高中毕业生登记表印制规格与栏目设计——以台州中学为例

杜建军/浙江省台州中学

高中学生学籍档案是高中档案的重要组成部分，其中的毕业生登记表又是学籍档案的重要内容。毕业生登记表是学生经过在校教育后获得学校以及教育行政部门的认可，同意该学生获得毕业学历的最重要原始记录。登记表的栏目内容是呈现学生高中学习时期家庭情况、个人状况、学校学习经历和状态等综合信息，是学生成长和社会角色、关系等最重要的事实。以笔者所在单位台州中学为例，学校室藏档案中的毕业生登记表从1954年开始到现在基本上没有中断过。根据校史研究，1934年的“学籍表”包含了毕业生登记表的内容，因此，事实上1934年学校就开始了毕业生登记表的归档保存。截至2021年3月，我校室藏学生学籍档案共2013卷，其中毕业生登记表641卷、学籍表334卷、思想品德考核表209卷、成绩册174卷、学生履历表11卷、毕业生监（鉴）定书10卷，统计数据明确“毕业生登记表”在学籍档案中占比数量最多。毕业生登记表、学籍表、思想品德考核表、成绩册是学生学籍档案的重要组成部分，反映了在校期间学生个体的自然、社会、学习、思想等重要状况。笔者认为，应当明确登记表的印制规格并做好栏目设计，实现学籍档案规范化管理。本文回顾并分析了不同时期台州中学登记表的印制规格及栏目设计情况，以期为当下工作提供借鉴。

1 各个时期毕业生登记表印制规格及栏目设计

1.1 1934年台州中学“学籍表”具备了当今毕业生登记表的所有内容，名称为“浙省立台州初级中学学籍表”，为优质竹纸，一张双面，平铺左装订，纸形长宽41×28（厘米），正面栏目内框长宽32×21（厘米），反面成绩栏内框长宽34×23（厘米），机印。栏目内容设计有个人信息、家长或监护人信息、保证人信息、操行成绩、体育成绩、学业成绩6个方面。“个人信息”栏目内容大致从6个方向设计：①姓名、字、性别、出生年月、入学年月、学号；②照片；③籍贯、住址、永久通讯处；④婚姻状况、智力状况；⑤休学起讫及事由、中途出校年月及事由、毕业时间及状况、备考；⑥家庭状况（祖父母存殁、兄弟数、姐妹数、行次、经济状况）。“家长或监护人”栏有姓名、字、职业、住址、通讯处、与学生关系。“保证人”栏有姓名、字、职业、住址、通讯处、与学生关系。“操行成绩”每学期评定十大“操目”：忠诚、敬爱、刚健、宽弘、信义、公正、和乐、勤敏、节俭、整洁。“体育成绩”有运动、体格和疾病，其中“体格”栏内容最多，分别有体重、体高、肺量、胸围（盈虚常）、视力、听力、握力、脊柱、牙齿。“学业成绩”栏有时分、原分、时分积、补考。

1.2 1955年表格名称为“暑假高级中学应届毕业生登记表”，为薄竹纸，两张单面，平铺左装订，纸形长宽39×28（厘米），栏目内框长宽31×21（厘米），刻印。内容设计有本人信息、家庭经济状况和来源、社会关系、学历及经历、政治情况（入党入团情况和社会政治活动情况）、学校评语、备考。增加“填表人签名和填表时间”，“个人信息”增加“信仰、家庭出身、个人身份”。

1.3 1962年表格名称为“高中毕业生登记表”，为粗劣机制纸，四张单面，对折左装订，纸形长宽36×26（厘米），栏目内框长宽21×15（厘米），刻印。栏目内容基本同1955年，增加“曾用名、奖惩情况、自我鉴定、小组鉴定意见”。

1.4 1972年表格名称为“中学生毕业生登记表”，为机制纸，一张双面，对折中线装订，纸形长宽41×27（厘米），内框长宽23×16（厘米），为县教育局统一机印。栏目内容大体与1962年的相同，增加有“本人成份、健康状况、教学班意见、学校意见、组织意见、招生小组意见”。

1.5 1981年表格名称为“浙江省中学毕业生登记表”，为机制纸，一张双面，对折中线装订，纸形长宽36×25.5（厘米），栏目内框长宽20.5×14.5（厘米），机印。栏目内容大体与1972年相同，增加“学校、班级”，去掉“本人成份、健康状况”。

