图书情报与档案管理创新发展策略分析

陈仁昌 王冰

（潍坊市妇幼保健院，山东 潍坊 261011）

传统意义上的档案，是用文字形式进行信息记录的最重要方式，在法律法规的管理下，上至国家，下至个人，包含了各个时期、阶段的重要信息。日常生活工作中，调取、查阅档案是非常简单和频繁的，而传统纸质档案不仅容易损坏，也容易丢失，这种管理方法效率不高，而且极为容易出现错误，更无法适用于现在的档案管理和使用。计算机的普遍使用，使得记录、保存各种文字资料，特别是档案更简洁，更方便，通过对文件的分类分档，在提取和查阅档案时也更为快捷，按照档案编号或档案内容信息进行搜索查询，即可准确地得到需要的内容，大大提高了工作效率。

一、信息时代档案管理面临的问题

（一）专业化档案管理人才的缺失

网络时代的今天，档案管理工作已经不仅仅局限于整理和保存这几项内容，更多的专业要求也使得档案管理人才相对缺乏。信息时代的档案管理人员，不仅需要具有专业的文件管理知识，更要熟悉操作计算机的各项专业编程及APP 使用，确保文件存档的准确性和易查易找性；同时，高水平的综合素质也是档案管理人员应该具备的，从归类档案的分类到具体档案的有关价值等，都是专业人员应该了解的内容。档案自古以来，以历史的回溯为基础，有强大的历史价值，更有重要的参考意义，教育的价值和资本的演变都有重要记载。档案管理员往往是服务于现实，负责于历史，承载于未来，为国家、社会的发展、进步保存记录和证明。

（二）档案管理的相关法律法规亟待完善

档案不仅仅是个人资料，更是国家发展重要信息的依据和证明，一定要受到相关法律法规的保护。信息时代的快节奏，基础的传统的档案管理相关法律法规比较单薄，难以满足现实需求，补充并完善这些法律法规，显得尤为重要。档案具有一定的保密性，对于个人信息甚至是国家信息，必须通过完善的法律法规进行管理，保证档案的价值属性不改变，也保证档案工作者的初衷初心不能改变，档案的使用流程、收集整理流程都是应该严格执行并进行监督管理的。档案管理工作者，应该依法依规科学、制度化进行工作，使档案发挥更好更高的利用价值。

（三）归档管理概念的更新

信息化时代促进了各行各业的改革发展，其中少不了档案、文件管理的进步和更新，各项APP 的出现及各行业档案管理办法的电子化，使很多文件管理工作者暴露出专业化、知识化的停滞不前，没有系统的学习和更新专业知识及工作理念，已经无法满足电子信息时代档案、文件管理工作的需求。传统方式过渡到电子信息方式，思维和行动的迅速转变不但体现在工作效率上，更体现在行业竞争中，档案管理员应该具有敏锐的嗅觉，详细完整归类的能力，认真务实的工作态度，及时反馈修正的工作习惯，高超的编辑、研究工作能力以及熟练地计算机技能等，这样才能提供完善合理的获取信息的渠道和方法，协助档案、文件使用者的需求；在工作中，档案管理工作人员还应不断更新自身知识内容，充分利用管理概念和方式对档案等文件进行保护和处理，面对日新月异的信息化格局，既能成为信息化技术的使用者，更能成为信息档案整理的管理者。

（四）档案数据收集的繁琐

信息化时代，档案数据的提取和获得，都不会是单一的针对性的工作，会涉及到多个领域、多个部门、多个环节，因此档案数据的收集就要求更为全面和完善。国家、社会各系统、各部门、各行业的不同档案，交叉录入浪费人力、财力和时间，这也是档案数据收集的最重要最难解决的问题，统一的平台或者管理模块，成为当下的最大需求。

二、现阶段档案管理问题的解决方法

（一）从业人员工作观念的转变

现阶段档案管理从业人员的工作方法难以适应快节奏的信息化时代，转变工作理念，不再是单纯的文字记录和整理，而是通过各种学习提高充实自己的专业能力，改变工作习惯并调动学习研究积极性，满足并适应当前的工作需要。

（二）完善有关档案管理的法律法规

首先，要在法律法规的要求下做到档案管理的保密性和保护性；其次，补充完善信息化形势下的法律法规，能在网络中对各种档案进行保护，保证其原始性和统一性；再次，促进档案的规整性，获取的流程、渠道安全性。

