社会保险业务档案管理的重要性研究

2021-11-28贺东兰

品牌研究 2021年8期

文/贺东兰

（偏关县人力资源和社会保障局）

近年来，社会保险业务量大幅增加，档案数量也呈现出快速增长的变化趋势，这对社会保险部门的业务能力、管理水平提出了更高要求。推动档案管理工作的规范化、高效化、制度化发展，关键在于从根本上加强对保险业务档案存放与使用管理的重视，完善并改进现有的管理体制，形成统一化的标准规范，在此基础上提高档案管理工作的落实成效。

一、社会保险业务档案管理的基本原则

（一）文档一体化

信息技术、智能技术等新型科学技术的创新发展速度显著加快，为各行业领域的现代化建设提供了有利的技术条件。在信息化背景下，档案管理工作需要秉承文档一体化的基本原则，这也是构建信息化管理模式的基础所在。实行文档一体化，主要体现在将文件有机转换为档案的整个过程中，且在全归档环节内，文件包含的所有数据信息都可以保持整体性，促使档案管理与后续的使用调用逐渐现场一体化的流程，确保档案工作能够稳定地与保险业务保持无缝衔接，提高信息共享的实效性。在高效化、信息化的管理模式中，主管部门的自动化办公体系会将社保档案纳入其中，以合二为一的方式统筹管理档案以及相关的数据文件。

（二）归档双轨制

在传统档案管理工作中，纸质文件是最为常见与最重要的管理对象，随着信息技术的创新发展，信息化文件数量越来越多，给社保部门的管理工作带来较大任务量。归档双轨制主要强调两种数据文件的同步归档，并综合考虑法律效力等多方面的影响因素，提高文件存放与管理的原始性与完整性，避免内部的资料信息遭到随意修改，为纸质文档向信息化文档的稳步过渡奠定良好基础[1]。

（三）前瞻性原则

对于社保部门来说，应充分认识到信息化、智能化管理的重要性，以前瞻性的视角推动档案管理工作的创新与变革，立足于现代化的管理模式，构建周密的档案管理体系构架，全面升级现有的硬件设施与软件条件，规范化基础数据的入库管理，最大限度提高社会保险业务档案管理效率，为文档的调取与利用提供及时可靠的便利条件。

二、社会保险业务档案管理的重要性

（1）参保人缴纳各种费用的收据是社会保险业务档案中的重要组成部分，做好此类文件资料的管理工作，也是为保险业务的顺利开展提供必要的基础保障。与此同时，档案除了会对参保人各项费用缴纳的具体情况予以详细记录，也可以为主管部门及人员提供真实可靠的数据资料，便于其了解各阶段社会保险工作的落实情况，以及各项业务的实际运行状态，由此可见，档案管理在整个保险业务中占据重要位置。（2）改进并革新档案管理，一方面是为社会保险业务的有序开展提供便利条件，另一方面也有利于减少或避免日常管理工作过程中出现失误或错误问题。对于保险工作而言，档案管理是一项不可或缺的组成部分，业务部门不仅需要为参保人提供良好的档案管理服务，确保其个人的数据资料得到妥善存放，也需要为经办机构监督管控工作的开展提供必要的参考依据[2]。（3）将先进的管理理念、信息化的管理手段引入并应用到社会保险业务的档案管理工作中，对整个保险行业的高质量、高效率发展具有显著的推动作用。与其他领域的档案管理工作相比，保险业务涉及的档案存放与使用管理工作具有较强的特殊性，其不仅涵盖参保人的基本信息，也可能包括其劳动保险的相关资料，一旦在管理或使用阶段内出现问题或差错，导致重要的数据信息遭到泄漏，必然会对参保人、经办机构带来不利影响。规范化档案管理工作，是保障整个业务体系信息安全的基础与关键所在。

三、当前社会保险业务档案管理存在的主要问题

（一）管理问题

面对社会保险业务的档案管理，许多工作人员都对其存在较多的思想误区，通常将其与办公室内其他类型的文书、档案等归纳到一起，然后向办公室推送开展保险业务过程中形成的所有文件资料，最后，再由专门的档案、文书管理人员对各种类型的数据文件是否需要归档处理予以判断，这样的管理模式显著降低了档案管理的效率，导致社会保险业务的档案文件、数据资料的存放与管理时常处于混乱状态[3]。

（二）载体问题

观察与分析当前各地社会保险业务的实际运作情况可以发现，对计算机、软件系统的应用已十分广泛，档案管理工作也逐步引入了以计算机为核心的多样化技术手段，方便快捷地生成、存储、管理与共享各种数据资料。在日常工作中，部分管理人员忽视了纸质文档与信息化文件的一体化管理，一味地依赖于计算机，寻求简单快捷的管理方式，导致许多纸质的原始凭证遭到散失。缺乏对档案管理不同载体的正确认识，是当前社会保险业务档案存放与使用管理工作中存在的要点问题。

（三）操作问题

当前，传统的管理模式与方式方法已较为滞后，难以满足日益增长的庞大的数据信息管理需求，部分管理人员在工作过程中存在违规操作的现象，导致保险业务档案管理工作效率低下，资料文件的分类不明晰，导致档案归纳出现错误、文件资料丢失的概率大幅增加。除此以外，装订阶段存在的失误问题也给档案后续的归档与使用带来诸多影响。