1.6 1989年的毕业生登记表应是使用了当时上级教育主管部门统一核定印制的标准模板。表格名称为“浙江省普通高中毕业生登记表”，为机制纸，一张双面，对折中线装订，正8开纸形，长宽39×27（厘米），栏目内框长宽22×15.5（厘米），机印。栏目内容有4大块，第1块包括填表日期、市、县、学校、班级、姓名、学号、填写说明；第2块包括姓名、曾用名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、农（居）民、住址、联系电话、照片、父母情况、学习简历；第3块包括党团情况、奖惩情况、担任社会职务、特长、健康状况；第4块包括自我鉴定、班主任鉴定、学校意见。

2 不同时期毕业生登记表印制规格和栏目设计思考

2.1 1934年的学籍表栏目内容全面合理，尤其“休学起讫及事由、中途出校年月及事由、毕业时间及状况”这一栏能很准确地记载学生的流动情况，因为当时社会动荡，物质贫乏，学生流动性大，显得尤其重要。但是在以后所有的毕业生登记表中都缺失这一栏，现在学生出国频繁常有转学，我校有很多学生在高一高二就出国读书，导致在高三没有建档。因此，非常有必要设计这个栏目，我校2018年后采用新表“浙江省台州中学未毕业学生登记表”单独填写建档。

2.2 1934年的个人品德采用“操目”等级登记的方法，把学生平时的品格意志情感态度等非智力因素用10个积极凝练、昂扬向上的词语概括，这10个词是当时学校的学生规范（类似现在学生守则）。把学生平常学习生活中的规范标准作为操行目录，直接对应等级打分，简单直观，也能对学生的学习生活从刚开始进入学校就有一定的引导指向作用。从1955年开始的评语，也是对学生操行品格等因素的评判，评语则携带老师更多的情绪和主观意图。1990年后“德操”在“思想品德考核表”的各项思想标准里以“优秀、良好、合格、不合格”等级类别的形式体现。

2.3 1955年开始增加“党团政治面貌”栏目（20世纪70、80年代填写最详细），增加“信仰、家庭出身、个人身份”三项，1981年删除“信仰”和“个人身份”两项，1989年改“家庭出身”为“居民（农民）”选填，2018年我校最新登记表没有设计这个栏目，因为随着现代城市发展，城郊快速融合，户口的迁徙频繁，户口身份也在人民的生活中慢慢弱化。1962年增加“奖惩情况、自我鉴定、小组（后为学校）鉴定意见”，至今一直沿用。

2.4 1955年删去“保证人”，1972年删除“婚姻状况”，“体育成绩”中的“体格”栏目发展成以后单独的卫生部门主持的“体检表”；“学业成绩”这一栏随着高考制度的逐步完善和现代信息技术的发展，慢慢地分离独立成高考成绩和2008年开始的综合素质评价表。现在的综合素质评价表主要分为学业水平考试、选修模块、学科特长、运动健康、艺术素养、创新实践、自我陈述等7大内容。

3 最新毕业生登记表印制规格和栏目设计分析

毕业生登记表的印制应该便于装订和长久保存。栏目内容设计应该尽可能完整地展现学生在高中阶段的家庭、学习、思想、身体、健康、特长等综合面貌，全面地反映该生的自然个体和社会能力信息，为以后人才的鉴别、选拔作参考。2018年，我校重新自行印制设计表格，采用A4纸形双面油墨印制代替以往的8开纸形印制，节约纸张资源，利于装订和永久保存，减轻库房贮藏空间压力；栏目内容设计主要增加“身份证号”“户籍所在地”“身体形态”三项，利于学生信息的完整记录，便于准确查阅。

3.1 新表格印制利于装订和保存，节约纸张资源和库房空间

2018年我校档案室重新设计表格，名称为“浙江省台州中学高中毕业生登记表”，为100g双胶纸，一张双面，A4纸形，长宽21×29.7（厘米），栏目内框长宽17.5×25（厘米），印刷厂油墨印制。正反面都左空2.3厘米，右空1.2厘米，便于左面有空间装订。表格名称一行字已经包含了毕业学校、地点、学段、毕业生4类信息，避免了1989年版用一面的区域介绍这个信息，节省了纸张的填写面积。相比较以前的8开纸形，现在以二分之一的纸张印制，节省纸张能源，减少库房储存的空间压力。

