大数据背景下事业单位档案管理工作的创新

邰喆 白洁

（通辽市地方病防治站，内蒙古 通辽 028000）

事业单位档案管理工作必须充分挖掘大数据信息技术优势，积极开展档案管理工作信息化建设，将大数据信息技术融入档案管理工作中，在顺应时代发展的基础上，优化事业单位档案管理水平，为事业单位提供良好的档案数据信息服务。

一、推进事业单位档案管理改革的意义

信息化的普及应用，给档案工作单位带来了新的发展机遇。充分利用信息技术开展工作，运用大数据处理技术以及采用先进的大规模信息技术保存档案，能更有效地整合各方面资源，更清晰地展现出单位发展脉络，从而明确思路，做好长远规划，促进事业单位有序发展。

（一）提升信息化档案管理水平

大数据时代下，事业单位可以运用科学技术提高档案管理工作效率，这是档案管理改革的重要路径之一。信息技术的发展为事业单位档案管理改革指明了方向，帮助工作人员更加便利地开展档案管理工作，推动档案管理朝向智能化、信息化、实时化方向发展，更加有效发挥档案对于事业单位的重要作用，化解传统档案管理模式下的管理弊端，提高管理工作的科学性和有效性。

（二）实现档案管理工作现代化

做好事业单位档案管理改革工作有利于提高档案管理的整体效率，通过档案管理改革，形成标准、系统、完备的档案管理模式，将能够大大降低人为因素对档案管理工作的影响，形成规范有效的档案管理运转体系机制，促进档案管理工作迈向现代化，推动管理顺应时代发展需求。深入实行档案管理改革，运用现代化档案管理技术，能够不断强化事业单位档案管理水平。

（三）满足档案社会化服务需求

事业单位档案不仅属于事业单位，还属于全社会共同所有，近年来，我国在不断强化公共服务体系建设力度，事业单位公共服务能力日趋进步，社会公众对公益事业相关信息资料的关注度在不断提高，事业单位内部管理的日益公开透明化，需要不断提高自身价值，将大数据运用到档案管理工作中，推动其公共服务能力全面改革深化。

二、大数据背景下事业单位信息化档案管理存在的问题

（一）单位对档案管理重视度不高

在事业单位中，传统档案管理模式之所以长期得不到改进和发展，主要是因为对其重视度不够，造成这一现象的原因主要有三个方面：第一，单位工作难度大，档案数量多，工作量大，收集处理时间长，短期内档案管理效益不明显，因而单位档案管理工作不受重视。第二，档案的有效管理需要更多的财力、人力、物力，但短期收益不够，无法为事业单位带来明显的直接效益。第三，档案管理工作呈现出封闭性、边缘性特点，档案管理工作不受重视，单位对档案管理积极性不高[1]。

（二）档案管理机制不完善

当前部分事业单位在档案管理制度建设方面还存在一些不足，一方面，事业单位档案管理制度相对落后，很多档案管理制度已经运行了十多年，很难满足当前事业单位档案管理工作开展的具体要求。特别是在档案管理信息化建设背景下，对事业单位档案管理效率提出更高要求，但当前事业单位所运行的档案管理制度更契合传统管理模式，导致事业单位档案管理出现的新问题、新情况缺少制度依据，无章可循。另一方面，部分事业单位虽然对档案管理制度进行了调整和完善，但所做出的调整和完善只局限在某一方面，只能算是对制度的修修补补，没有对事业单位档案管理制度进行创新性的改革，不能规范和约束新时代事业单位的档案管理工作。

（三）档案管理信息化程度不高

现代化信息技术领域的进步，引起了各个领域工作方式的变化，各单位都在逐步采用现代化要素，但对信息技术的应用却进展缓慢。有的单位在日常工作中不使用计算机，在档案管理数字化、信息化发展过程中，如果没有充分利用计算机，就不可能创造提高信息化水平的基本条件。一方面，相关的信息和信息设备并不适合系统开发，系统访问受到严格限制，如果访问人数偏多，就会造成卡顿，甚至出现瘫痪；而另一方面就是事业单位缺乏相应的现代化技术支持，现代化意识不强，直接导致了档案管理工作的低效和落后。

（四）档案管理人员信息化素质和意识有待增强

档案管理人员的专业素质会对档案管理质量产生直接的影响，因而推动档案管理的信息化发展同样离不开高素质的档案管理人员。在大数据背景下，事业单位的档案管理人员应当逐步完善自身的专业素质，并且具备良好的计算机档案管理技术。但从现阶段的事业单位状况来看，大多数档案管理人员的专业素质都不是很高，在信息化档案管理方面的实践能力整体较弱。一些档案管理人员甚至认为，档案管理在事业单位的整体运营发展中发挥的作用非常小，因而缺失应有的责任意识，致使很难推动档案管理的科学发展。

三、大数据背景下事业单位档案管理工作的创新

（一）提高领导重视程度

首先，事业单位领导应充分认识到档案管理信息化建设工作的重要性，严格按照国家政策指向、法律规定推进档案管理信息化建设工作。要转变过去对档案管理工作存在的一些错误认识，提高重视程度，并对专职人员的队伍建设及工作质量提质提效提供更多人、物、财等资源支持，尤其是信息化建设所需要的相关硬件设施。第二，事业单位应深入开展调研，结合调研结果制定推进本单位档案管理信息化建设的具体规划。不仅要有长期目标的纲领，还要有实践指导价值的短期目标，并配套设计相关的管理办法和工作监督体系，确保各项信息化建设工作有序、按期推行[2]。

