提升事业单位档案服务效能的思考

周贝贝

（博兴县政务服务中心，山东 博兴 256500）

结合机关事业单位档案管理实际情况来看，一直存在“重管理、轻利用”的现象，并且很多机关事业单位档案管理信息化发展水平不高，为单位管理和发展带来一定程度的阻碍。所以机关事业单位必须不断优化档案管理服务水平，创新档案管理模式，实现档案管理服务多元化。有序推进档案管理工作标准化、高效化发展。

一、大数据背景下提升档案管理服务水平的意义

大数据时代改变了人们的生活方式和工作方式。大数据具备巨大存储容量，并且可以获取多样化的数据信息，数据类型也相对较多。在大数据环境下，必须具备快速的数据信息处理速度，并且对海量数据信息进行处理，才能够切实保障数据信息质量、提取具备价值的数据信息。其一，积极借助大数据信息技术开展档案管理工作，对单位不同种类的档案信息进行高速处理，在确保档案信息高质量管理的基础上，挖掘具备价值的数据信息内容，为机关事业单位各项管理工作提供数据基础支撑。其二，在时代不断变换的当下，市场竞争日渐激烈，为了服务社会、服务群众，机关事业单位必须展现出自身的先进性，档案管理工作应该顺应时代发展，充分发挥出档案管理工作的价值。在档案管理工作当中引入信息化技术、大数据信息挖掘技术，可以有效促进单位信息化发展，展现出机关事业单位的先进性，彰显机关事业单位的社会价值，提升机关事业单位的综合竞争力。其三，借助大数据信息化技术开展档案管理工作，可以从根本上改变传统档案管理工作模式，促进档案管理工作的创新，并且增强档案管理工作人员的责任感，规避传统档案管理工作当中存在的弊端，缓解机关事业单位档案管理人才不足的问题。在大数据时代，积极发挥大数据技术手段、信息化技术手段的优势，已经成为单位档案管理工作发展的必经之路，更是提升档案管理服务的重中之重。

二、事业单位档案管理的基本要求

事业单位需要构建线上线下统一档案管理模式，实现档案数据信息广泛构建，着力建设智慧型的档案管理体系。重点加强软硬件的配置工作，充分运用智能化设备提高档案管理工作绩效。进一步改革传统的档案管理服务方式，发挥自助查阅、自动预约、自动管控等技术作用，能够借助互联网开展档案管理，有效减少档案检索服务的问题，构建科学化的对接机制，及时提高档案管理的效率。新时代的事业单位档案管理必须向着虚拟化方向发展，发挥各方面的积极配合作用，切实了解服务对象的档案使用需求，预测档案管理发展趋势，提高档案服务的质量，强化档案服务效能，满足各方面档案的使用需要。

三、事业单位档案管理服务存在的问题

（一）档案开发水平较差

当前机关事业单位档案管理工作存在开发力度不足的问题。虽然很多机关事业单位纷纷构建了档案数据资源库，但是数据资源库种类较少、信息资源不全面等问题屡见不鲜。在此基础上，很难对档案资料数据信息深入开发、深入挖掘，很难挖掘出档案信息的价值，直接影响了档案服务质量。机关事业单位的档案管理与服务水平，直接影响着机关事业单位的管理水平，若档案资料开发利用不得当，那么很容易导致事业单位的管理工作开展出现障碍，甚至影响事业单位各项工作稳定、有序开展。

（二）档案管理信息化水平较低

在信息化时代，社会各个领域积极开展了信息化建设。大数据环境之下，档案管理工作受到的影响极大，必须快速实现信息化转型。但是当前很多机关事业单位档案管理工作存在信息化水平滞后等问题，管理模式也较为单一。虽然一些单位积极引入了大数据信息化技术，对档案管理信息化发展起到了一定促进作用，但是因为我国档案管理领域信息化发展时间短、经验少，还有很多环节需要不断完善。很多档案管理工作者并未认识到信息化发展转型的重要性，并且缺乏一定信息化专业技术水平，导致档案管理方式落后，无法展现出最大价值。