新毕业生登记表采取印刷厂油墨印制是基于确证的传统档案材料保质的保守做法。早些时候，安徽大学王成兴、张媛媛研究认为黑白激光打印字迹归属于最耐久的字迹材料[1]，类似的研究还有。但是，全国政协委员、中国印刷博物馆馆长孙宝林2019年3月在两会期间提到激光打印、复印字迹脱落和耐久性的问题。他认为，过去的“油印”是液体油墨渗透到纸纤维中，油墨和纸是一体，字迹不易脱落，能保存百年以上；激光打印是固态碳粉附着在纸表面，是“两张皮”，易脱落淡化，不易保存[2]。

3.2 新表格栏目设计利于准确记录，方便查询者获取完整信息

新表栏目内容设计有个人信息、家庭成员、学习简历、奖惩情况、自我鉴定、班主任评语、毕业学校意见7大方面，附加“填表说明”。“个人信息”从6个方向设计：①姓名、曾用名、性别、民族、身份证号、出生年月、班级学号；②籍贯、户籍所在地、家庭住址、联系方式；③爱好特长、健康状况；④政治面貌；⑤身体形态；⑥照片。相较以前增加了“身份证号”“户籍所在地”“身体形态”3个栏目内容。

3.2.1 身份证号是学生简单明确的直接识别信息

民法典第1034条第1款规定：“个人信息是以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人的各种信息，包括自然人的姓名、出生日期、身份证号码、生物识别信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪信息等。”[3]王利民认为，个人信息是指有关个人身份、工作、家庭、教育背景、社会活动信息、婚姻状况等与特定相关联更多、反映个体特征的具有可识别性的信息[4]。“身份证号”作为证明持有人身份的法定证件号码，是国家经过严格的法律程序分配给个人的一种数字身份标识，具有直接识别信息主体的明显特征[5]。因此，身份证号应该作为最清晰明了的个人信息入档。

3.2.2 户籍所在地是学生社会活动的重要识别信息

“户籍所在地”一般指出生地或户口所在地，是个体在社会活动中形成的自然特性，区别于“籍贯”（祖居地），能更好地记录该学生家族的社会活动情况。“家庭住址”则是对其通讯处的记录，1934年表格里有“永久通讯处”，更好地记录了学生的联系方式，为以后联系查找提供了很大方便，尤其是现代社会迁居频繁的情况下。新表里，我校也曾考虑将微信号、QQ号等现代联系方式给以记录，因为信息化社会下的各种现代技术产生的信息也是一项重要的个人信息财产[6]。

3.3.3 身体形态是学生自然特性的基本识别信息

“身体形态”是肖像的重要组成部分，其中“照片”是免冠证件照，并不能全面地记录学生的肖像特征。“身体形态”栏下的“身高”“体重”“视力”三个子栏目在“体检表”中有记载，但是唯一的一份“体检表”随学生个人学习工作带走了。当信息需要者到学校了解学生的档案时，除了“照片”中的自然面貌能给查询者一点印象外，其他体征记录太少。而“身高”“体重”“视力”作为最基本的“身体”自然特征给以记录，至少能提供一个人高矮胖瘦的初步印象。国家特殊重要部门招录公务员时会进行严格的档案审查，学生档案则是政审人员翻阅最主要的资料，当他们看完毕业生登记表，闪现在他们头脑里更多的是该生的学习、表现等情况，而身体形貌则反映不全。高中学生身体形貌基本定型，该自然特征是学生档案应该记录的一个最基本信息，因此新表中增加该栏目内容。

3.3.4 其他栏目的一些说明

“家庭成员”栏增加“学历”“联系电话”，更加全面地记录学生社会重要关系人，便于以后联系了解。“填表日期”右上角单独置顶，清晰明确，对于人事档案的形成时间具有重要记录价值。中组部2014年开始对全国干部人事档案进行专项审核工作，很多人来到学校翻阅学籍档案，查找自己“三龄二历一身份”的信息[7]，因为学校一些时期毕业生登记表没有设计“填表日期”这个栏目，无法说明此表的生成时间，导致该材料在此项工作中成为非有效档案。