自然资源档案管理工作初探

文·李卫萍

自然资源档案反映了城市规划、土地利用、不动产登记管理、林业监管、矿产资源开发等工作的历史面貌，是自然资源部门服务中心、服务发展、服务民生的有力支撑，对于充分发挥土地、不动产、林业、矿产等各类资源优势，更好地为经济社会发展和民生保障服务具有不可替代的重要作用。随着机构改革的不断深入和政府职能的加快转变，自然资源档案管理职能持续加强，服务领域广泛拓展，工作优势日益彰显。自然资源档案部门应抢抓机遇，切实加强“资源、利用、技术、安全、保障”五个方面的工作，积极推动自然资源档案工作高质量发展。

一、加快科学整合，构建全面覆盖的档案资源体系

机构改革前，国土资源档案涵盖了地籍测绘、矿产管理、土地征收、土地开发利用等领域，机构改革后又增加了城市规划、不动产登记管理以及草原、林地、湿地等专业档案。自然资源档案部门应根据机构改革后的实际情况，按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）要求，及时修订文件材料归档范围和保管期限表，研究制定符合实际的自然资源档案管理办法，为做好档案工作提供基本遵循。应加大各类文件材料收集力度，督促文件材料形成部门按照“谁形成谁收集、谁立卷谁归档”的要求，扎实做好文件材料收集整理工作。特别是在开展重点工作、重大活动、重大建设项目时，应同步做好文件材料的收集、整理、归档工作，确保各类文件材料应归尽归、应收尽收。应树立“大档案”工作理念，稳步推进土地、不动产、林业、矿产等各类业务档案的科学整合，确保自然资源工作开展到哪里，档案资源建设工作就跟进到哪里。应认真做好电子文件归档工作，参照纸质文件材料归档的有关要求，统一自然资源行业文件材料归档标准，在办公自动化平台、业务服务平台开发建设相应的归档接口，把电子文件归档与各类业务工作流程无缝衔接，确保电子文件收集齐全、归档及时。

二、优化服务功能，打造高效便捷的档案利用体系

自然资源档案部门应树立“向前一步、主动服务”的工作理念，把服务中心、服务发展、服务民生作为工作的目标导向，围绕城市公共设施建设、重点项目建设、老旧小区改造、城中村拆迁安置等重点工作，主动对接用档需求，创新服务形式，积极运用新技术，改进查阅方式，简化查阅手续，优化工作流程，最大限度地为利用者提供精准化服务。同时，充分发挥机构改革后各类业务档案实现综合管理的优势，加强自然资源档案的开发利用，形成深层次、高质量的自然资源档案编研成果，主动为城市规划、旧城改造、房地产项目开发、林业监管、矿山治理等提供专业化服务。在确保电子数据安全的基础上，充分整合各类自然资源开放数据，积极推进线上档案资源的整合与共享，运用云计算、大数据等新技术建立一站式在线利用档案服务平台，依托电子政务网、自然资源门户网站、微信公众号、手机APP等途径提供全天候档案信息查阅服务。重点加强与周边区域、友好城市等关系密切地区自然资源档案部门的联络，开展广泛的跨区域合作，探索建立互联互通机制，打破档案利用壁垒，为社会各界提供异地查询、跨区域出证等便捷化服务。

三、提高防范能力，筑牢实用管用的档案安全体系

机构改革后各类自然资源档案实现整合，档案（馆）室藏量大幅增加，对档案安全管理工作提出了更高要求。面对新形势，自然资源档案部门应重新修订档案安全管理制度，紧密结合实际完善应急预案，加强日常演练，提高应对突发事件的应急指挥和处置能力，把防范和化解安全风险的措施关口进一步前移。应切实改善档案实体保管条件，严格按照档案法规、标准新建或改扩建档案库房，提高档案库房的安全防灾标准。根据档案安全管理需要，增配控温、去湿、消毒灭菌、灭火、防盗等专用设备，提高档案库房的防护能力。加强电子数据安全管理，按照信息系统安全等级保护和分级保护工作要求，建立档案信息管理系统安全保密防护体系和档案灾难恢复机制，确保电子档案的长期保存和利用。对重要档案实行异地备份，电子档案异质备份，确保重要档案绝对安全。加强对档案工作人员的保密教育，严格执行安全保密的各项规章制度，经常组织开展保密工作检查，健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，把档案安全风险降到最低程度，严防档案损毁和失泄密事件发生。

四、推动改革创新，锻造系统完备的档案技术体系

加快推进智慧档案馆（室）建设，把自然资源档案信息化工作纳入自然资源信息化总体规划，加快数字档案馆（室）升级改造，充分依托“自然资源云”技术框架体系，积极采用大数据、智慧管理等技术，建立覆盖收集、整理、保管和利用全流程的自然资源档案管理系统。借鉴智慧城市建设的成功经验，加快智慧库房建设，充分运用智能密集架、远程监控、自动化温湿度控制系统等先进技术和手段，助力档案实体管理。聚焦“数字赋能”，抓住档案工作单套制改革契机，开展电子档案生成、收集、整理、鉴定、归档、利用、保管、销毁的各个环节的研究，明确办公系统、业务系统电子文件归档范围和电子档案要素的构成要求。加强新技术研发应用，主动学习金融、税务、市场监管等部门的工作经验，积极争取把自然资源档案单套制改革列入上级主管部门和档案部门的工作试点。比如可以选择文件材料形成较多的不动产登记作为自然资源档案单套制改革的突破点，坚持从文件材料形成源头开始，探索建立电子文件从形成到归档的全过程管理机制，逐步减少纸质文件材料的形成环节和数量，确保单套制改革扎实推进。加快各类业务档案的数字化进程，将各类业务档案资料通过电子文件归档、原文扫描等方式，优先把文字信息、遥感图像信息、规划图信息等重要或常用业务档案导入、整合到自然资源业务档案管理平台，提高档案利用服务效率。特别要加快推进“一次办好”事项电子文件在线归档工作，尽快实现政务服务事项电子文件在线归档、安全保存、方便利用。

五、坚持多措并举，建立完善有力的档案保障体系

自然资源部门应加强对自然资源档案工作的组织领导，把档案工作纳入本单位发展规划、年度工作计划和工作考核指标，定期听取档案工作汇报，及时研究、解决档案工作的重大问题。加强档案工作人员配备、档案库房设置、设施设备采购、档案信息化建设等重点工作的统筹协调，为档案部门提供人力、财力、技术等全方位的工作支持。加强档案管理制度建设，客观分析机构、人员、档案资源、技术力量、业务职能等整合后出现的新问题，探索建立各项配套制度，制定覆盖自然资源全领域的档案工作流程，使档案管理工作的每一个环节都有章可循，推动档案工作实现闭环式管理，提高自然资源档案管理的系统化、专业化和规范化水平。加强档案人才队伍建设，把档案工作人员教育培训列入单位干部教育培训计划，选送档案工作人员参加档案工作主管部门、有关高校档案专业的学习培训，不断提高做好档案工作的业务素能。加强档案宣传工作，利用报刊、电视、网络等新闻媒介，广泛宣传自然资源档案利用典型事例，让社会各界充分了解档案的价值和作用，提高档案工作的社会支持度和美誉度，为自然资源档案工作营造良好的社会氛围。