刍议文档一体化在文书档案信息化管理中的应用

■ 张春生

“文档一体化”主要是指以高效管理、资源整合以及资源统筹为出发点，以信息技术为支撑对文书资料进行“一站式”“全方位”管理的运行机制。其集中体现了文书档案管理与信息化技术融合发展的趋势，是文书档案管理科学化、现代化以及规范化发展的必然要求。在档案管理内容日趋复杂的背景下，单位开始强化对“文档一体化”文书档案信息化管理的重视，为“文档一体化”在文书档案信息化建设中的应用创造了思想条件。但是，在实际应用过程中，仍存在数据库滞后、信息化程度低等方面的问题，对此，本文将从特点、问题以及应用出发，对“文档一体化”在文书档案信息化管理中的应用进行探析，以促进文书档案管理的创新发展。

一、文档一体化文书档案信息化管理的应用特点

（一）整体性

“文档一体化”文书档案信息化管理，将档案管理与文书处理两个独立个体，借助计算机技术实现了有机融合，实现了文书处理与文书档案管理的一体化管理，提升了档案管理部门与文书部门间联系的密切度，将文书档案收集、文书档案整理、文书档案归档以及文书档案存储等业务的统一，不仅有效提升了案卷质量，还推动了文书档案处理与管理的方便度与效率。

（二）效率性

“文档一体化”文书档案信息化管理，以办公自动化系统为支撑平台，实现了文件制作、审核、校对、立卷、文件归档以及编目检索等工作的全面自动化智能化，彻底改变过去人工立卷、编目、整理、归档模式，大大提高文书形成及档案管理的效率。

（三）经济性

“文档一体化”文书档案信息化管理模式下，文书档案的起草、录入存储以及档案采集归档等方面工作，皆可以借助自动化直接进行操作与管理，有效实现了单次输入与无限次输出，避免了手工操作中的重复性问题，有效节约了文书档案各方面工作落实的人力与物力支出，实现了经济性的提高[1]。

（四）规范性

相较于传统手工操作模式而言，“文档一体化”文书档案信息化管理模式，多项工作皆可以借助系统完成，在系统中预设操作单元，即可实现流程、标准、要求以及格式的统一，有效实现了文书处理与文书档案管理的标准化与规范化发展。

二、文档一体化文书档案信息化管理的应用问题

（一）范围不明

文书档案具有种类繁多的特点，且不同种类在作用上有所差异。对此，在落实“文档一体化”文书档案信息化管理工作的过程中，既要眼于某一范畴，又要从系统性、综合性以及协调性的角度出发，落实“文档一体化”文书档案信息化管理工作，但是，在实际的工作过程中，部分单位存在档案归档范围不明等方面的问题，使得文件归档存在对应性偏低的问题，部分文书资料因没有明确归档范围而出现归档遗漏的情况，进而导致数据丢失问题的出现，影响“文档一体化”文书档案信息化管理工作的整体质量。

（二）技术把控低

“文档一体化”文书档案信息化管理以数字信息技术为支撑，若数字信息技术手段融入率偏低，则会对“文档一体化”文书档案信息化管理的落实进程与运行质量产生不良影响。目前，部分单位存在信息技术利用率偏低的问题，具体表现为：办公系统、公文系统以及档案管理系统间存在连贯性较弱的情况，使得数据信息共享性偏弱，进而影响“文档一体化”文书档案信息化管理系统的工作效率；云共享技术应用度偏低，部分单位并未及时采购云存储空间，使得文书档案共享建设处于滞后状态；大数据应用率偏低，主要是指部分档案管理人员在数据挖掘与查找上效率较低，难以适应“文档一体化”文书档案信息化管理的实际要求[2]。

（三）数据库滞后

文书档案信息化管理系统数据库是档案信息化的基础，是实现“文档一体化”的必要支撑。但是，部分单位在数据库建设上存在滞后性问题。主要表现为：分类编号明确度偏低、专题建设工作缓慢、数据库建设分工不明等方面。

（四）安全管理缺失

“文档一体化”文书档案信息化管理落实，使得文书档案管理工作对物联网于互联网技术的依赖度显著提升，相较而言，网络安全对“文档一体化”文书档案信息化管理的威胁亦有所提升，但是，由于安全管理质量偏低，使得“文档一体化”文书档案信息化管理工作中，极易出现非法加密、病毒攻击、非法篡改等方面的问题，对单位利益造成损害。

