新形势下事业单位档案管理工作的优化策略

孙耀文

(吉林省梅河口市老干部活动中心，吉林 梅河口 135000)

在新形势下，我国的信息技术取得飞速发展，给各行各业提供先进的技术支持，逐步实现信息化建设的目标。事业单位的档案管理工作也要顺应时代发展潮流，对档案管理工作进行改进与创新，逐步实现信息化建设的目标，提高档案管理工作的效率及水平，给事业单位的全面信息化建设目标提供支持。针对事业单位档案管理工资在长期管理中存在的问题，需要逐一进行解决，逐步实现档案管理工作规范化、高效化、信息化管理目标。

一、新形势下事业单位档案管理工作优化的意义

在信息技术的支持下，我国的数字化建设脚步也在逐渐加快，事业单位也将信息技术运用到日常的工作中，数字化的信息记录模式也给档案管理工作带来新的挑战，需要推进档案管理信息化建设目标的实现。传统的档案管理工作一般是将纸质档案进行统一归纳及整理，但是新形势下，档案管理工作的内容显著增加，且档案的更新速度也在加快，如果沿用传统的档案管理模式，势必会拖慢档案管理工作的质量及效率。因此，优化事业单位档案管理工作十分重要。

（一）保证事业单位及职工的整体利益

事业单位的档案管理工作包括对单位内部职员的各种信息进行详细记录与保存，将职员在事业单位的各个发展阶段的各项工作进展情况进行规范记录，对事业单位的后续发展及工作调整提供有效支持，给事业单位的改革、评价以及回顾工作过程具有重要的价值，与此同时，档案也能对活动中心提供的各项社会服务所取得的成绩进行全面记录，作为重要的历史发展资料，这对体现活动中心在社会中的价值以及获得的评价具有重要意义。事业单位的档案管理对职员的各种升迁调动及培训评优等信息进行详细记录，不仅对职员今后的各项评选及考核提供参考，同时还能对一些退休职员的工龄进行正确记录，便于发放退休职员的各项待遇。因此，事业单位档案管理工作的优化能让档案的使用价值得到体现，同时对事业单位及职员的利益提供保障。

（二）保证事业单位档案的公共服务性及保密性

事业单位档案管理具有较强的公共服务型及保密性[1]。事业单位属于国家，并且有些单位主要是服务于全体公民的，吉林省梅河口市老干部活动中心就是为老干部提供开展文化活动的主要场所，组织老干部开展丰富多彩的文娱活动，在档案管理工作实现优化的背景下，能为老干部提供更加优质的服务，给老干部提供各种查阅及打印信息等相关服务。同时，对档案管理工作进行优化，能显著提高服务速度，减少办理业务的时间，提高工作效率。另一方面，事业单位是国家单位，一些档案的保密性要求较高，对档案进行有效管理能避免各种信息泄露的情况发生。

（三）有利于提升事业单位服务质量

大部分事业单位都是依靠政府拨款维持运营的，主要任务就是承担社会服务，其服务对象主要就是人民群众[2]。在推进事业单位进行改革的发展趋势下，需要对事业单位的工作成绩进行年终考核，考核的主要标准就是单位的服务水平，所以提高群众对事业单位服务的满意度是一项重要的工作目标。提高群众对事业单位服务的满意度，需要事业单位的全体职员保持良好的服务意识，并且具备规范化的服务流程，档案管理工作也不例外。档案管理工作的规范化能让事业单位的服务形象得到提升，同时对档案管理工作进行提升还能提高事业单位的服务质量，提高群众的满意度。

二、新形势下事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）事业单位档案管理制度不完善

在事业单位的长期发展过程中，各项制度都随着时代的发展得到同步改进与完善，但档案管理制度却没有进行同步提升，一直沿用过去的管理制度，与当前的时代发展趋势脱节，难以为事业单位的发展提供支持。即便有些事业单位建立相应的档案管理制度，但制度的灵活度不够，没有针对各种问题进行及时解决的作用，这样的制度形同虚设。档案管理制度的缺失导致对档案信息的收集不全面，在整理档案过程中出现档案不连贯的情况，让档案在今后的使用中出现困难。

（二）对档案管理的重视度不够

事业单位档案管理工作长期没有得到优化的主要原因就是相关领导对其重视度不够[3]。很多领导将事业单位的工作重点放在对服务质量及水平的提升方面，忽视档案管理工作的重要性，没有全面认识到档案对事业单位发展的支持及指导作用。对档案管理工作的忽视就会导致很多事业单位并没有针对档案管理工作设立专门的组织机构，在人员紧缺的情况下，会将档案管理工作交由办公室人员进行监管，但办公室人员并不具备相关管理能力，并且因自身岗位工作内容较多，没有时间及精力放在档案管理工作中，这也是档案管理工作一直得不到提升的重要原因。另一方面，很多存放档案的房间及档案柜的管理存在缺失，没有结合档案的实际存放需求对室内的温度及湿度进行调整，导致档案出现发霉或损坏的情况。与此同时很对电子档案的相关设备老化严重，难以对电子档案进行有效保管。

