大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析

田晓海

（内蒙古自治区测绘院，内蒙古自治区 呼和浩特 010051）

档案管理工作是一项具有系统性、专业性、保密性和政策性的工作，随着社会经济的不断发展，事业单位档案管理也面临巨大的挑战。为此，事业单位需要及时更新观念，做到与时俱进，充分利用各种现代信息技术，加强档案管理信息化建设，从而实现档案数字化、信息化，推进事业单位的可持续发展。

一、事业单位人事档案管理现状

（一）事业单位档案检索和使用效率不高

部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关，如果检索效率低，势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题，就在于事业单位对档案管理重视不足，没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术，致使档案管理工作虽然进行了信息化建设，但并没有达到预期效果，特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要，在很大程度上降低了档案检索效率。同时，事业单位档案使用效率低下。事业单位保存的大量档案信息资源，能够在经济社会发展中发挥重要作用，但部分单位还存在“重管理、轻开发”思想，对档案信息资源开发重视不足，限制了档案信息资源的使用效率。

（二）缺乏信息化开发

大数据时代中，信息化的发展是一个标志性现象，数字化经营管理模式渗透到一家又一家企业，能够有效帮助企业利用科技与数据进行更加高效化智能化的管理，好处是降低管理的成本提高档案的利用率，但是，大多数事业单位依旧采用纸质形式管理档案，没有意识到数字化管理开发的重要性，也没有科学高效的制度来规整，单位内部的人事资料管理依旧是传统形式，不适应信息化时代，在组织活动中无法及时利用人事档案资料进行人才的任聘工作，影响工作效率。除此之外纸张保存管理也是难题，如果没有专人的维护和保养，很容易造成档案的损坏，降低档案使用的及时性与准确性，纸质材料也非常容易丢失，信息化程度的低下导致了档案本身有安全问题。

（三）重视度不够

事业单位与市场中的个人企业不同，属于为人们提供服务的社会组织，具有特殊性，而在这样的企业中，人事档案记录是非常重要的环节，是工作人员在实际工作任务中的情况，因为提供服务的特殊性质，个人情况与考核必须与德、绩、廉等职业素养挂钩，只有面面俱到，监督员工行为规范，严格保持事业单位入职门槛，才能发挥效益。

（四）信息化建设滞后

目前，各行各业都呈现出信息化、数字化发展的趋势，信息化手段的应用有力地推动了各行各业的发展，要提升档案管理水平与效率，信息化建设势在必行。然而从当前事业单位的实际情况看，信息化建设普遍滞后，投入不足，缺乏相应的软硬件设施，并且档案管理人员操作技能偏弱，难以充分发挥信息化设施的作用。

（五）专业人才匮乏

为保证事业单位档案管理质量，必须保证档案管理人员具有较高的信息素养和职业素养。但通过对事业单位档案管理人员工作素质和能力的分析发现，大部分档案管理人员并非专业院校毕业，专业能力和素养都相对较低，缺乏自主学习能力，对信息技术并没有进行自主学习，从而导致自身缺乏完善的知识结构，无法满足当前信息化档案管理工作的需求。同时，大部分档案管理人员由于能力不足，并没有掌握科学合理的档案收集、处理和存储的方法，在工作中缺乏良好的责任感，经常敷衍了事，并且遇到问题时相互推诿，严重影响了事业单位档案管理的有效性[2]。

二、大数据时代事业单位人事档案管理的创新路径

（一）信息化设施建设

目前，人事档案管理的关键问题在于信息设施的不完善。大数据时代，人事档案有信息化、科学化的要求。能够对高校的数据进行分析和整理，并安全地存储文件，都是企业人才未来调用和发展的必要环节。企业引进新技术首先要完善信息设施，这就要求机构加强软硬件设施的投入。只有实现基础，才能使原有的人事档案管理系统与数字化办公系统有效、准确对接，保证人事档案管理系统的信息化建设水平。大数据时代，人事档案的科学管理将为未来的任务带来极大的便利，事业单位将为信息设施建设奠定坚实的基础，保证企业管理的高效运行。

（二）利用信息化建设提高档案管理效率

事业单位传统的档案管理模式不仅程序复杂，而且还耗费大量人力、物力。因此，必须利用信息化手段提升档案管理效率。事业单位应将档案管理信息化建设作为重要工作加以推进。应结合事业单位档案管理实际，制定科学合理的档案管理信息化建设规划，明确信息化建设的短期、中期和长期目标，分步实施。同时，应转变原有的档案管理理念，要求各个部门密切配合事业单位档案管理信息化建设相关工作，充分调动事业单位各部门参与档案管理信息化建设的积极性和主动性。加大对档案信息化建设的落实力度，经常检查档案管理信息化建设的进展，及时研究解决面临的新情况、新问题。应对信息化建设给予足够的政策和资金支持，确保信息化建设的推进力度，提高档案管理效率。

