医院文书档案管理有效途径的创新思考研究

高露

（内蒙古医科大学附属医院，内蒙古 呼和浩特 010050）

引言：随着现代化医院的建设和推进，医院文书档案复杂程度和增多速度逐渐上升，与医院发展关系越来越紧密。需要合理掌握现代化医院建设所带来的优势，结合信息和计算机等技术来创新文书档案管理模式，增强文书管理成效和管理水平，确保文书档案管理能够具有科学、规范的特征。以此来带动和帮助医院朝向现代化、先进化发展，为医院医疗活动和患者救治活动开展打牢基础，增强医院社会服务能力。

一、医院文书档案所具有的特点

（一）专业性

医院文书档案主要就是针对医疗活动和工作情况进行记录，将情况真正反映出来，这也使得文书档案内容专业性较强。同时，医院在开展创新和现代化建设过程中，也会有效记录发展计划、诊治情况、科研活动、医院所制定的规章制度以及操作规范等，将其存放到文书档案当中，记录的数据和资料都必须要具备真实性和规范性，不能出现误差和失误问题，使得医院文书档案专业性较强特征愈发突出[1]。

（二）综合性

医院内部文书档案管理室作为医院内部重点管理机构，是管理医院档案资源存储的重要位置，档案室内的档案记录着医院人事、财务、医务等各种资料，来源于医院本身或者上级，资料具有较强规范性、指导性和合理性，还有一部分资料来自于和医院有关的各种文件内容，包含着编史修志等各种资料。再加上医院部门较多，文件资源复杂和分散程度较高，使得医院文书档案呈现出综合性特点。在管理文书档案时必须要针对不同文件来维护其完整性和连续性，定期展开文书档案整理工作。

二、医院文书档案创新需要遵循的原则

（一）文书档案管理规范化原则

在展开医院文书档案管理工作时，需要针对文书档案管理流程和事项，来构建一个规范化的管理流程，创建一个统一的归档和管理方式，确保文书资料在立卷归档时具有时效性、完整性和规范性特征，并重点管理归档内容，合理化展开立卷归档分工协作工作，将实践性和有效性当做基础，来对文书档案保管进行划分，确保不同文书档案可以保管到与之相对应的栏目当中[2]。同时，要规范化管理工作流程，对档案管理不同环节展开把关，并按照统一的方法来对档案进行维护。

（二）文书档案管理标准化原则

大部分医院文书档案都是通过公文进行转换而得到的，要将公文档案管理当做文书档案管理工作顺利开展的基础，严格管控公文档案质量，并结合公文质量来制定统一管理标准，确保文书档案管理具有标准化。例如：维护公文档案使用的公文纸需要符合国家规定，在公文档案中注明日期，确保记录清晰和规范，能够长期将其得到合理保存，将现代化管理技术应用到公文管理当中，维护公文管理成效。

（三）文书档案管理保密性原则

医院文书档案管理在科技和医院现代化建设影响下，文书档案内容逐渐分为电子档案和纸质档案两种，无论是哪种文书档案都需要将保密性当做管理重点。维护文书档案原始性。纸质档案在形成之后虽然极易丢失或者损坏，但是其更改难度高，可维护档案原始性，而电子文书档案因为形势和载体不够固定，在管理中可能会出现随意更改档案内容的情况，对于档案原始性和保密性产生影响[3]。因此，必须要基于保密性来管控好电子档案，确保电子档案内容不会出现丢失或者更改情况。

三、医院文书档案管理有效创新措施和途径

（一）创新文书工作与档案管理工作

文书档案管理和文书工作两者具有一定程度关联性和相似性，简单来讲，两者属于同一个工作在不同开展阶段所具有的表现形式。为使文书档案管理工作可以顺利开展，需要将文书工作当做基础，对文书工作进行全面了解和把关，确保文书工作能够真正落实，为文书档案高效管理提供基础保障。在开展文书档案管理工作时，文书工作人员，需要具备一定的档案管理意识，掌握与医院档案管理有关知识，在此基础上来开展文书工作，增强文书档案资料完整性、真实性、准确性。档案管理部门也需要将文书归档制度进行落实，监督和协调文书档案编制工作，确保医院档案管理工作能够一体化的发展[4]。

