高校办公室管理工作的新特征与新途径分析

谭丽华

（西南政法大学商学院，重庆 401120）

高等院校教育工作的任务不但包括大学生的专业知识教育，还应面向社会，顺应发展，不断创新，在教育模式和专业教育上不断寻求新的路径。应保持灵敏的嗅觉，善于把握机遇，勇于接受新的挑战，使高效整体机制和架构不断推向新的层次。高校办公室发挥各部门之间的桥梁和纽带作用，不但负责日常监督工作，更关注对学校师生的服务职能，在日常工作中促进各部门的协调发展，促进现代信息的传播，鼓励学术交流等，在高校管理中不断推陈出新，推动高校建设与发展。

一、高校办公室管理的工作内容

（一）辅助功能

高校办公室管理在高校的整体管理中具备一定辅助功能，其可以参与至高校的各项重大决策的制定，以及大型活动的开展之中，发挥辅助参谋的作用。在管理中促进商谈，给予合理建议，辅助领导做出最后的重要决策等。办公室管理可以充分收集能够供于参考的信息，对各项提议进行全面的分析考量，进而获得最终的最为科学合理的决策。在办公室管理工作的开展中，工作人员应发扬主人公的精神，积极主动的献计献策，在领导人有需求时给予积极有效的政策知识咨询服务。此外，工作人员应善于抓住事物的主要矛盾，顾全高校管理的大局，竭力辅助高校管理健康有序进行。

（二）协调功能

在高校管理工作中，办公室属于综合性管理部门，涉及学校中各项繁杂的内务、外部事物等，工作量大而杂。在管理工作开展中难以避免与其他部门的沟通联系。在此过程中，办公室可以在不同部门之间发挥统筹协调的作用，促进各部门之间的协商交流，对于存在矛盾的部门之间，予以积极的协调处理，维持高校各部门之间和谐融洽的关系，营造积极、友善、团结的高校工作氛围。

（三）服务功能

随着教育领域的发展与深化改革，高校办公室管理工作逐渐发挥重要作用，对于该校的整体运行具有重要影响。新时期高校办公室管理职能发生一定的转变，在工作中更强调对高校整体管理的服务性质。在素质教育的教育背景下，高校发展始终强调“以生为本”，关注学生的主体地位。在办公室管理中，应充分以学生为中心，为在校师生提供综合性服务。办公室管理的内容主要有档案管理、学生管理、教职工管理、日常管理等。然而传统高效办公室管理在工作中经常忽视对师生的服务，在新的教育理念影响下，其管理目标和服务职能的改变使办公室管理工作获得不断地创新和完善。

二、高校办公室管理创新的内涵及必要性

（一）高校办公室管理创新的内涵

高等院校办公室管理包含管理模式和管理方式的创新。首先，若想促进和实现高校办公室管理的创新，应先从转变思想谈起，从办公室管理和工作的传统观念和制约入手，打破陈旧观念的影响和内外因素的限制。第二，应对高等院校办公室管理有一个清醒的认识，事实上，高校办公室管理涵盖监督检查、信息传递、协调与服务等职能，不但肩负保障高校日常工作正常运转的责任，并关注提升学校办事效率。第三，办公室工作人员应具有全局意识，能够在先进理念和全局理念的引导下精准落实高校办公室管理工作的改革任务，确保各部门工作有序运行。除此之外，促进高校办公室管理工作的创新，还应关注在校职工和学生等的日常工作和学习，做好教师之间、师生之间的协调作用，使高校教育工作者充分认识到团队力量的重要意义，使所有教职工参与至办公室管理中来，不断提升高校的整体水平和活力。

（二）高校办公室管理创新的意义

高等教育是为国家输送高端高素质人才的重要渠道。随着高校规模的逐渐扩大和教育改革的不断推进，高校办公室管理工作水平的高与低直接影响着高校的对外形象，若其工作管理不到位，将很难获得社会的认可。高校办公室在学校中发挥综合服务的作用，管理校内大小事务，负责协商不同部门的沟通等，对高校的整体运转具有不可估量的作用。在高校办公室管理中时刻保持清醒的认识，做到与时俱进，不断创新对于高校的发展意义非凡。

三、高校办公室管理工作的不足

（一）制度体系不完善，执行力度不足

在长期的办学实践中高校均形成一系列管理制度，办公室管理也涵盖会议管理、合同管理、公文管理、印章管理、公务接待、车辆管理、信息和统计等多方面工作制度。但是随着教育的不断发展和改革，教育工作的内部、外部环境也发生改变，部分制度已经不适应新环境和新政策，极需制度的改革和完善。此外，关于管理制度的执行力度问题也是影响办公室管理工作的重要因素，部分工作人员或领导干部对各项规章制度选择性执行，或视而不见，在责任追究机制欠缺的情况下使管理制度失去应用的约束力。