（二）优化管理机制，完善工作制度

事业单位中的档案管理工作的有效开展，对于管理人员的实际业务能力、专业素质等方面，都提出了比较严格的要求，在实际工作中，需要通过不断完善相关管理机制，健全档案管理工作制度，才能够确保各项工作有效地开展。因此，针对事业单位中的档案管理工作来说，需要从管理体系入手，制定出针对性的管理制度，细化管理办法，确保管理工作能够更加有序地开展。首先，需要从统筹规划、整体局势等方面，制定出全新的制度框架，对现有的档案管理工作制度进行全面调整，提升管理制度的完善程度和制约能力，为后续各项工作更加有效地开展提供基础支持。同时，在实际工作中，相关管理人员需要注重完善“持续管控”相关工作，保证档案管理工作更加可靠地开展。

（三）引入信息化管理方案

首先开展宣传教育工作，转变对档案管理的传统认识，强化管理者对档案管理信息化建设的支持，使其充分意识到档案管理信息化是目前的大趋势，信息化的档案管理是事业单位管理中非常重要的一环，单位的档案不再是单纯的文书，而是技术、知识、信息的传承和共享。通过信息化与档案的有效结合，档案更能发挥出它的作用。其次是为信息化建设提供充足的技术硬件的保障和资金经费的保障，包括应用一些比较高端或者先进的技术管理机制。传统的档案管理是应用实物存储，也就是纸质文本存储，而如今引入信息化后，更多的是采用无纸化的，结合互联网和数字化管理，使得档案管理者更加系统地整理、保存档案，使查阅者更加方便快捷查阅到所需资料。同时对信息化建设做较为详细的资金计划，用于向上级申请预算经费，其中包括后续的维护和更新资金，确保档案的技术保障处于长期稳定状态。最后是加强档案信息化的安全管理。事业单位在加强档案信息化安全管理时首先要重视档案数据资料的储存形式，积极利用数字化信息技术将档案资料进行虚拟转化储存，并进行备份另存。在档案储存的过程中要严格把控其规格、位置和储存路径，保证档案资料的信息化储存环境安全稳定。其次，要加强对病毒和黑客的防范，利用信息安全技术建立防火墙，并提升局域网建设限制IP 范围，从而保证事业单位的档案数据库和网站的访问受到保护，从而有效预防档案重要信息的丢失和泄露，为事业单位的档案管理信息化建设增加安全有效性[3]。

（四）构建信息资源共享平台，挖掘档案资料潜在价值

事业单位档案现代化管理不仅是档案管理方法的现代化创新，还包括档案管理模式的整体性优化。为此，事业单位应针对自身档案管理存在的不足之处，采取针对性的应对措施，提高档案管理的科学合理性，推动档案管理机制的规范化。在实际的档案管理工作中，档案管理部门应当确保档案现代化管理完全符合档案的标准，如对分类、编号以及案卷目录等项目都要做到标准化，且符合相关档案管理规定。同时，档案规范化管理应当做到有法可依，确保档案管理机制覆盖到档案管理的所有环节，从基础的档案信息收集整理到最后的档案归档，都做到严谨细致，避免出现档案信息遗漏的状况。在此基础上，事业单位可以逐步构建信息资源共享平台，将所有的信息资源放到共享平台上，全面实现档案信息的共享，提高服务水准，挖掘档案资料潜在价值。

（五）强化档案管理信息化服务水平

在大数据环境下，为了优化事业单位档案管理服务效率，必须要加快档案管理信息化建设，将大数据信息化技术融入档案管理工作当中，最大程度挖掘档案信息。转变传统纸质档案服务方式，充分借助计算机技术、信息化技术、大数据技术，对庞大的档案数据信息内容进行及时查找、传递、复印，第一时间为有需求的部门提供档案数据信息支持。此外，积极引入大数据整合技术、大数据挖掘技术、大数据分析技术，将单位各个层面、各个领域的历史发展数据进行分析，挖掘出历史档案当中潜在的价值，以便于为单位制定发展战略打下数据基础，协助单位各个部门实施管理创新。全面提升事业单位档案管理工作的信息化水平，真正实现档案管理服务优化，使档案管理服务更加具备针对性、高效性。

（六）提升档案管理人员的信息化素养

档案管理人员的信息化素养将对档案管理质量有直接的影响，因此事业单位应当加强档案管理人员的信息化培训工作，提高其专业素养。为了引导档案管理人员形成良好的自主学习意识与能力，事业单位可以采取激励策略，通过奖惩机制来引导档案管理人员参与到日常的信息化档案管理学习活动中，并对表现良好的档案管理人员提供适当的福利和奖励。除了专业素养方面的培育外，还应关注档案管理人员的道德修养，培养其责任意识，要求其学习先进的档案管理理念，为形成更加良好的档案服务体系贡献一己之力[4]。

结束语：在大数据背景下，信息化水平不断提高，传统的档案管理模式已经很难迎合时代发展的需求，因而有必要朝着信息化管理的方向发展。信息化档案管理对事业单位的发展有着直接的推动作用，不仅能够实现文字信息的数据转换，还可以减轻档案管理人员的工作压力，延长档案信息的保存时间，利于集中整合档案管理信息。