医院文书档案信息化管理的有效方法分析

张利华 文忠华

（济宁医学院附属医院，山东 济宁 272000）

进入信息化时代，传统的医院文书档案管理方式已经格格不入，不能适应当前新时代的发展要求，对此，医院相关管理人员必须要意识到当前时代的特征，掌握信息化技术，从而才能促进医院文书档案信息化管理的发展。借助信息技术，医院可以将纸质档案转变为电子档案，从而提高文书档案管理效率的同时，也能够保证文书档案管理的质量水平。

一、医院文书档案信息化管理的内容

医院进行文书档案信息化管理的内容主要是借助计算机来进行文书档案的制作、储存、传输以及共享。医院每天需要将收到的文件通过计算机来储存在医院局域网中，同时也需要借助网络来进行文件的传输传递。通过这种信息化管理的模式，过去人为失误的概率大大降低，也有效减轻了文书档案管理人员的工作负担。另外，通过信息化手段来进行医院病历的管理，可以将病历信息直接反馈到临床科室，便于医生对于病人病情的诊断，提高了医院的看病效率。

二、医院文书档案信息化管理的特征

（一）全面性

医院文书档案管理的信息化发展实现了对于文书档案的统一化管理，涵盖了行政、后勤、临床、药剂等科室。在医院运转过程中，每个科室都会产生大量的文书档案，并且内容覆盖面较广，信息较为复杂，而借助信息化手段，可以实现对于复杂档案的分类整理，提高了文书档案信息化管理的水平。

（二）专业性

医院的主要工作内容是进行临床医疗服务，在临床工作开展过程中，病患的档案更新速度较快，同时数量较大，加大了医院文书档案管理工作的难度。不过，这也是医疗工作的突出特点，医院文书档案信息化管理具有较强的专业性，可以很好满足医院各个环节的运转需求。

三、医院开展文书档案信息化管理的重要意义

(一)有利于提高医院管理水平

档案信息化管理是当前医院发展的重点关注内容之一，是医院合理应用计算机技术的体现。借助信息技术，病人可以借助互联网进行缴费、预约等业务办理，不仅提高了医院的工作效率，也能够带给用户更佳的体验感。大数据时代下，医院文书档案信息化建设是大势所趋，可以有效增强各个部门之间的沟通交流，提高文书档案信息在医院内部的传输共享速率，从整体上提高医院的综合实力水平。

(二)有利于存储珍贵文件

过去，医院文书档案管理的内容更多为纸质版文书档案，在管理过程中会受到较多因素的干扰，需要医院配置大量人力资源才能有效开展纸质版文书档案管理工作。此外，因为纸质文书档案材料的特殊性，在管理过程中很容易受到环境因素的干扰，也为文书档案管理的水平埋下隐患。如果时间较长，文书档案质量就会大打折扣，严重降低了医院文书档案管理水平。进入信息时代，医院可以将纸质版文书档案信息转变为电子版，不仅可以借助电脑软件来进行档案信息的分类整理，还能进行文书档案管理环节的自我纠错，实现对于一些珍贵文件的有效存储。在文书档案信息化管理模式，工作人员不需要耗费大量的时间文书档案的修编工作中，减轻工作人员负担的同时也提高了工作人员文书档案管理的水平。

(三)有利于提高文书档案的循环利用率

纸质版文书档案在传递共享过程中存在较多的阻力，需要医院配备一定的人力资源以及财力资源才能推动文书档案在部门之间的共享传递。过去，考虑到纸质版文书档案利用的成本投入，不少医院并不注重对于文书档案的使用，造成了文书档案的价值难以发挥。信息技术下，医院可以对文书档案进行电子编写，医院内部工作人员在使用相关档案文书时，只需要借助平台进行检索便能够直接找到所需要的文书档案资料，查询使用的过程十分便利，这也进一步提高了文书档案的循环利用率，有助于文书档案的作用价值发挥。

四、医院文书档案信息化管理中存在的问题

（一）医院忽视了对于文书档案信息化管理工作的开展

随着时代的发展，当前不少城市的医院，尤其是像北京、上海这类大城市的医院已经基本实现了文书档案的信息化管理，只是在管理过程中相关人员对于文书档案信息化管理和利用的重视程度较低，并不利于推进医院文书档案信息化管理工作的开展。从医院文书档案管理人员来看，大多数医院文书档案管理人员为医学出身，对于信息化技术掌握并不熟悉，并且管理思维较为局限和传统，往往将文书档案的信息化管理看作为一件棘手的事情，在管理工作开展过程中也会忽视文书档案信息化管理工作的开展和推进。

