提高企业收发文管理工作研究

李利

（国家能源集团陕西神延煤炭有限责任公司，陕西 榆林 719000）

引言：为顺应信息化时代的发展，文书收发文的管理工作必须加快创新的步伐，以此紧跟时代的发展主流，做到文书收发文工作的根本需要及要求。同时，有效地与现代化的信息技术相结合，依据企业的规章制度和法规，井然有序的工作，在日常工作出力中对公文的拟定、办理、管理等工作都要有序衔接在一起，提高自身的综合管理水平，增强自己的工作意识，从整体上提升整个企业的文书管理工作效率，从而为企业更加长期有效的发展做好坚强的后盾。

一、企业收发文工作的主要特点分析

（一）文书收发文管理工作的安全保密性

文书的收发文管理往往会涉及到许多机密文件和事项，而信息化技术的迅猛发展让公文泄密的危险系数持续攀升，要在公文管理过程中做到安全保密，就要求收发文的相关工作人员必须具有良好的职业道德，要有一定的防范意识，要加强对公文管理的各个环节的监督与指导。同时，文书在整理收发文件时也要及时做好登记，并进行保存，不要随处堆放，以免泄露重要信息。尤其是保密文件，一定要按照保密相关制度执行，做好详细的登记记录，确保公文不泄露、不遗失、不算坏。

（二）文书收发文管理工作的单调性

文书的收发文管理工作与其他的工作本质上存在差异，文书的收发文工作相对其他工作相比较为单调，周而复始，工作中不能有断档的情况出现，这样就缺少了多样性。即使文书收发文的工作比较单调，但这也是企业密不可分的重要组成部分，它关系着整个企业的整体运营，更是在企业内部起到了承上启下的重要作用。

（三）文书收发文管理工作的专业性

文书的收发文管理工作作为与各个部门的沟通桥梁，工作的任务也相对繁杂，很多时候不能提前预估工作内容及工作量。文书收发管理工作是面向各个部门和各个员工的服务型工作，身为文书收发工作者，必须有较强的沟通能力，能有效协调各部门之间收发文件的能力，对收文的签收、登记、初审、传阅、催办、答复，对发文的复核、登记、印制、核发以及后期的归档等等也要有一定的工作规范和准则，这就要求收发文管理工作者具有较高的专业素养，方能更好地完成自身工作。

（四）文书收发文管理工作的重要性

一个企业，经常会收发一些通知、通报、报告、请示、批复、意见、决议、决定、函、会议纪要等文种，文书收发管理者的公文流转不单单的只是呈送与下达，企业的正常运转及各项工作的有效开展都离不开文书的收发文工作，及时实现下情上报和上情下达，及时沟通等。所以说文书收发文工作是企业发展的重要载体，是企业顺利开展各项工作的助推器及传话筒，文书收发文工作直接会影响企业的工作水平和工作效率。

二、收发文管理工作的主要流程

（一）收文办理主要程序

1.签收。办公室对收到的公文应当逐渐清点，核对无误后签字，并注明签收时间。非涉密公文（含涉及企业普通商密和企业工作秘密的公文）主要通过电子公文传输系统签收。

2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

4.承办。重要综合性文件按公司主要领导批示意见办理，日常事务性文件按业务分管领导批示意见办理。批办意见中应明确办理部门或单位，对需要两个及两个以上部门或单位办理的，应指明主办部门或单位，未明确牵头部门的，默认排序靠前的为牵头部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

5.传阅。根据本单位负责人批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（二）发文办理主要程序

复核。已签批的公文，正式印制前，起草部门应当进行内容、文字、格式校对；办公室文书应当进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核，格式严重错误的，重新撤转到校对环节，由起草人进行修改；需要对文件进行实质性修改的，应按发文流转程序重新办理。

1.登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、发送范围等，并作详细记载。

2.印制。公文印制必须确保质量和实效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

3.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷量进行检查后分发。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过普通密码传输（传真）系统或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