（三）借助软硬件支持提升档案管理效率

事业单位档案管理效率的提升离不开信息技术的运用，因此必须引进软硬件设备，支持档案管理工作的开展。一方面，事业单位应购置一批先进的硬件设备，满足当前事业单位档案管理的实际需要。通过计算机设备、网络设备、复印设备、扫描设备的运用，将事业单位的纸质档案转化成为数字档案，与第三方企业合作开发事业单位档案管理信息系统，将数字化档案上传到信息系统，形成事业单位档案信息数据库，进而运用大数据、云计算等技术对事业单位档案进行分类处理，进一步提升事业单位档案检索效率，同时为后续档案信息资源的开发和利用创造有利条件。另一方面，事业单位应向档案管理部门和上级部门积极争取相关政策，特别是在事业单位档案信息化建设过程中，如果仅仅依靠事业单位自身来推进档案管理信息化建设，势必要投入大量的人力、物力和财力，显然对于规模较小的事业单位而言，会承担很大的经费压力。这就需要上级主管部门和档案管理部门的支持，为其配备必要的软硬件设备，统一推进档案管理信息系统的开发，解决事业单位档案管理信息化建设的燃眉之急[3]。

（四）强化技术保障

信息化手段的应用对于提升档案管理水平具有重要作用，事业单位应当将档案管理信息化建设当作头等大事推进，给予充足的人力物力保障。档案管理信息化发展的优势在于不仅可以实现档案资料数字化，同时也能简化档案管理的各个环节，降低档案管理人员的工作强度，也便于查阅档案资料。首先，事业单位要完善信息化设施，购置必要的软件设施，从而为后续工作奠定物质基础。其次，事业单位要建立起档案数据库，收录数字化档案，这样更加便于保管、调阅、转出转入，利用计算机可以有效简化工作流程。最后，事业单位要培养信息化专业人才，以充分发挥各项信息化设施的作用，同时要注重相关操作技能的培训，确保可以熟练操作。

（五）完善档案管理机制

事业单位内部要积极完善档案管理机制，制定严格的工作流程，确保档案管理人员在实际工作中有章可循、有据可依，包括档案整理、归档、保存、转出、转递以及转入等环节都要明确具体的流程，并严格执行。针对违规操作的档案管理人员要给予相应的处分，以此规范工作人员的行为。第二，要加大监管力度，完善的制度只有落实在实际工作中才能充分发挥作用，否则只能浮于表面，流于形式，难以起到实质性的作用，对此，事业单位内部要加强监管力度，对档案管理工作的各个环节实施监管，加强审核，确保档案管理人员严格遵守相关规章制度[4]。

（六）扩大档案管理团队

档案管理团队的综合素质水平直接影响着档案管理工作开展的质量。及时为事业单位档案管理团队注入新的活力、不断创新团队管理理念都是保证档案管理工作运转顺利的主要途径。在档案管理团队的日常工作和考核中，可以通过成立专门监督小组和制定相应制度来约束员工的行为。而且对员工要加强思想上的引导，及时召开思想交流会议，同时也可以通过后期的培训等方式来提升员工的整体专业素养，从而加强对事业单位整体的人力资源管理。同时作为优秀的管理人员，自身也要严格要求自己，需要具备专业的素养和良好的道德品质，坚决杜绝徇私舞弊现象发生，保证人事档案的安全。

（七）不断创新管理方式

管理模式的发展随着社会经济发展和产业结构模式的转型不断改变，即管理模式的创新和发展是日新月异的。如果相关管理人员没有创新意识，传统管理模式在新时代中的弊端和落后之处就会不断显现。对于创新管理制度和模式，还需要管理人员在发展的过程中，不断总结经验并进行探索，寻找新的突破口。

（八）加强档案管理人员的信息技术培训

档案管理信息化管理设计新型的高科技设备和技术，这就为档案管理人员提出了新的挑战，需要他们能够熟练地操作信息化设备，具备相应的信息化技术知识。同时面对信息化的档案管理，他们的档案管理知识也要有所更新和完善。总之，信息化的档案管理需要同时具有档案管理能力和信息化素养的综合素质人才。因此，我们首先可以从外面引进优秀的综合素质人才，创立一个同时具有档案管理能力和信息化素养的人才团队，增强事业单位整体的档案管理质量。其次，就是要重视对档案管理人员的教育培训，利用邀请专家讲座或是实际演练或是课程培训等方式，提升档案管理人员档案信息化管理水平。

结束语：简而言之，人事档案管理在公共机构的管理中起着重要作用。从以上分析可以看出，在大数据时代的背景下，有必要加强事业单位的人事灾害管理，实现大数据更快更好的发展。在升级过程中，有必要紧跟大数据趋势，从系统计划到人员素质的规划，建立系统、数字化、科学的人力档案管理系统，有效满足人们需求并更好地为人们服务的机构。