（三）档案管理机制尚未健全

机关事业单位档案管理工作，想要真正发挥出其效用、实现高效服务，就应该具备一个完善、严谨的管理机制作为基础保障。但是当前很多机关事业单位档案管理工作的制度缺乏完善性，很多档案管理工作权责无法落实，导致很多档案管理工作人员在开展工作时，缺乏必要的程序、工作依据，工作随意性较大，直接造成档案管理工作效率、服务效率降低。即使一些机关事业单位档案管理实现了信息化转型，但也需要专业工作人员进行维护、更新、数据资料录入。若缺乏完善的权责划分，那么出现了工作问题，则会出现责任推诿现象，无法实现档案管理工作标准化发展。

四、事业单位档案服务增效的措施

（一）做好档案管理宣传工作

新时代档案管理要发挥媒体主阵地的作用，重视展示档案的宣传教育功能，推动档案管理建设走出去，逐步建立完善的档案管理体系，进一步扩大档案管理知名度。例如，拟定档案管理工作规划，依托专门展馆、展厅或其他展示渠道展示事业单位的发展成就和历史价值。积极组织开展各种展览展示活动，围绕主题节庆假日组织开展各种类型的档案展。还要向事业单位各层级管理人员与事业单位的服务对象提供档案服务手册，举办档案服务知识讲座，及时提供档案咨询服务，真正让档案走进社区，走向社会和提升档案服务价值。

（二）完善馆藏档案资源体系

为了适应社会发展的需要，要丰富档案资源内容，拓展档案服务途径，不断丰富馆藏档案内容。加大各类档案的接收力度，完善档案收集方案，确定档案收集重点，不断扩大档案收集的范围，延长档案的收集年限，进一步提高档案收集的质量。全方位地开展档案史料征集活动，不断优化档案馆藏资源，大力征集除文字以外的照片、影视或其他类型的档案资源。积极应用智能化的档案管理平台开展档案征集工作，发挥专兼职档案管理团队的工作用，尤其重视灵活配置各类档案资源，从而满足新时代档案应用的需要，提高档案管理整体工作水平。

（三）大力加强档案编研工作

档案编研工作是总结现有档案数据信息，提高档案应用价值，提升档案编研工作效率的手段。首先，明确档案编研工作主题，确定档案编研工作的要点，制定档案编研工作的具体思路，实现档案编研与社会发展需要相适合，实现各类文件资料的广泛汇集。其次，发挥红色教育的作用，由各事业单位领导主持档案编研工作，明确档案编研的责任分工，尤其引导业务部门从业务角度审视档案工作实践的得失。第三，多方面挖掘档案编研的成果，及时注入档案编研工作的新活力，形成科学准确的档案编研机制。档案编研应当反映社会生活的基本风貌，有针对性满足人民群众的需要，从而达到提升档案编研质量，实现档案编研个性化的目标。

（四）创新档案服务工作方式

首先，发挥档案管理窗口的重要作用，强调升级档案管理工作系统，打造专业化的档案管理工作平台。其次，大力推广建设一站式档案服务平台，强调线上智能化档案管理模式的广泛应用，实现档案服务由被动向主动转型，从而不断提高档案服务效能，解决档案管理的现实问题。第三，进一步体现档案数字化管理的优势，明确档案数字化管理的重点，建立专门的档案数据库，面向社会逐步放开，尤其满足群众对珍贵档案、民生档案需要，提高档案服务精准性。

（五）强化档案管理信息化服务水平

在大数据环境下，为了优化机关事业单位档案管理服务效率，必须要加快档案管理信息化建设，将大数据信息化技术融入档案管理工作当中，最大程度挖掘档案信息。转变传统纸质档案服务方式，充分借助计算机技术、信息化技术、大数据技术，对庞大的档案数据信息内容进行及时查找、传递、复印，第一时间为有需求的部门提供档案数据信息支持。此外，积极引入大数据整合技术、大数据挖掘技术、大数据分析技术，将单位各个层面、各个领域的历史发展数据进行分析，挖掘出历史档案当中潜在的价值，以便于为单位制定发展战略打下数据基础，协助单位各个部门实施管理创新。全面提升机关事业单位档案管理工作的信息化水平，真正实现档案管理服务优化，使档案管理服务更加具备针对性、高效性。

结束语：总而言之，在“足不出户便知天下事”的时代，机关事业单位档案管理工作必须充分挖掘大数据信息技术优势，积极开展档案管理工作信息化建设，将大数据信息技术融入档案管理工作中，在顺应时代发展的基础上，优化机关事业单位档案管理水平，为机关事业单位提供良好的档案数据信息服务。