（二）文书档案管理人员的综合素质水平并不满足信息化建设的需求

我国医院文书档案信息化管理起步较晚，这方面的人才也较为紧缺。不少医院文书档案管理人员并不具备专业管理素质，对于信息化技术的应用也是模棱两可，所以医院文书档案管理人员的综合水平并不能满足医院建立文书档案信息化管理模式的需求。即使医院有意识引进一些专业的文书档案管理人才，但是会存在管理专业较为精通，但是对于医院文书档案并不了解的尴尬情况，在管理文书档案的过程中也会存在较多的问题，直接影响到文书档案的可循环利用。

（三）安全隐患

电子版文书档案管理虽然较为简便，但是数据库也会存在病毒威胁，一旦计算机被损害或者中病毒，那么文书档案极容易遭到破坏。电子版文书档案管理与纸质版文书档案管理的环境不同，纸质版文书档案只要周围自然环境不发生较大变化，例如失火、失水等，那么纸质版文书档案就会完整保存。但是电子版文书档案会因为计算机的中毒，或者人为原因造成的设备平台损害等问题产生毁灭性灾害，其面临的安全隐患在某种程度上要大于纸质版文书档案。另外，互联网具有开放性等特点，在进行文书档案传输利用过程中，文书档案有泄露的风险，一旦文书档案信息被泄露，对于医院，对于个人都是一笔不小的损失。

（四）文书档案管理质量水平较低

当前不少医院文书档案管理水平较低，体现了乱和差等方面。具体来说，第一，缺乏对于文书档案进行分类整理的意识，常常将文书档案进行随意堆砌，即使输入数据库也是本着录进去就可以的原则，缺乏对于文书档案的细化管理意识。借助计算机技术本应该可以更方便对文书档案进行分类整理，但是输入时的乱导致后期文书档案应用难度大，影响到文书档案的利用率。第二，文书档案管理缺乏条理性，不少管理人员在对文书档案进行管理的过程中缺乏细节意识，忽视了文书档案管理中的时间、门类细化。医院文书档案管理质量水平的低下一方面因为管理人员的综合素质不过关，缺乏管理意识和责任意识；另一方面也与医院信息化基础建设水平较低有关。

五、关于提高医院文书档案信息化管理水平的有效方法探讨

（一）进一步增强管理人员的管理意识

管理人员必须要注重医院文书档案信息化管理工作的开展，从思想层面加以重视，只有意识层面重视起来，才能进一步落实到工作开展中去。因此，医院需要注重对于文书档案管理人员的选拔和培训。第一，医院在进行文书档案管理人员的选择上需要谨慎，明确信息化时代下文书档案管理人员需要具备的业务素质，选择管理意识较强的人进入到医院文书档案管理部门。第二，要做好对于文书档案管理人员的培训教育，进一步增强管理人员的信息化管理意识。第三，对于管理工作的开展要定期检查，加强对于医院文书档案管理的力度，从而对于管理人员起到一定的激励监督作用。

（二）完善文书档案信息化管理和应用制度

基于完善的文书档案信息化管理和应用制度，管理人员在开展信息化管理时才能有所依据，工作效率也会有所提高。对于文书档案信息化管理和应用制度的完善，主要从以下几个方面进行：第一，要设置专门的文书档案信息化管理机构部门，进行医院文书档案管理工作，同时也要从领导层方面加强对于该机构部门的重视。第二，需要明确文书档案信息化管理和应用的有关规范条例，结合医院自身发展的实际情况来制定针对性管理规范，让文书档案管理工作的开展在框架内运行。第三，进行责任的细化，明确机构的职能范围和有关人员的责任，这样可以优化文书档案管理的流程，一旦出现问题可以第一时间找到责任人，进行问题的有效解决，防止问题的严重化发展给医院带来较大的损失。

（三）注重对于医院文书档案信息化管理和应用的投入

对于医院文书档案信息化管理和应用的投入需要从硬件设备和专业人才两方面入手。从硬件设备来说，医院需要加大对于信息化系统的投入，及时进行信息化管理平台和系统的更新，同时也要做好安全管理。从人才方面来看，医院不仅要引进管理人才，还要引进计算机优秀人才，做好对于文书档案管理人员的培训，不断优化医院的管理理念，提高医院文书档案的管理水平。

（四）提高文书档案资源利用率

借助信息化模式，医院需要积极做好文书档案资源的利用，进一步发挥文书档案的价值。第一，要做好文书档案的日常管理，从而方面后续的档案信息利用。第二，对于一些重点案例需要进行标注，方面后期进行科学研究和难题攻克。

六、结语

信息化时代的到来给医院文书档案管理既带来了积极影响，也暴露出过去医院文书档案信息化管理中存在的问题。当前医院在文书档案信息化管理方面有了诸多的探索，但仍然存在不少问题极需解决。对此，相关人员必须要注重医院文书档案信息化管理模式中存在问题的针对性解决。