（三）档案管理人员的职业素养不足

针对事业单位领导对档案管理工作的忽视，将档案管理工作交给其他职员进行监管，这些职员并不具备档案管理的专业知识及技能，在管理中经常楚先生各种疏忽与错误，给档案管理工作的效率带来严重影响。部分事业单位虽然配备了专门的档案管理人员，但忽视对档案管理人员的培训工作，使得档案管理人员对当前形势下先进的档案管理模式并不了解，对信息技术的应用处在较低水平，不具备利用信息技术实现档案管理工作信息化的能力，档案管理工作的质量长期得不到改善，难以发挥档案管理工作的价值。另一方面，事业单位档案管理人员的流动性较强，对档案管理工作的交接不全面，档案管理工作的规范性得不到保障。

（四）档案管理信息化水平较低

在新形势下，事业单位档案的数量及档案的种类都在不断增多，给档案管理工作带来压力，利用人力对档案进行管理的模式已经满足不了当前的发展需求，人力管理档案需要耗费大量的时间及精力，并且管理质量难以得到保证。很多事业单位在发展中对内部的各项工作都实现信息化建设目标，但在档案管理工作中却没有推进信息化建设步伐，很多领导认为信息化管理就是提供基础的电脑设备支持，忽视对人员信息化管理能力的培养，档案管理人员虽然能在工作中使用电脑，但并没有准确认识信息化管理的本质。在纸质档案的存放中并没有建立相应的电子目录，在寻找档案过程中还是需要人工进行翻阅查找。同时没有建立信息化查阅平台，在寻找档案过程中还是需要对纸质档案进行借阅，在长期的借阅中纸质档案的受损情况逐渐加深，严重降低档案的使用寿命。

三、优化事业单位档案管理的有效策略

（一）建立健全事业单位档案管理制度

合理的档案管理制度是事业单位开展档案工作的充分必要条件。所以事业单位在开展档案管理工作时要制定一套科学、健全、操作性强的制度，并且保证制度能在实际的档案管理中得到落实。第一，要针对档案管理工作的各个流程进行详细的制度规定，如档案的归档、存放、使用、借阅、查阅以及销毁等。第二，要结合时代发展趋势，建立信息化档案管理制度，确保电子档案的安全性。第三，要将档案管理制度宣传到单位内的各个岗位，组织学习档案管理制度活动，并且对学习成果进行考核，特别是对档案管理人员，只有将管理制度进行全面掌握才能在实际的管理工作中做到通汇贯通。

（二）提高对档案管理工作的重视

对事业单位档案管理工作进行优化的过程中，最重要的就是提升单位领导对档案管理工作的重视度。首先要让单位领导从思想上重视档案管理工作对单位发展的重要性，加强对档案管理工作的投入，给档案管理工作的优化提供资源支持。所以，领导要发挥带头作用，将档案管理工作纳入到年度工作计划中，将档案管理工作融入日常工作的各个环节，提高各个部门与档案管理工作的紧密度，实现对档案信息的时效性及完成性。其次，要重视对档案管理工作的宣传，组织召开有关档案管理的相关学习活动，让单位内的所有职员都能认识到档案管理工作的价值，从而提升整个事业单位对档案管理工作的重视。

（三）提高档案管理人员的职业素养

档案管理工作的提升离不开专业人员的支持，针对事业单位档案管理人员专业素养不足的情况，首先需要聘请具备档案管理专业知识及信息化管理能力的人员，从根本上提高档案管理工作的质量。为确保档案管理人员的稳定性，需要提高档案管理人员的待遇，让管理人员对事业单位产生依存感，保证档案管理工作能够实现稳步优化的建设目标。其次要对档案管理人员进行定期的学习与交流活动，与其他单位或企业的优秀档案管理人员展开交流学习，掌握当前档案管理工作的最新发展趋势，学习先进的档案管理模式，借鉴丰富的档案管理经验，并且结合单位的实际管理情况对档案管理工作进行优化，不断提高档案管理工作的水平。

（四）加快档案管理信息化建设步伐

加强档案的信息化管理不仅可以增加档案资料的使用时长，还可以提高管理效率和资源利用率。档案管理信息化建设主要就是建立完善的信息化管理平台，通过平台实现对档案的规范、高效管理目标。事业单位领导要增加对档案管理信息化的资金投入，给档案管理人员提供有效资金支持。首先，在建设信息化管理平台前，要对平台的安全性及保密性进行全面考虑，确保档案信息能在安全的环境中得到有效保管与使用。其次，要将纸质档案进行数字化处理，将数字化档案信息在平台中进行呈现，便于查阅，减少纸质档案的使用频率，延长其使用寿命，并且能减少档案管理人员的工作量，提高工作效率。最后，要实现资源的整合，将档案管理与事业单位的管理平台进行融合，不仅能提升档案管理的效率，还能让档案管理的价值在事业单位的发展中得到全面体现。档案管理信息化建设目标的实现，对事业单位的整体信息化建设具有重要的推动作用，提升事业单位整体信息化服务水平。

四、结束语

纵观全文，事业单位档案管理工作中存在管理制度不完善、对档案管理工作缺乏重视、档案管理人员职业素养不足以及档案管理信息化建设不全面等问题，严重影响档案管理工作的效率及质量。因此，要建立健全事业单位档案管理制度、提高对档案管理工作的重视、提高对档案管理工作的重视以及加快档案管理信息化建设步伐等方式提升档案管理工作的水平，发挥档案管理工作在事业单位发展中的重要价值，实现档案管理工作在新形势下稳步发展的目标。