书是高校教学管理的重要成员，其工作水平直接影响高校的教学质量及人才培养质量。教学秘书属于基层管理岗位，但其作用却是不可或缺的。依托四个意识的具备、奖励机制的健全、培训领域的提升及交流沟通的强化能有效提升教学秘书的管理水平，进而使教学秘书在做好承上启下工作的基础上助力高校的教学运营，最终为社会高质量人才培养提供帮助。