中学教学档案管理的现状与改进意见

文·方岩

教学档案是记录和反映学校在“教”与“学”的实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。它全面反映了从教学计划的实施到教学质量检查，从课堂教学到实验教学，从学生的思想政治工作到学籍管理，从师资培训到教学设备，从招考新生到新生入学等一系列过程，是衡量一个学校办学水平的标志，又是进行教学活动和教学科研不可缺少的依据凭证。对于全面贯彻党的教育方针、深化学校内部体制改革、优化教师队伍、提高办学水平都具有重要的参考价值。加强学校档案工作，是学校指导工作、制定教学计划、总结经验、优化教学结构、提高教学质量的依据，也是评聘职称、选拔优秀教师以及编写校史等工作的重要依据，是评估学校自身地位、作用和功能的重要历史凭证。

一、中学教学档案管理现状

1998年为迎接档案室规范化达标，按照上级档案管理部门的要求，我校成立档案工作领导小组，校长任组长，副校长主管业务，档案人员制订计划，建立起学校综合档案室，集中统一管理全校的党政管理、教育教学、科研、基建工作、仪器设备、财会、声像、实物等各种门类和载体的档案。政教处、教导处、总务处、团委等各职能部门均确定一名兼职档案员，负责本科室的档案收集整理工作。笔者作为学校唯一的专职档案员，开始对以往收集但未整理的档案资料进行重新整理，建立全宗目录及案卷目录，使我校的档案工作逐渐呈规范化、标准化态势。2001年学校又建立起教师业务档案，保管教师应归档的证书及各类评比、比赛中获奖的荣誉证书，更加充实了学校档案的门类和内容。随着档案工作的逐渐规范及档案内容的日益丰富，档案在学校工作中作用也日益显露出来。比如为编写校史、出版校庆纪念册和创办校史展览馆提供大量珍贵的档案材料，有力地印证了学校的教学成绩和发展变化。比如，每年约能为40余人次的往届毕业生提供毕业证明、高中档案等，为其出国求学、寻找工作出具凭证材料，为学生的发展提供帮助。

二、做好教学档案管理工作的建议

（一）教学档案要收集齐全

教学档案及时、有效、全面地收集是教学档案管理工作的前提和基础。教师、学生和教务管理人员在教学活动、教学建设、教学管理中，形成了诸多具有保存价值的文字、图片、图表、录音、录像等资料，形成者及管理者必须依照档案工作标准对其进行收集整理工作，为后续的档案工作打好基础。

一是收集整理教学档案材料要遵循其形成规律，保持文件材料之间的有机联系，且格式符合规范。教学档案管理人员，要督促指导业务部门按照规范对其产生的教学档案进行及时收集整理，同时应制定合理的教学档案归档范围，制定相应的教学档案管理计划，力争做到对教学档案的收集有计划性和实效性。

二是由于教学档案的来源相对分散以及教学活动学年性的特点，使得教学材料的收集难度较大，教学档案的归档与其他档案也不能同步进行，很容易产生漏档情况，因此我们在教学档案的收集环节中应采取有材料就适时收集归档的方法，来确保档案材料的完整性。

（二）教学档案要归档科学

一要专人负责，主抓业务，全盘管理。教学档案的归档整理工作必须由专人负责，统筹管理，指导各科室档案员严格按照立卷归档标准和要求进行教学档案的分类、拟写案卷标题、卷内文件排列、编页码、抄写卷内目录等工作，以确保教学档案工作正常有序开展。

二要分类标准，整理规范，归档有序，移交及时。教学档案应按照档案整理标准按年度—事件进行科学分类，以确保档案资料的系统性、连续性。应按档案形成的脉络进行整理立卷，将档案资料按大类（种类）、小类（年度及部门）的顺序进行归档，并编制档案检索索引，做到归档有序、管理科学、查阅方便。为分清档案管理责任，在教学档案移交清单上，要详细记录移交资料的名称、年度、单位及数量，并由移交人、接交人及监交人分别签字，各自留存，以明晰责任。

三要努力实现教学管理现代化。应借助于学校办公自动化的有利契机，配备档案信息化管理所需的必要设备，对教学档案进行数字化存储、统计、分析、检索等，加快教学档案由传统手工操作向信息化管理过渡的进程。这首先要提高学校领导层和教职员工，特别是档案人员的现代化档案管理意识，加大对学校数字化档案室建设的投入力度，提升自身对档案信息化管理驾驭能力，为教学档案步入信息化管理时代夯实基础。

总之，教学档案管理工作作为学校工作的重要组成部分，在做好其收集、整理、归档的同时，应利用好学校档案资源，采用先进技术设备，运用科学的管理方法，实现档案现代化管理，以最小的空间存储档案，以最快的速度传递信息，才是新时期档案管理工作的必然归宿。