四、优化社会保险业务档案管理的有效措施

（一）构建健全的档案管理制度

建立完善的档案管理制度，是优化社会保险业务档案管理的基础与关键所在，无论是对当前档案存放与管理工作模式的革新与改进，还是对现阶段各个业务环节监督管控力度的提升，均需要规范健全的机制体系提供科学有效的指导，并与保险业务档案管理工作的实际情况与发展需求紧密结合。对于主管部门来说，应以现有的制度体系为基础，针对性地调整并完善细节与内容，立足于现代化的管理环境与技术背景，将先进、多样化的管理理念灵活地引入并应用到档案管理机制的构建与完善化构建中[4]。与此同时，加快推广对不同管理方式与技术手段的应用，引导社会保险业务的工作人员，以及负责档案存放、整合以及管理的工作人员，强化规范管理的思想意识，正确认识到做好保险档案资料管理工作的必要性。对于相关的协同工作机构来说，应进一步加大对保险业务档案管理各作业流程的监督力度，为各环节文件信息的保管提供有力保障。业务部门有责任、有义务按照明确的管理规定，将日常业务工作过程中形成的文件资料进行统一的收集与整理，做好相应的编目与装订工作，然后再将其向档案室中予以移交，切实提高保险业务档案统一管理的作业实效。对于管理人员来说，应对整个档案的收集、整合以及归档的工作流程予以充分了解，综合掌握各环节的作业特点，避免档案管理过程中出现文件遗失、信息不足等问题现象。尤其是在档案文件的移交阶段内，应做好相关交接手续的办理工作，确保文档资料的各个管理阶段得以紧密地衔接起来。一方面不同管理岗位需要将自身承担的责任与职能作用发挥出来，另一方面有利于降低原始数据出现混杂、遗失等失误现象的概率，为档案资料的后续使用提供便利条件。

（二）创新改进档案保存与管理方式

创新并改进现阶段档案资料的保存与管理形式，还需立足于完善可靠的制度体系，从纸质文件的管理与信息化档案的管理两方面入手，进一步提高社会保险业务档案管理的效率与规范性。在日常办理各项业务的工作过程中，社会保险的经办部门内经常会形成大量的证明文件以及相关的纸质材料等，常见的包括各种证件的复印件、不同类型的参保单以及繁杂的档案信息，数量庞大的文档资料不仅增加了业务办理人员的工作量，也给档案管理工作的高效进行带来较大难度。在长期的保存方面，纸质材料往往会受到温度、湿度等多方面环境因素的限制与影响，一旦存放时间过长，抑或是外借外调较为频繁，则档案很容易出现破损、遗漏或缺失等问题。在信息化的技术背景下，社会保险业务的档案管理工作应秉承与时俱进的思想理念，录入员可以采用拍摄照片、文字录入的方式，转化原本单一化的纸质档案与文件资料，构建与之对应的数字档案。在完成内容部分的录入后，编制电子形式的检索目录，再将有关的关键数据信息进行备份处理即可，这样便可以以电子档案的形式完成对大量数据资料、文件档案的整合与归纳。在此基础上，还可以采用发行社会保障号码的方式，构建相应的号码发行机制，以参保人个人的身份证号码为依据，给予其指定的劳动保险号码与档案号码，将此类号码信息统一起来，作为参保人办理相关社会保障任务的标识。这样，不仅有利于减轻档案管理人员的工作量，还可以结合参保人日常办理各项业务的实际情况，定期地更新并完善其个人对应的社会保障档案信息内容，对于参保人来说，可以按照自身的需求，对档案信息内的数据内容予以随时查阅。转变档案保存与管理的方式方法，需要着重加快对现代化技术手段与工作模式的灵活运用，为客户提供更为方便快捷的保险业务档案服务[5]。

（三）明确归档范围，规范管理操作

在以往的档案管理工作中，业务人员多会选择归档日常办理社会保险过程中形成的所有档案资料，以避免出现关键信息遗失或缺漏的问题，但这样的管理方式不仅会耗费较多的工作时间，也显著加大了的档案管理部门的任务量。明确归档范围，主要在于要求工作人员实行优化收集，站在实用性的角度上科学判断各类业务资料的利用价值，以此为基础，明确地区分其对应的保管与存放期限。在归档范围严格分级的情况下，重复劳动的问题现象得以有效避免。

现阶段，社会保险的工作业务主要分为两部分，一是征收，二是支付。在组织开展档案管理工作的过程中，应尤为注意两部分工作内容的区别，不得混杂征收与支付业务办理过程中形成的各项原始数据资料。一般情况下，一卷需要对应一个单位，涵盖一个内容，因此管理人员也应将收、支两条线予以明确划分开来，做好文档资料的存放与管理工作。实行统一管理的管控模式，需要将严格有效的相关存放、取用管理条例贯彻落实到实际工作中，充分考虑到各种档案资料与文件信息在类型上的不同，分别排序。