强化档案管理在国有企业内部控制环境构建中的作用

田杰

（吉林省股权基金投资有限公司，吉林 长春 130022）

档案管理是国有企业运行发展的重要组成部分，可在国有企业改革中发挥重要作用。认清这种作用，明确制约发挥其作用的主要因素，采取有针对性的措施，发挥好档案工作在深化国有企业改革中的作用，是值得我们认真研究的一个重要课题。在当今市场经济环境下，一个企业要想长久、稳定发展就必须从多个方面构建企业内部控制环境，这也是让一个企业有效控制资源和管理的关键。简言之，企业只有内控才能发展好。而档案作为企业发展至关重要的组成部分，直接反映企业历年来的活动情况和发展现状。为此，企业内部控制就必须将档案管理作为重要环节进行把控和管理，国有企业也不例外，只有强化档案管理，才能够构建好国有企业的内控环境。

一、国有企业档案管理的重要性

一方面，国有企业的档案管理能够详细记录企业的经营情况和管理内容，这是由于档案主要以文字和数据的方式进行保留和保存，不仅涉及内容复杂且涵盖范围也十分广泛。可以说，档案就是将企业发展历程直接落实到字面表达上，将企业管理行为和内控制度进行全面且详细地反映。另一方面，国有企业的档案管理能够帮助其不断加强内部管理和监督，这是由于档案具有真实性、全面性和规范性等特点，通过档案管理能够及时有效地审查当下企业活动是否合理，最大程度上帮助企业降低运行管理中可能存在的风险，避免经营损失的发生。

（一）能够为企业的改革提供有力支持

企业档案是对自身发展历程的有效记录，做好企业档案管理工作，能够帮助企业更好地推进企业经营管理、吸取发展经验和教训。尤其是在推进企业改革时，有效管理和利用档案，能够为企业改革的各项决策提供重要的依据性、参考性资料，提高各项决策的科学性，为企业的健康发展提供有力支撑。如企业在推出某些改革举措时，必须参考前期的企业发展档案资料中的相关信息，提高决策水平。

（二）能够降低企业的财务风险

国有企业会计档案管理的科学和规范，是保证企业正常且顺利运营的重要基础。在企业档案管理工作中，会计档案管理具有非常重要的作用。会计档案记录着企业发展过程中的每一笔资金变动情况，如果企业在改革过程中，能够对会计档案管理进行有效的管理和利用，并以此为基础编制财务风险管理方案，将会使企业改革中的财务风险得到有效的控制，确保改革的顺利推进与深化。

（三）能够提炼企业文化

对于国有企业档案管理部门和人员来说，在企业深化改革的过程中，比较重要的作用之一就是能够帮助提升企业文化。企业文化是其工作人员精神面貌的重要体现，更是企业的灵魂所在，而很多企业的优秀思想文化都会在自身的档案记录当中凝聚。在这种情况下，如果能够将档案工作做好，将会帮助企业实现自身文化的有效总结和提炼，促进企业文化发展。这不仅能够推动优秀企业文化的形成与发展，还能为相关改革工作提供思想引领，确保改革工作的有效落实。

（四）促进人力资源建设

在国有企业改革及人力资源管理过程中，档案管理工作会起到重要作用。国有企业想要在激烈的市场竞争中求得生存与发展，应重视人才的培养与使用，知人善任。在选人用人时，应详细查考用人档案，如个人的健康状况、思想道德情况、个人履历情况，甚至是人际关系和家庭情况等，而这些都需要前期的人事档案管理的真实性与可靠性作为保障。

二、国有企业档案管理工作存在的问题

（一）档案管理系统落后

大部分国有企业具有发展时间长和建立时间早的特点，因此在内部控制方面的诸多制度和水平均处于相对落后的状态。现阶段，大部分国有企业仍然使用传统档案管理方法，根本无法适应新时代背景下档案管理工作的要求和内容，而国有企业档案管理涉及的信息量大、内容广泛，甚至还涉及各个部门或上下级部门之间的沟通，这种相对落后的档案管理方式无法真正做到全面的信息收集工作，会直接导致档案管理系统收录的信息不全面，从而增加了国有企业内部控制环境的构建难度。

（二）档案管理人员综合素质偏低

当前，国有企业档案管理人员的综合素质普遍偏低，无法做到档案的细致化整理，而是仅仅对档案进行简单归纳，并未真正做到对档案的审核和检查，无法为企业内控管理提供切实的帮助。另外，国有企业中还存在兼职档案管理工作的情况，身兼数职的工作人员无法分配给档案管理工作更多的时间，严重降低工作效率和质量，且兼职档案管理人员由于非固定性，人员流动情况十分常见，从而进一步增加了档案管理工作和内控管理工作的困难。