三、文档一体化文书档案信息化管理的应用实践

（一）明确归档范围

归档作为文档一体化文书档案信息化管理工作的基础，对文档一体化文书档案信息化管理工作的质量具有直接影响，为避免归档错误、信息收集失当等问题的出现，单位应当对归档范围进行明确划分，一般可划分为以下几类：一是政策公文，政策公文作为单位决策与工作展开的重要依据，对单位日常管理工作具有直接影响，对此，应当将政策公文资料进行文档一体化管理；二是会议资料，会议资料主要是指单位多类别会议展开过程中，所形成的工作计划、照片录音、会议纪要以及工作报告等多方面内容，将之纳入到文档一体化文书档案信息化管理范围之中，能够为后期考核工作提供重要参考[3]。

（二）优化技术使用

针对于信息技术使用的优化，首先应当重视公文系统、档案管理系统以及办公系统等各个系统间的壁垒，实现数据信息的同步传输与一站式生成，用以提升数据传输的高效性；其次应当重视云共享技术的应用，单位应当与阿里云、百度云等云终端供应商达成合作，以实现非机密文件在上线级单位和同级关联单位的有效共享。

（三）优化数据库建设

针对于数据库的建设，首先应当及时落实文书档案的分类、编号以及著录等方面的工作，并通过制定相应规则的方式，实现文书档案的规范化管理；其次应当做好专题档案监理，用以提升档案管理的条理性与科学性；最后优化分工，应当制定相应规章制度，引导业务部门对文书资料初步处理，再有管理人员以数据库建设要求为依据，对文书档案进行精细化处理，之后再输入数据库之中。

（四）重视安全管理

针对于安全管理的优化，首先应当落实安全管理体系，提升管理人员的安全防范意识，在条件允许的情况下，应当聘请专门人员对系统进行维护与管理；其次应当对保密性文件进行分离管理，通过隔绝的方式，降低安全风险[4]。

（五）设定完善的文书档案各项标准

在现阶段文档一体化发展背景中展开文档管理要注重遵循相关章程，制定明确的规定要求。各项管控活动要基于规定标准执行操作，这样能保障文档管理规范化、科学化发展。现阶段我国针对文档档案管理制定的法律法规主要有保密法、档案法、归档文件整理规则等。各项法律法规制定实施能保障文档管理人员规范化开展文档管理活动。在当前信息化时代环境中，在加速文档一体化建设发展中。要注重基于单位内部发展现状，构建相对完善的文档理论系统。基于现有力量体系促使管理人员开展各项实践活动，保障文档理论体系能有效适应自身档案文档工作要求。此外，在文档一体化发展背景中，相关部门管理人员还要制定完善的档案技术标准。要在确定员工各项职责基础上，积极研究各类公文编辑、档案管理兼容性较高的操作系统。此项系统应用中要注重规范化遵循网络技术、数据库技术、信息存储技术各项标准要求。通过此类系统规范化运用能便于文档管理人员掌握各项操作步骤要求，掌握好文档安全性以及通用性。相关管理部门要注重遵循实践指导、学术先行基本原则，在理论以及实践阶段要注重组建更为完善的文档一体化管理模式，在实践探究中提升信息化建设成效。

（六）规范化整合公文流转系统与档案管理系统运用

公文流转系统即是OA 系统，其主要功能就是实现各类文件资料复制、信息检索、资料传输等。现阶段档案管理系统运用主要是用于档案资料存储、档案查阅、资料共享等环节中，系统运行中存有共通性。但是系统整体兼容性偏低，在文档一体化发展新时期，公文与各类档案管理之间要进行相互传导、实现信息共享流通，要求事业单位在长期发展中能整合档案管理系统与公文流转系统运用。相关部门要注重和各类科技公司之间强化协作，注重融入串联、并联技术应用。有助于提升文档管理系统运行兼容性，还要注重突出系统运行替换、系统更新等各项功能。这样能适应用户信息存储、录入要求，以此来提升文档管理系统运行成效。在目前信息化时代发展环境中，文档管理系统运行要趋向于综合化方向全面发展。注重构建综合性突出的文档管理机构，推动电子文件中心、数字档案馆建设，逐步转变传统分散化管理格局，这样能全面提升文档整体管控成效。

公文与档案管理之间差异性突出，在不同板式文件标准、格式要求中，对文档管理人员工作会产生较大压力。当前各部门要注重与科技公司强化合作，开发更多文档自动化转化应用软件。导入国内以及国际的文档标准，这样能促使各类文档基于内部软件应用展开自动化管控。例如北大方正提出文章依照CEB 版式进行显示，还能实现各类民族语言有效切换，实现不同文档格式的自由转换。

结束语：

综上所述，信息技术的高速发展，为文档一体化文书档案信息化管理的构建创造了条件。在落实过程中，相关工作人员应当重视，优化信息技术、加强数据库平台建设、加强安全管理以及归档管理等方面的工作，实现文档一体化文书档案信息化管理工作质量的提升。