如何加强工程资料管理工作

闫剑荣

（国能准能公司基建工程管理中心，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

工程资料是建设工程管理及工程实体质量的真实体现和记录，是工程建设重要的组成部分。工程资料的记录、整理、收集必须真实、齐全、准确，才能保证整个工程建设系统工程的科学性和完整性。通过对近年来审计发现问题的梳理发现，工程资料管理中存在的问题还比较多，如何加强工程资料管理，是当前一项刻不容缓的工作任务。

一、建筑工程资料管理中存在的问题及原因分析

（一）存在问题及表现形式

一是资料签批整理不规范

原材料进场验收记录缺少进场数量、隐蔽验收记录无验收日期、材料先使用、后进场，施工组织设计审批日期在报审日期之前等问题屡见不鲜。

二是资料不齐全

进场原材料缺少质量证明文件，缺少分项技术交底，设计变更单、施工图纸（方案）会审纪要等

三是资料与工程实际不符

例如原材料质量证明文件与实际使用材料不相符，施工日志记录与实际不一致等比较严重的问题。

四是工程资料整理归档不及时

工程交接证书中显示签批周期长达3 个月，工程竣工验收日期与归档日期间隔长达2-3 月之久。

（二）原因分析

首先，各参建单位对工程资料管理的重视度还不够。目前在工程管理过程中，建设单位注重安全管理和进度控制，对资料的管理相对弱化。具体表现为在工程现场检查考核时，疏于资料的检查与考核，资料与工程实体严重不同步；其次，对资料中存在的问题不了了之，督促整改不力。其次对监理单位的监督管理乏力，导致监理单位在资料管理过程中未能起到应有的作用；再次，对资料管理手段落后。在信息化、网络化的时代，工程资料管理还停留在传统单一的线下纸质签批，相较于其他行业管理模式落后。

二、加强工程资料管理的思路

这些看似简单的问题，在工程管理过程中，屡禁不绝，屡改屡犯，暴露出工程资料管理弱化现象，如果不及时整改纠偏，不彻底根除，将会遗患无穷。那么，怎样才能减少甚至杜绝这种现象的发生，这就要求我们制定行之有效的措施，想尽一切办法加以遏止。

基建中心是项目安全、质量、投资、进度、资料五个要素统筹管理的基层单位，五个要素有一个方面出现问题，就会影响工程整体。因此，基建中心就要总揽参建各方全局，从自身抓起，重点抓好施工单位、监理单位的资料管理和考核，实现工程资料与其他四要素同部署、同推进、同检查、同考核，才能根治资料方面存在的问题，具体可以从以下几个方面入手：

（一）强化基建中心对工程资料统筹管理

“万丈高楼从地起”，基层扎实不扎实，基础牢不牢，关键在我们基层把握，抓好基建中心的基层、基础管理，是做好工程资料的前提。

1.制定标准流程

要有一套行之有效的资料管控标准流程，统一、规范资料填写（管理单位签字部分）模板，规范工程资料目录清单、制定审核审批标准用语，对重点环节进行重点管控。

从一开始，项目管理人员就要对采购计划系统进行跟踪，查询采购结果中公布的中标（选）候选人及其联系方式，及时通知中标（选）人到基建中心办理开工前手续、签订施工合同。一直到过程管控、竣工验收，期间的资料管理，要全程盯控，专人负责。

2.在工程计价流程中严格资料审查，从中发现资料存在问题，对工程技术资料不完善、不及时、不真实的不予计价，待整改完善后方可办理计价，切实做到工程资料与实体进度同步。

3.加强工程资料考核

定期开展工程资料自检、互检、专项督查，把施工资料验收作为进度款申报条件，有效减少施工技术资料遗漏问题。

将工程资料考核纳入部门、人员的绩效考核中，成立施工管理过程考核工作组，常态化开展工程过程审计考核工作，与其他工程管理四要素一并进行，建立施工管理全周期责任追究机制。

实行专工和部门负责人分级负责制，科学运用审计结果，奖优罚劣，奖罚分明，起到促进作用，确保后续审计、巡视、巡察不发生问题。

4.加强培训学习

要加强对五方责任主体单位资料管理人员的集中学习培训，结合近几年审计发现问题等实际案例，对易错易漏、要点环节进行重点学习，同时注重宣传，让大家重视资料管理，掌握管理方法，提升整体管理水平。

（二）强化施工单位对工程资料的管理

工程资料是工程项目建设全生命周期的证据，是工程不可缺少的本质属性的一部分，施工单位有义务做好施工资料的管理，必须高度重视。

施工资料是施工单位在工程施工过程中形成的资料，也是整个建筑过程的重要材料依据，对施工资料的管理要明确施工资料管理内容，包含整个项目从施工开始到结束所产生的所有文件内容，包括：联系外单位(建设、设计、勘察、监理等)的文件;施工质量保证资料、进度资料、技术资料和安全资料等。对施工资料的管理要从源头抓起，一是规范整理、编写资料。要分类保存各种纸质资料、实物资料、视听、图片、影像资料等，以便做出系统化的验证。二是合理收集施工资料。收集资料更多的是要依靠施工的项目经理，而项目经理则要依靠具体的施工管理人员，这样层次分明地递转，就不可避免地出现很多漏洞，所以施工项目负责人要时刻注意将各类施工资料进行合理地整理和上缴。三是注意对施工资料的保存，须派专门人员及时进行整理和归档。

（三）强化监理机构对工程资料的监管

在日常工程管理中，监理机构只注重对工程实体进行监理，而忽视对工程资料的监管，这也是造成工程资料频频出现问题的原因。事实上，监理机构不仅要对工程实体进行监理，也要对工程资料负责监管，这才是监理机构的管理之要。

强化监理机构对工程资料的监管，要建立监理机构资料负责制，内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。遵循“谁监理、验收，谁负责”的原则。专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档；资料员负责监理资料的验收、分类整理；部门经理负责对所有的监理材料进行审计核实。

除对内部监理资料负责外，在施工监理的过程中,还必须重视对施工资料的监理，对施工资料的监理是监理工程师的一项重要工作内容。施工资料是施工过程的记录,是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上,对工程实体进行检查,以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求,则工程实体质量就无从谈起。对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起,同样对施工资料的质量控制也应从工序(即检验批)、分项、分部工程做起，细分目标,步步把关，及时完善施工资料。

认真开展监理日记的监督管理工作。监理日记是逐日记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的全方位，时间的连续性强，是总监检查监理工作和监理资料的重要依据。

（四）强力推进工程资料信息化管理

随着信息化的发展，技术手段的革新，要进一步拓宽工程资料管理思路，创新工程资料管理模式，大力推进工程管理信息化系统建设，实现工程资料管理线上办理，既保证工程资料与工程实体的同步性，又充分保障了工程的质量。同时工程资料信息化管理，将会提高工程管理效率，提升工程管理过程透明化、精细化、精准化科学管理水平。

工程资料管理是一个系统复杂的管理工作。新的形势下，要做好工程资料管理工作，就要在基建中心的统一协调下，带动参建各方，齐心协力，发挥各自的管理优势，抓在日常，严在经常，对存在的问题做到早发现、早整顿、早治理，才能补齐工程资料管理短板，提升工程管理水平，不断向工程管理高质量发展迈进。