精细化管理在医院档案管理中的实施途径探索

石青

（浙江省立同德医院，浙江 杭州 310012）

前言：医院当中的档案资源属于医院实现健康长远发展的一个重要数据资源，做好此类资源的开发和利用工作，可以确保医院在激烈的市场竞争中站稳脚跟，不断地增强自身核心竞争力，有助于推动医院持续向好发展。现阶段大多数医院都已经针对档案管理工作开展了信息化建设，为了可以进一步提高档案管理有效性，应注重打破传统管理思维，积极主动地融入精细化管理，持续提高档案管理的全面性、规范性、细致性，以此来为医院长远发展提供支撑。

一、医院档案管理工作的重要性分析

在我国经济社会持续高速发展的背景下，社会上各行各业在赢得良好发展空间的同时，也开始面临更为激烈的市场竞争。对于医院来讲同样如此，而一所医院想要在市场竞争中有效站稳脚跟，不断增强自身综合竞争实力，便需要高度重视自身内部档案管理工作的顺利高效开展。对于医院档案来讲，其涉及到了医院日常运营过程中方方面面的数据信息，承载着医院的历史发展轨迹、医院文化以及各类医疗工作内容，可以为医护人员开展各项工作提供重要的数据信息参考，也可以为医院发展规划提供强有力的数据信息支撑。在实际工作当中，如果档案管理工作未能做好，很容易出现档案信息过于混乱的问题出现，进而对医护人员各项工作的实际效率和质量都会产生严重影响，甚至影响到医院自身的长远健康发展。所以，为了避免此类问题出现，必须要切实做好医院档案管理工作，作为档案管理人员，不但要有严谨、认真、负责的工作态度，同时还有良好的创新发展意识，要可以结合时代发展变化以及国家相关法规和政策，积极主动地革新和优化档案管理工作，以此来保证档案管理的有效性，从而助推医院实现健康长远的发展[1]。

二、精细化管理有效融入到医院档案管理的重要意义研究

（一）有助于医疗服务水平的进一步提高

现阶段，精细化管理已经逐渐发展为一种极为重要的理论，并且被社会上各行各业进行广泛应用。对于精细化管理来讲，其强调的是管理方面的细致化，追求的是精益求精。将其切实落实到医院档案管理工作当中，可以全面优化档案管理工作的任何环节，使其得到有效分解细化，有助于更有针对性以及更为精准地为医院各种医疗服务有效提供数据信息保障，从而实现理论与实践之间的完美结合，助推医院医疗服务水平不断提升[2]。

（二）能够有效解决医患矛盾

对于医院来讲，医患关系始终都是一个重点内容，也是社会广泛关注的焦点话题，现阶段，随着医疗服务意识不断增强，如何有效调和医患矛盾逐渐成为医院日常工作当中的一个重要内容。而在这个过程中良好的档案管理工作，可以发挥出提供充分证据的作用，比如说：遇到曾经出现过的某个医患问题，通过精细化管理档案管理人员可以借助对相关档案资料的有效分析，来帮助医护人员有效解决类似的医患矛盾或者是降低误解出现的可能性，从而提高服务质量。除此之外，通过对精细化管理的有效运用，还能够进一步规范医院自身的档案管理机制，使得以往管理不标准、不规范以及患者信息滞后等相应问题得到解决，有助于促使档案资源成为解决医患问题的一个重要支撑，还可以进一步打造出较为良好的医疗服务氛围。

（三）能够更好地发挥档案价值

随着新医改以及档案信息化建设的持续推进，医院档案管理过程中更加注重深入挖掘以及发挥档案信息资源的价值，借助精细化管理能够与现代信息技术展开深度结合，促使医疗档案利用效率不断提高，使得档案信息资源可以转变为一种数字化的即时信息，可以直接服务医院的各个部门或者是医护人员，也可以直接应用到患者身上，从而改变信息不对称以及信息滞后的局面，有助于提高医疗服务以及各项工作的顺畅性。

三、医院档案管理当中针对精细化管理的实施路径研究

（一）从档案管理的整理方面实施精细化管理

对于医院档案管理当中的整理来讲，主要指的是对医院档案做出有效分类，在此环节实施精细化管理，主要指的是切实将一系列有价值的相应档案资料进行归档存储，然后将一些无价值的档案信息资料进行删除，以此来促使医院档案转变的更加精简，不但可以节省档案用房或者是存储空间，也可以达到医院档案规范化以及有序化管理的目的。一般来讲，医院档案涉及到的类型以及来源非常多，同时数量非常庞大，呈现出了较强的分散性、大量以及凌乱等明显特征，想要切实发挥档案的价值和作用，整理工作必不可少，作为档案管理人员可以结合“价值鉴定理论”来对档案当中所有资料信息的有无价值性做出科学合理的判断，然后根据相关标准和要求，开展筛选、归档，以此来简化医院当中的文档资料，达到“弃其糟粕，取其精华”的目的。具体需要归档的文件如下：