（三）档案管理保管条件较差

国有企业由于成立年限相对较长，因此国有企业的建筑构造相对落后，加之长时间且大量的业务处理必然占用更多的空间，档案管理室内杂物繁多，且国有企业对档案管理工作的重视程度不高，使得大部分档案管理的保管条件较差，或即使有条件较好的保管环境，但诸如消防设置等安全设备缺失，一旦发生灾害就会带来严重损失。另外，大部分国有企业的计算机设备十分老旧，在进行档案搜索时速度缓慢等问题无疑增加了档案管理人员的时间成本。

（四）档案管理成本偏高

由于大部分国有企业在组织工程项目过程中档案管理内容的缺失，致使档案管理工作不仅在技术上落后，在成本上也普遍偏高。因此，很多国有企业仅仅针对工程项目中涉及的重要数据和资料进行收集和整理，而对图片、视频等可能增加管理成本的档案选择丢弃，以实现成本的节约。

三、国有企业内部控制环境构建中档案管理的改进策略

（一）完善国有企业档案管理系统

应以综合性档案管理中心为依托，建立健全企业档案管理制度，结合企业业务流程及工作经营环节，编制严格的档案资料管理流程，对每个环节的档案资料、数据进行精确描述，并分类管理，从而精细化管理各类档案。国有企业内部相关部门如有档案资料变化或更新，就应按照制度严格执行，快速上报，便于综合性档案更好管理，提升档案管理的准确性和实时性。国有企业需积极改进和更新档案管理系统，一方面，需建立与当前管理制度相符的新型档案管理安全标准，以档案收集和档案安全管理为主要方向制定计划并形成标准，经反复核查规范后予以实施。同时，完善后的档案管理系统需做到权责明确，避免工作内容不清晰而导致工作疏漏，且档案管理人员需按时上报工作内容和进度，及时发现问题并提出解决对策。此外，国有企业档案管理须顺应信息时代发展，积极推进电子档案管理的落实和实施，并努力做到通过电子档案实行数据处理和分析，便于更好地进行企业内部控制和风险防范。

（二）提高档案管理人员综合素质

要想更好地建立国有企业内部控制环境，就必须重视人才的培养。信息化时代背景下，国有企业档案管理部门也不例外，需积极培养和提高现有档案管理人员的综合素质，通过培训、学习和考核的方式将先进的档案管理技术和方法传授给档案管理人员，循序渐进地提升现有档案管理人员的综合素质。另外，国有企业可通过社会招聘或校园招聘的方式，面向社会大力引进具有高技术、高素质的档案管理人才。在夯实档案管理人才基础的同时还要切实有效地提高档案管理部门的工作能力和工作效率，确保档案管理工作质量，更好地构建国有企业内部控制环境。应将企业经营管理过程中所产生的信息资料整合管理，纳入档案管理范围。应对企业经营管理资料有一个基础性的掌握，熟悉各部门资料分类内容，更好地掌握具体的经营管理业务信息，并能够进行全面的监督和把控。当信息产生时，档案系统能够快速地自动捕捉相关信息档案资料，按标准规范进行存储和管理。

（三）积极改善档案管理保管条件

要想改善档案管理保管条件就必须加大档案管理部门的资金投入，及时更新档案管理部门内的基础设施和软硬件设备，建立档案查阅资料室用于档案存放、和保管，做好档案功能分区，便于日后查找。同时，在档案管理部门内部还需设立专用的档案柜、打印机、电脑等，便于档案资料更有序、更合理、更规范的管理，做到按时更新、及时整理、严谨归纳，真正实现档案管理保管条件的改善。由于档案管理跨越的部门较多，保障企业档案资料完整性的难度较大，有时会发生档案破损或丢失等现象，如财务档案中的原始票据较多，且不同单位的票据规格和材质不同，在翻阅和存储时很容易发生票据破损问题。此时，需要财务部门指派专人对票据和凭证进行过程管理，详细记录每个票据信息，努力保障财务信息的完整性

（四）通过信息化平台实现成本控制

国有企业档案管理部门在实现信息化管理创新的同时也要做好成本控制，一方面，需对现有的档案资料进行信息化处理和管理，从多个方面入手实现成本控制。同时，积极利用信息化传播沟通渠道进行档案成本的考察和预估，对从各个部门收集的档案信息进行汇总并制定成本方案，通过方案内容预估企业效益，尤其要针对档案管理部门内的收支情况做到及时跟进和掌握，对不同阶段内档案管理工作进行充分调查和分析，从根本上帮助国有企业档案管理部门适应当下市场变化的要求，提升档案管理成本预算准确性，实现更优质的内部控制环境。

当下，国有企业内部控制环境构建在档案管理方面尚存在诸多问题，档案管理系统落后、档案管理人员综合素质偏低、档案管理保管条件较差和档案管理成本偏高都是影响国有企业内部控制环境构建的重要因素。为此，需要通过积极改进和更新国有企业档案管理系统、提高档案管理人员综合素质、积极改善档案管理保管条件以及控制成本实现内部控制环境的有效构建，才能保障国有企业的长期稳定发展。