（二）缺乏培训机制

在高校中多数教师以科研和教学为工作重心，在人才引进计划和培养计划中经常将侧重点向科研人员倾斜，办公室管理人员缺少进修和培训的机会。通常，高校办公室的工作人员均未经过岗前培训即上岗，在工作中“以干代学”的现象十分普遍，致使工作人员的岗位工作能力和职业素养不能得到持续性的提升。并且较多二级学院的办公室工作人员由辅导员、青年教师组成，整体业务能力不高，缺乏丰富的工作经验，被动服务，执行力若，直接影响着办公室管理工作的开展及效果。

（三）办公室管理制度陈旧

领导决策、授意和指示是高校办公室管理工作开展的主要依据，多数工作者经常在工作者被动接受工作任务，价值日常事务繁忙，很少有充足的时间进行独立的思考，长此以往就形成依靠现成经验和惯性思维处理问题的惯象。此外，部分办公室工作人员在工作中经常存在消极的心理态度，对待工作望而生畏，害怕处理不好各方面的关系等，对于新事物不乐于接受，不敢于创新。若高校办公室工作人员拘泥于陈旧的理念和工作模式，不愿意接受新事物，不敢于创新，就会导致思想观念滞后不前，甚至产生与高校整体发展目标的偏离，进而影响办公室的正常运作，对高校的整体发展造成不良影响。

（四）缺乏有效的激励机制

高校办公室管理工作任务量较大，且工作内容散碎繁杂，很容易使工作人员产生厌倦心理。并且办公室中激励机制缺乏，工作能力、工作量的差别与其薪资待遇等不成正比，会在某种程度上打消工作人员的工作积极性，缺乏努力工作的动力。此外，部分工作人员对自身的成长和工作前途考虑较少，面对职业发展中的天花板效应，会逐渐使其褪去积极拼搏的热情，也就影响其工作效率和工作质量。

四、高校办公室管理的新路径

（一）建立和完善管理制度

在高校办公室管理工作中，具有完善的管理制度是确保其工作顺利开展的重要依据。办公室管理工作相对琐碎、复杂，为确保日常工作的顺利开展，在办公室内建立并完善行之有效的管理制度十分必要，主要措施可以分为以下几点：第一，完善会议制度。会议召开之前做好充分的调研，广开言路，尊重并听取教师对教育工作提出的问题和建议，并详细记录，以为领导决策提供重要依据。会议审批制度严格化，切实规划并制定会议主题以供高校中教职工参加讨论。第二，完善岗位责任制。在办公室中明确划分不同员工的职责，将工作任务落实到个人，确保员工各司其职，各尽其责，人人有责，保证办公室工作高效、有序地进行，并能有效减少人力资源浪费和缓解工作挤压。

（二）提升工作人员素质水平

员工的职业能力和素质水平决定着其工作的效率与质量，高素质水平的工作团队能够将简单的工作优质的完成，将庞大的工作高效地完成。为此，为提升高校办公室的工作效率，提升工作人员的综合水平至关重要。首先，应提升工作人员的思想政治水平，中决定着工作者的职业操守和工作态度。加强办公室工作人员的思想政治建设可确保有效传达党和国家的教育方针。因办公室工作在高校中的特殊地位，决定了工作者的政治地位和思想水平务必与我国党政方针高度一致，以确保办公室工作立场与国家利益相一致。其次，应增强工作人员的业务水平。高校办公室是协调各项工作的综合服务部门，只有工作人员的业务知识充足，业务水平过硬才能满足工作的需求。办公室工作的特殊性要求工作人员应具备较强的综合能够力，可以独立处理和应对各种问题，以保证高校教学问题的顺利进行。所以，办公室工作者不但应具备相应的知识，还应善于交际、协商，能够妥善处理高校各部门之间，教师与教师之间，教师与学生之间，学校与家庭之间的矛盾等。在处理问题时能随机应变，维护好学校的声誉和利益，确保教学工作的顺利进行。

（三）树立新型管理理念

在高校中，办公室属于一个多元化的窗口，随着教育的不断发展和改革，教育领域的新生事物不断涌现，致使高校办公室管理中的传统经验和工作程序不能够适应新的发展需求。对此，在办公室管理工作中应重视引导工作人员转变思想，不断借鉴和吸取先进的管理经验，逐渐由被动接受过渡至自主创新，能够运用新型思维钻研办公室职能，运用新的观念为办公室谋求发展。对于日常工作中的突发情况，能够善于用创新能力和应变能力，力求在各方面寻求突破与发展。