三、企业书文管理工作存在的问题

（一）公文发文的重要认识不足

虽然文书的收发文管理工作是企业发展的重要组成部分，现在已经受到广泛的认识，但是部分企业目前仍然存在对文书收发文工作的重视程度不够的情况。比如有的企业在公司业务往来时总认为企业公文管理工作仅仅是办公室文书的工作，对公文收发文在整个企业发展中占有的重要性认识不足。还有的企业领导在对公文草拟的时候把关不严格，审核也不仔细，这样会导致所发出的公文上存在明显的错误。有的企业甚至认为公文收发管理工作是一项非常普通的工作，对专业的要求也不高，对企业的业务开展的帮助也不大。甚至还会在公文流转过程中出现积压和传达不及时的情况发生，影响了企业的后续工作开展。

（二）草拟公文的文书专业性有所欠缺

公文应具有一定的严肃性，要按规范的格式要求、精简准确的语言和特定的意向，是公文必须突出的基本特点和要求。可是在目前的部分企业中由于用人单位的人员匮乏、对文书的工作不足以重视，这可能导致写出的公文质量相对差一些，主要表现有：首先，语言文种使用的不恰当，对公文的文种了解的不全面，有时会出现自创文种、各种文种混用的现象出现；其次，公文的格式使用不当，上行文、下行文和平行文的使用格式区分不明确，经常出现各个版头混用、缺乏公文要素、字体也较为混乱；再次，在书写公文时用词不严谨，口语化、绝对化及命令的语气常有出现，更有甚者出现错别字、语句不通畅、这就影响了公文的严肃性；还有在公文书写中还会出现主题不明确，稿子虽然很长，但是整体用句散漫没有突出针对性；最后就是写出来的公文有时会实用性较差，文稿的书写和实际有一定的差距，虽然论述较长，却缺乏实际意义。

（三）不遵守公文书写的行文规则

行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，认真贯彻落实中央关于精简文件和为基层减负的要求，坚决防止和克服形式主义。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级的，应当同时抄送被越过的单位。公司正式行文要遵循公司发文审批程序。

向上级单位行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级单位，根据需要可同时抄送相关上级单位或同级单位，不抄送下级单位。下级单位的请示事项，如需要以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，不得在一份请示性公文中夹带多个请示事项。

除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

向下级单位行文，应当遵循以下原则：主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间应协商一致，方可行文。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。属于党、政组织各自职权范围内的工作，不得联合行文，原则上不得党、政交叉行文。

（四）公文的管理制度不完善

有些企业虽然建立了公文管理规定，可是随着企业的快速发展，日常工作量在不断加大，处理的公文数量也在不断增加，这样企业的公文管理制度难免会出现漏洞和不健全的情况。有的企业在公文流转时的标准和规范性没有完全统一，更有企业会消减其中的管理环节，这样长此以往就会导致文件管理工作的失控。部分企业对公文的重视程度不高，没有经过前期的调查研究及协调沟通就直接发文，在草拟的过程中对公文的文种使用不当，严重影响了公文的严肃性及规范性，这些都是企业亟须建立健全的制度。

四、提高文书收发文管理工作的策略

（一）建立健全的管理体系，提高制度化管理水平

企业要想发展得更长远，在行业内站稳脚跟，文书管理工作作为企业的重要枢纽中心，一定要强化制度落实，让企业更加规范化、科学化。所以办公文书要把公文规范管理，将建立健全相关的管理制度。定期对文书工作人员进行专业培训和考核，强化文书工作者的安全保密认识，并把公文文书的收发管理工作作为日常企业绩效考核的一部分，通过加强各方面的管理，切实有效的提升文书工作质量和工作效率，在推动企业的发展中贡献自己的力量。

（二）借鉴有效的管理路径，提升整体的规范水平

公文的形式不和日常的文章一样，公文有具体的书写格式要求，还有具体的语言规范，如果达不到这些要求，公文就没有了规范性。所以，公文的质量直接影响收发者对信息的领悟，切实提高公文的规范化是行之有效的。此外在文书收发公文的工作人员要有严谨的工作态度，在公文的草拟中要准确的切中重点，按规范的要求行文，把握好公文流转及审核等各个环节的质量关，切实提高办公文书的工作质量。

总结：由此可见，文书的收发管理工作作为企业的基础服务型工作，在大数据时期对公文的收发文工作人员的素质要求更高，工作人员只有不断提升文书收发文的综合素养，提高自己的业务水平，运用好信息技术的舞台，利用OA 办公自动化系统，根据企业工作的需求不断地更新和发展，切实提高工作效率，为单位的发展贡献自己的力量，做企业发展的坚强后盾。