OA系统在办公自动化进程中的应用与探索

2021-11-28郭庆林

中国科技纵横 2021年11期

郭庆林

（福建江夏学院现代教育技术中心，福建福州 350108）

0.引言

现阶段，我国的办公信息化自动化已经得到快速发展，各行业、各企事业单位及中小企业，都已经逐渐关注自动化办公系统的使用，向着办公自动化技术转型。校内办公涉及到的行政要务工作较多，对办公信息化自动化的需求日益显现出来，为保证事务处理更加准确，工作效率和质量能够提高，办公自动化的应用和发展较为重要。

1.应用OA系统推动校园办公自动化进程

办公自动化最早是由国外进行理论与技术研究，其英文为Office Automation（简称OA系统），现阶段已经将文本、语音、图像、音频、视频等技术融合到办公自动化系统中。在我国，OA系统也得到了快速发展，其发展势头良好、普及效果佳，校内办公也开始注重对办公信息化自动化系统的使用。办公自动化从最早的Lotus12-3、WPS、MSOffice等单机办公应用软件开始，实现了企业的信息交流和共享无纸化办公。在实现个人单机办公自动化的基础上，各职能部门之间需要建立沟通和信息共享机制，企事业内部要实现协同工作环境，办公自动化需要拓展到整个办公机构的每个员工，确保所有员工均可实现办公自动化。

2.应用OA系统推动校园办公自动化的优点

校内办公主动适应互联网时代OA系统，在共享和传递以及使用信息时，更为方便、实时、快捷、高效地协同工作。随着信息化技术的深度发展，校园已经发展办公自动化进程，OA系统改变了复杂传统办公方式，能够实现办公的迅捷、信息采集的全面和数据处理的高效。在以大数据、物联网、云计算等信息技术发展为背景下，校内办公自动化已经向着新型无纸化、网络化、智能化的现代化办公管理方向发展，并将继续深化发展[1]。

3.校园OA系统在办公自动化进程中的应用

3.1 发文管理

校园办公应尽量减少办公的开支，降低办公的成本支出，有效实现内部共享各项信息资源，加强校园内教师间的交流，提高整体工作效率。通过利用办公自动化系统的发文管理模块，对校内和校外的重要发文进行管理，其中包括校内产生的发文和教育局、教育厅等二级单位所的公文。校内文件、党务文件、函件、行政公文、会议纪要等内容，办公自动化系统内部有文件起草、负责人审批、签字、校领导审批、签发和盖章申请等流程，经办人只需要根据办公自动化系统的流程要求，发起每一步发文的处理申请，待处理人通过申请，便可施行此步骤。通过办公自动化系统，可以清晰看出发文的申请、经办等全部处理环节，还可以完成格式转换和自行归档，并对日常的发文进行记录，以备随时查找，实现对信息资源的规整与管理。

3.2 公共模块管理

OA系统的应用，为校园办公提供了便捷，其系统包含校内人员的通讯录管理，还能够直观办公人员的日程管理，系统还可以反馈并提示个人待办事项以及他人提交审批的申请，避免了工作人员之间沟通、传递工作，还节约了时间，提高了办公效率。

3.3 文件合同管理

校外文件来源主要是与其他单位进行往来的通知、函、合同等，处理校外来文件和其他单位来函或签订合同，可以在办公自动化系统中按照学校的实际定制每个流程，系统在每一环节对下一环节处理人进行提醒。将外来文件、合同按标题、创建时间、内容及全文检索，在“收文登记簿”中以年份、收文字号、起止编号等内容进行检索，能够导出检索结果。办文流程流转完成后自动归档。合同的发起需要根据学校的合同模板，制作电子档合同会签单。由权限设定的对应人发起申请，以附件形式流转合同，系统支持修改附件并且保留修改留痕。办公自动化系统能够实现对每个合同进行分类自动编号，并由学校合同管理员生成最终版合同，合同可附带水印、二维码。实现合同分类、合同统计。流转过程中，流转信息能够被自动化办公系统中记载，便于合同管理员对合同状态进行查看。校内办公自动化系统具有较高的安全性、保密性，符合国家信息安全等级保护制度要求，对于使用人员需要进行身份信息确认，并保存下浏览使用记录，办公自动化系统施行操作权限管理控制，能够更好地确保校园文件、合同和函件信息的安全。校内办公时需要验证身份登录自动化办公系统，办公结束后退出，再次登录自动化办公系统仍需重新进行身份认证。自动化办公系统的服务器端有安全机制，系统日常工作信息及数据库自动全备份，备份信息进行核心数据加密存储[2]。

3.4 会议、活动行程管理

由于自动化办公系统的操作界面模块和功能十分清晰，操作流程标准，是校园办公规范化的信息平台，在校内通过自动化办公系统将各会议室、活动室的安排情况进行上传、公开显示，能够便于全体师生查询会议室和活动室使用情况，以及了解参会人员情况。将会议、活动行程管理的内容加到自动化办公系统，能够提高校园各会议室、活动室的利用率，会议管理包括会议室申请、参会人员管理、座位安排、材料管理等方面。系统可按照会议申请、审批情况每周生成会议会议室使用情况一览表。重要专题会议提前自动提醒参会人员的功能，包括校党委常委会、校长办公会参会人员统计等，提供校园卡、二维码、身份证等签到功能，实时显示应到会单位数和实际到会单位数。会前承办单位可上传会议议程、拟讨论材料等文会议材料，并在参会提醒中提醒参会人员提前查看，会后承办单位可上传会议纪。例如，周五前向学校办公室提交下周会议申请，重点确定会议时间、会议室和参会人员等信息，由学校办公室工作人员审核汇总、审定并发布。自动化办公系统根据会议申请审批情况，生成会议安排表和会议室使用情况一览表。

3.5 申请、审批、督办管理

为了能够提高校内办公效率，减轻校行政部门人员的工作强度。自动化办公系统取缔了文件、材料线下递交的行为，基于OA平台可以让信息完成线上的传递，实现提高办公信息资源和工作时间利用率的良好态势。由于传统的办公会导致存在工作分工不够清晰的情况，校内工作信息在上传下达的过程中，会存在各部门相互推脱，工作积极性差，导致工作被拖延，浪费时间的现象。建立办公自动系化后，这种现象得到了良好的改善，办公自动化系统的出现，能够将每个工作细节的责任落实到个人，能够事事有人做。办公自动化系统通过加强每个业务流程的审批过程，明确审批单位、审批负责人，使业务审批程序更加清晰、合理、准确。每个工作流程都有负责人进行跟踪、督办和归档，且每项工作的工作节点都能清晰、准确地呈现在办公自动化系统中，全程透明可视。办公自动化系统的业务流转功能对进度更加透明，使工作管理变得更公正。学校督查、督办的各事项，主要根据学校会议、文件和领导批示要求来执行，办公自动化系统能够起到对事项的督办作用，学校办公室可以对承办部门进行跟踪督办，掌握工作进展情况。承办单位要在办公自动化系统反馈的承办期限内，反馈处理过程及承办情况，并由小办公室监督下载时限内办结事项，督办流程可对相关责任人进行提醒。对于没能在工作事项中按照办公自动化系统工作节点进行的，可予以驳回处理，对申请不符合要求、审批超时、督办管理不力的情况，系统将信息记录，并作为个人绩效考核内容[3]。