（二）创新文书档案信息化管理理念和管理手段

医院信息化发展和建设力度逐渐增大，信息化的更新、维护和信息检索优势在医院中发挥着重要作用。需要医院管理者将信息化优势当做基础，根据信息管理系统来创新文书档案管理形式，增强文书档案服务能力和服务主动性，将文书档案信息纳入到网络管理系统当中，在文书档案服务范围内来扩大和创新服务程度。把过往纸质文件中与医院有关重要数据利用先进软件和技术录入到网络数据库当中，且后续档案文件都需要根据内容来分类并存入到相应数据库当中。医院工作人员在查阅文书资料时，需要利用自身账号或者咨询管理人员来快速在网络中查找[5]。同时，要更新管理人员信息化管理理念，让管理人员可以高效展开文书档案信息化管理工作，通过信息化文书档案，来推动医院医疗、科研和教学的开展，发挥出文书档案在医院发展中所具有的价值，推动医院社会、经济效益的增强。

（三）创新文书档案工作环境

文书档案工作环境创新和优化主要就是指建设与文书档案有关的基础硬件设施和载体。基础设施和载体作为医院文书档案管理现代化、信息化开展的基础和关键，能够使文书档案管理获得强有力的支撑，如果与文书管理有关基础设施较为紧缺，就会造成文化档案各个工作程序受到影响，不利于档案管理工作创新和发展。因此，必须要增强对档案管理室内与文书管理有关的设备和办公设施配置力度，例如：配置完善的扫描仪、计算机、复印机以及文书管理办公软件等，还需要完善医院内部文书档案管理保存和阅览流程，对文书管理有关的办公室、阅览室进行创新，利用全新的管理环境来推动档案管理工作开展，确保文书档案管理工作能够具有现代化特征，增强管理水平、效率。

（四）创新医院文书档案管理技术

文书档案管理人员在开展文书管理工作时，不仅需要树立良好的现代化管理理念，还需要对各种先进管理技术和管理手段进行正确了解和运用，利用信息化技术来推动文书档案管理的创新，确保文化档案管理具有科学性。可利用信息技术来将文书档案归口进行创新，医院文书档案一般情况下会涉及到众多科室，如医务科、人事科、财务科、设备科以及档案管理办公室等，可将办公室当作医院文书档案收集、运转部门，将各个科室文书档案统一归纳到办公室，确保多头管理能够转变成为统一管理[6]。并结合信息技术让各个科室将完整资料从网络当中上交给有关部门，将收集到的文书档案有目标、有规划统一放置，避免出现文件过于散乱或者信息不健全情况，从源头上来维护档案保密性和原始性，为医院文书档案管理工作创新打牢基础。

（五）重点关注医院文书档案管理队伍建设力度

文书档案管理工作虽然无法直接为医院创造和提供经济效益和社会效益，但其对医院长远发展有着保障作用，可帮助医院制定发展决策。所以，必须要关注文书档案管理队伍综合建设，在医院内部构建一批拥有端正思想、过硬管理技术和较强信息化应用水平的文书管理人员。不断在社会和高校内部引进专业文书管理人才，并对医院现有文书档案管理人员进行培训，增强文书管理人员对现代化、信息化档案管理重视程度，积极组织管理人员参加以文书档案管理创新为主题的课程活动，确保人员能够拥有良好管理技能。此外，还需要定期针对管理人员思想展开教育，增强档案人员政治意识，为文书管理人员普及有关法律法规，确保医院重要和关键信息不会出现泄漏情况。鼓励员工扩展和丰富自身创新思维，探索更多文书管理手段来增强文书管理效率和质量。

（六）健全文书档案管理制度，合理应用激励机制

文书档案工作开展前提就是一个完善档案收集和管理的制度，只有不断完善管理制度才能确保文书管理工作有序、规范进行，为文书管理提供理论和科学依据，为管理工作提供帮助。此外，管理制度还可以让文书管理人员结合标准和规范要求来开展管理工作，确保管理工作能够具有方便特征，有重要理论依据。在完善管理制度的同时，也需要实施全面激励机制和责任机制。根据文书档案人员的管理情况和工作质量来给予充足物质、精神奖励，增强工作人员对文书管理的热情。对于技术水平较强的工作人员，要给予重视，并为这类员工提供晋升的机会，让其能够全身心投入到文书档案管理工作中，激励其他文书管理人员，推动档案管理工作创新和发展，增强管理工作可靠性和效果。

结束语：综上所述，文书档案管理工作对医院发展和经济效益提升虽然没有直接影响，但利用文书档案资料和数据可使医院在发展中获得重要参考数据，增强发展合理性和规范性。所以，必须要重视文书档案管理工作，不断转变过往陈旧落后的管理理念和管理技术，将计算机和信息技术融入到文书管理当中，创新和优化文书档案管理环境、管理手段，健全文书管理制度，大力培养与文书档案有关的信息技术人员，确保文书档案管理能够满足医院现代化发展需求，为医院发展提供助力。