新时代下提高档案管理有效性的策略探析

冯海生

（巴中市产品质量检验检测中心，四川 巴中 636600）

整体来说，档案管理是由专业人员在工作中统一归类、整理并保存工作文件、相关数据所形成的一种工作，用于记录已经发生的工作行为，但是优化档案管理工作实效的价值却远不止于此，有效的档案管理工作将便于工作人员在规定权限内查阅、学习档案内容，从中分析同类事件的处理方式，并对企事业单位未来的发展走向进行预估与风险防控，有利于规避同类问题，从而切实优化企事业单位的工作效率，使得企事业单位的发展能够更好地适应市场需求。但是，目前企事业单位中的档案管理工作效果并不乐观，具体存在如下问题：

一、档案管理现状反思

（一）管理人员素质良莠不齐

档案管理可归属于“后勤”“行政”部门，在招聘相关岗位人员时并不会严格筛查应聘人员的专业学历、工作经历，存在管理人员素质良莠不齐的现象。然而，档案管理工作任务十分繁琐，管理人员不仅要保存、收录工作过程中的重要数据、相关文件，更要分门别类地归档整理相关资料，完整保存、快速查询，且涉及内容之多、之广，都对档案管理人员的专业能力提出了较高的要求。但是，由于一部分管理人员的专业素质水平低下，难以遵守档案管理的系统性、准确性原则，并不能在档案管理岗位上服务于其他部门，导致档案管理工作效率低下，影响了档案的利用率。

（二）管理制度不够完善

古人云，“无规矩不成方圆”，规范的管理制度将对在职岗位的相关人员产生一定的约束、管控作用。但是，目前各大企事业单位并未构建完善的档案管理制度是普遍存在的问题，而档案管理人员在工作时比较随意、松散，个人管理风格突出，影响了档案管理的系统性、规范性。而且，由于企事业单位并未设置工作绩效的考评制度，并不了解档案管理人员的工作态度、工作进展，使得一部分管理人员出现了懒散应付、消极怠工的态度问题，无法及时归档、整理工作档案，甚至存在遗失资料、损毁文件等问题。

（三）管理设备条件滞后时代发展

目前，在信息时代下，关于“互联网+”的发展态势已经成为新时代的基本特征，利用信息技术去构建智能化、电子化的档案管理平台也将成为优化档案管理工作质量的一个研究切入点，也有不少学者都开始研究构建信息化档案管理机制的可行方式。但是，这就需要借助计算机技术、网络技术以及电子扫描机等专业设备去搭建电子档案库，然而目前很多档案管理人员依然习惯保管、收录纸质档案，不了解各类智能设备的操作方法，再加上企事业单位并未购入丰富的智能化档案管理设备、软件，无法顺利搭建智能化档案管理平台，落后于时代发展，也因此影响了档案管理事业的有效性发展。

另外，有一部分档案管理工作人员已经丧失了接触新事物、实现职业转型的发展动机，所以即便他们能意识到构建电子化档案管理平台的积极性，也依然存在得过且过的敷衍心理，依然只关注纸质档案资料的搜集与保管，缺少创新、改革意识。

（四）档案利用率不高

不得不说，企事业单位的档案资料数量是非常庞大的，只要企事业单位依然活跃在市场经济活动中，那么档案资料的数量便会日益增加，内容涵盖范围之广泛、数量之庞大都将使得传统的档案管理工作变得繁琐、复杂，也因此无法准确、系统地对其进行归类整理。同样的，这就使得工作人员在借阅档案资料时出现了翻阅任务庞大、耗时耗力，且准确度不高的问题，因此放弃借阅档案，使得档案的利用率非常低下。

另外，由于档案普遍具有保密性质，所以借阅档案必须要由专业的档案管理人员进行，因为工作态度怠慢、专业能力水平低下，影响了相关人员借阅档案的速度，无法及时解决企事业所面临的发展问题，导致档案无法发挥应有的价值，而这就使得企事业单位忽略了档案管理的价值，形成负面循环，并不利于提高档案管理工作的实效性，且逐步显现出“边缘化”的特点。

从现状反思中可以看到，企事业单位的档案管理工作面临着严峻的挑战，如果不进行改革与创新，那么档案将成为没有实际用处的文件资料，档案管理人员也无法实现自己的职业价值。因此，为了提高档案管理的实效性，可从如下几个方面入手：

二、提高档案管理有效性的策略分析

（一）强化档案管理意识，提高相关人员的胜任力

上文指出，因为档案管理无法发挥其应有的价值，导致企事业单位并不重视档案管理工作，所以在提高档案管理工作实效的实践探索中，企事业应该对档案管理工作保持应有的关注度，并且严格筛选任职档案管理工作的管理人员，强化档案管理意识，优化档案管理人员的工作环境。