一是，上级机关下发的一系列文件资料，例如：会议文件、法规性文件以及一些重要批示等。

二是，医院当中的重要文件，例如：会议材料、大事记以及医院当中的规章制度还有历史沿革等。

三是，医疗技术资料，例如：各类医疗事件鉴定书、重要的病历信息以及相应医疗卫生法规等。

四是，科研资料，例如：课题计划、具体成员名单、一系列申请书、鉴定书以及相关论文等。

五是，基建材料，例如：医院基建项目合同、实际施工方案以及验收材料等。

六是，设备仪器材料，例如：各类设备仪器采购方面的申请书、实际使用记录或者是维修记录等等[3]。

（二）在档案管理的整顿环节实施精细化管理

对于医院档案管理而言，整顿主要指的是将一系列有价值档案资料做出科学合理的归置，同时做好相关标识，这样可以为后续档案资料的查询以及利用等提供较强的便利性，此环节的精细化管理，应该结合医院档案的一系列不同类型，然后由一些不同的部门进行负责，并且合理设定相应的存放区域。具体精细化管理策略如下：

一是，针对医院行政办公室陆续产生的一系列有价值档案，需要交由办公室人员开展收集、整理工作，如医院有档案管理系统，可由办公室人员负责整理上传，然后由档案管理部门集中进行存档，纸质档案存在档案室（下同）。

二是，针对医院人力资源部门的一系列有价值档案，需要交由人力资源部门相关管理人员负责收集以及整理，并上传至档案管理系统，然后由档案管理人员负责进行存档。

三是，针对医院财务部门出现的有价值的资料信息，需要由财会人员负责收集以及整理，并上传至系统，然后由档案管理人员负责存档。

四是，针对医院经营类档案资料，例如：绩效考核、各个部门工作计划或者是各大病种实际治疗档案等，需要交给经营部进行存档，而对于经营部的一系列管理制度或者是会议资料等，需要交由档案管理部门进行归档。

五是，针对医院医务类资料，必须要交由医务部门负责收集以及整理，然后再上传至系统，由档案管理人员进行归档等。

在有效明确档案具体负责部门以及负责人还有归档区域之后，还需要要求各个部门的相关工作人员切实依照规范好的分类以及时间来开展档案资源的整顿工作，在此基础上做好相关标识，对于数字化档案同样如此。除此之外，还需要结合医院自身的档案管理制度，严格明确档案的具体存放期限，并且对档案资料做好顺序排列工作，同时逐页进行编号；对于档案资料原件、复印件或者是底稿等也需要给出明确规格和要求，并且需要部门负责人经过审定签字之后方可进行归档[4]。

（三）从制度方面实施精细化管理

想要保证医院档案管理实现精细化管理，逐步提高管理成效，便需要注重从管理制度方面落实好精细化管理，尽可能地让制度更加精细健全，从而确保档案管理工作的各个环节、各个方面都有制度可依，出现问题有规章可循，从而进一步提高档案管理的规范性、科学性以及严谨性[5]。

首先，责任制度的精细化。医院领导者应该充分认识到唯有切实明确好相关责任才能够持续提高档案管理效率，所以一定要细化制定档案管理责任制度，切实将各项责任有效落实到各个部门以及个人头上，对此可根据上述整顿方面的内容进行责任的详细划分，然后与绩效进行挂钩，这样不但可以明确各个部门以及相关责任人具体职责和工作目标，同时还可以借助绩效约束其思想和行为，有助于提高管理成效。

其次，管理制度的精细化。切实结合《档案法》当中的内容，并根据医院自身实际情况，科学合理地制定一系列档案管理制度，例如：一是档案安全管理制度，二是档案保密制度，三是档案移交制度，四是档案保管制度，五是档案统计制度，六是档案销毁制度等，同时详细制定各项制度的具体内容，确保管理工作拥有较为良好的科学性、法制性以及规划性等鲜明特征。

最后，细化制定奖惩制度。对于奖惩制度来讲，是确保各项管理制度顺利执行的一个重要前提，更是对管理者思想和行为做出有效约束以及规范的关键，所以奖惩制度应尽可能地细化，在坚持“以人为本”的原则下，细分奖惩等级、奖惩事项以及奖惩方式等，以此来与各项管理制度配合，推动档案精细化管理确切落实。

结语：综上所述，在新时代背景下，随着医疗改革的不断深入，以往较为传统的医院档案管理模式很难再有效满足一系列新需求，也无法再充分发挥档案信息资源的价值和作用，所以有必要将精细化管理模式进行引用，以此来提高档案管理成效。文章先是分析了医院档案管理的重要性以及精细化管理的重要意义，并基于此，探讨了医院档案管理落实精细化管理的路径，以此来推动医院档案管理工作不断向好发展。