（三）专业人才的培养和培训

培养符合当今信息化时代的档案管理人员，应注重以下几个方面：⑴提高在职人员的集体、专业培训教育；⑵吸收引进专业化档案管理人员及计算机专业化人员；⑶合作重点大学、重点专业，培养定点人才或合作专业化教育；⑷开展档案管理人员基础技能培训考核，择优用人等。

（四）档案收集方式及策略

科学技术的发展离不开创造和创新，整合已有的技术、资源、力量、知识，创新成为中国科技，具有重要意义。书籍、档案文件、技术文件、情报等是当今比较重要的档案收集渠道，这些方面的已有知识的集成转换，配合档案管理的信息化转换，成为中国科技发展的坚强后盾。集成信息不仅仅是各方面档案的综合，更是对分类档案管理的更高要求，从单一的资料转换成关联到很多方面的综合信息，满足全世界人民的查阅需求，是一项具有重大意义的工作。档案管理人员应运用自身的计算机能力，通过创新、创立共通的链接、平台或其他形式，使集成信息更多地被灵活使用；研究人员更应将理论与相应知识系统化的付诸实施，保证档案管理内容的多样化、多类化；档案收集人员更要加强收集档案的全面化，广泛化。

三、新时代档案管理风险管控

（一）计算机信息管理都是通过数据导入再保存在系统平台的方式进行，这样就容易产生无法独立可控的风险

现存的部分平台数据编程使用时效有限，编程的技术独立性有待提高，这会影响档案管理的可操作性，这主要是来自软件供应商的特定原因，一旦供应商出现问题，平台无法打开使用，会导致保存档案无法使用无法查找，造成不可逆的损失。

（二）文件、档案专有化的存储格式，使得平台间迁移风险加大

档案数据的采集和存档都有专有格式，现有的文件管理模块并不统一开放，当两者产生矛盾时，存档数据就容易产生迁移和遵从性差的风险。不开放的存档方式增加数据复制的风险性，不被信任的存档方式和数据也就无法满足档案管理安全性的需求。

（三）随着计算机技术的不断开发，各种档案、文件管理系统、软件、模块不断升级，各种版本容易导致存档数据的差异和错乱，这就要管理人员不断迁移数据或者升级系统，但这其中存在的风险极大，无论是人工的操作还是系统升级出现的不兼容，都会导致档案的丢失和数据的差异，档案数据的原始性和一致性受到挑战。这一系列问题中，需要时间检验数据归档库的完整性和不变性，保证数据转换格式的安全性和兼容性，验证整个平台或系统的法律安全性和长期存储功能，保证随时的检索、分发和重用。

四、信息时期图书馆信息档案管理的创新与发展

图书馆是较为综合集中的档案管理设施之一，书籍、信息以及档案库集成于特定的实体。目前，世界上所有国家都将国家档案馆和图书馆作为重要知识、信息的集成实体，以各类信息、知识的来源和分类进行区分不同的书籍、信息、和档案，节约存储空间，减少人工工作负担。

书籍、信息和档案的交叉，主要分两种，书籍与档案的交叉和信息与档案的交叉。国家图书馆和国家档案馆中仍以书籍为主，提供知识性信息为主，将信息和档案关联集成其中，形成补充作用，这种集成形式的发展，存在以下集中形式：首先，书籍为主，情报信息和档案为辅的图书馆形式；其次，共同整理并统一进行档案管理原则和方法，横向间仍强化三者的不同作用类别；最后，形成单独的部门专门管理、监管和协调三部门的沟通和管理差异。

五、结语

信息时代，各行各业的各种信息满天飞，工作量之大、渠道之广、内容之复杂，无不体现出档案管理的重要性。随着计算机技术的纳入，信息化的档案管理技术更方便快捷地满足了收集、录入和查询使用的要求，而且减少了工作错误，是现阶段提倡全面开展的。对于档案管理人员，这是新的知识，新的机遇，新的挑战，用信息技术的系统化、专业化进行档案管理，不仅提高自身工作效率，更能适应和满足社会需求。档案管理工作符合社会高速发展的需求，既是科技进步的体现，更是国家富强文明发展的基础。