举例来说，为了强化档案管理意识，企事业单位应带头制订档案管理工作部门的工作章程、岗位制度，从长远发展的眼光去看待档案管理工作。同样的，档案管理人员也要充分肯定自己的工作价值，认真、积极地完成档案管理任务，在工作实践中提高自身的档案管理能力。在本单位中，我负责药品检验检测报告书、原始记录等资源管理，以及薄层色谱、电子天平、重差、紫外光谱等仪器档案信息管理。每一天，我都会向各部门工作人员询问是否生成了新的工作文件、检测数据、检测报告等，并按照这些档案的属性归类整理，将同主题的档案按照时间线索整理到一个资源库中，在文件夹上标注该档案的内容属性、时间周期等信息，以便及时归类整理，方便日后查阅。随着档案信息数量变得越来越多，我则专门准备了档案登记册，记录各个档案的保存地点、保存时间，事无巨细，认真且周全地整理了检测中心所需的各类文件与数据。

（二）加强职业继续教育，提高档案管理人员的专业素质

档案管理工作人员的职业素养将直接决定着档案管理工作的实效性，而现代社会瞬息万变，档案管理这一职业的专业要求、技术水准也随着时代变化发生着变革，而档案管理人员必须要树立终身学习、刻苦奋斗的职业态度，不断汲取新知识、新技术，才能在档案管理岗位上实现持续发展。因此，企事业单位应该组织档案管理人员继续参加职业教育活动，全面学习最新的档案管理工作技能，提升档案管理人员的专业素养。

在档案管理工作中，我经常与其他同沟通，认真学习他们在保管、归类、装订档案资料方面的成功经验，也会积极分享自己对于档案管理工作的具体看法，在交流与共享活动中提升着自己的专业素养水平，分享着自己的工作智慧。除此之外，检测中心也会根据实际情况组织职业技能培训，我通常会抓住每一次接受继续教育的机会，让自己去接触新知识、新思想，以便不断提高自己的专业素养。举例来说，近些年来，如何构建信息化档案管理平台已经成为本行业的热门问题，但是目前尚未完全普及。于是，我就参加了信息化职业培训活动，在行业专家的指导下学习了利用信息技术构建档案管理平台的方式方法，了解了常见软件的操作方式与功能优势，由此积累了专业知识。那么当检测中心搭建信息化档案管理平台时，我则能以最快速度适应岗位要求，掌握利用信息技术完成档案管理工作的关键技术。

（三）健全档案管理制度，提高档案管理实效

一个部门、一个单位的有序运转需要在一定的管理制度约束下实现，如果缺少了制度约束，那么工作人员将犹如一盘散沙，很难高效开展职业活动。为了切实提高档案管理工作效率，企事业单位则应制订、完善档案管理制度，切实强化制度约束、制度引领作用，从根本上提高档案管理工作的地位，使得档案管理工作逐步变得系统化、规范化，由此提高档案的利用率。

本单位已经制订了规范的档案管理制度，要求档案管理部门每日清点其他部门所生成的工作资料，根据档案信息的属性归类整理，必须标注档案的时间线，每月末、每季末、每年末与年中都会严格审视档案管理部门各项工作的开展情况，并且会向其他部门了解各类档案的利用率，找到利用率不高的档案，分析是否是因为档案管理人员的工作失误所造成的，而这与档案管理人员的工资、福利息息相关，能够在一定程度上提高档案管理人员的工作积极性，使其自觉遵守档案管理制度的规范要求。

（四）构建先进管理设备，实现智能化管理改革

随着企事业单位的蓬勃发展，档案资料数量会日益庞大，而这就会导致档案管理人员承受着繁重的资料整理、归档保存与查阅压力，那么解决这一问题的一个重要方式便是构建信息化的档案管理平台，充分利用信息技术的云储存、搜索等功能去提高档案管理工作效率，实现信息化改革。

为此，企事业单位便要购入先进的设备，在档案管理部门创建智能化办公环境，不仅要安装电脑、电子扫描机等，同时还要铺设智能网络，借助复印机、光盘等各类智能媒体去优化档案管理的工作流程，同时还可购买用于档案管理工作需求的智能软件，以便及时实现智能化管理改革。如果企事业单位提供了良好的智能化办公环境，那么档案管理人员则应积极学习智能技术的操作方法，保持积极学习、刻苦钻研的工作态度，主动转变工作形式，配合领导要求快速构建无纸化档案管理工作模式。

总而言之，档案管理工作将促使企事业单位顺利开展相应的工作，既能回顾已经发生的行业活动，也能从同类问题中进行风险规避与预防，使得企事业单位能够更好地适应激烈的市场竞争，实现持续发展。因此，档案管理人员要强化档案管理意识，兢兢业业、严肃认真，做好本职工作，且要以改革、奋斗的视角开展档案管理工作，不断提高自己的专业能力，在档案管理岗位上发挥自己的价值。