坚持依法治理 提升管理质量——机关事业单位文书档案管理四化研究

文/曾媛媛（霞浦县数据信息和重点项目服务中心）

作为机关事业单位工作中的重要一环，档案管理的工作水平对事业单位职能的发挥有着较大影响。随着档案管理在各行业的信息化推进，机关事业单位也需要适应这种发展趋势。在信息化背景下，机关事业单位档案管理工作该如何实现规范化、标准化、制度化与现代化的管理方法，是相关人员需要重点考虑的问题。

一、机关事业单位文书档案的分类和作用

各单位在开展社会管理活动中，所产生的各种具有保存价值的文件和资料，统称为文书档案，其是国家机关、事业单位开展工作的主要依据。文书档案主要有决议、决定、指示、公告、通告等形式，具体的表现形式以报告、问答、信件、公开讨论纪要为主，除此之外，还主要包括各部门制作出版的“红头文件”和总结、指南发言、报告等内容。

条约、协定等“白头文件”包括照片、录音、录像、电子档案等形式。文献档案是重要的无形资产，是事业单位信息资源的重要组成部分，事业单位是否能有效开发和利用各类文献信息，辅助其提升行政效率，在一定程度上都和文献档案的管理水平息息相关，其能保证事业单位内部工作的有序开展，具有重要作用[1]。

二、机关事业单位文书档案管理四化的内涵分析

近年来，国家对档案工作越来越重视。2016年《档案法》二次修订后，2019年对其进行了进一步修订完善，并在其中增设了信息建设专章。这些变化突出了机关事业单位文件档案管理工作的新目标和新要求，机关事业单位文件档案管理工作要努力实现“四个现代化”，即管理制度化、管理科学化、流程标准化、书写标准化和访问数字化。

（一）档案管理制度化

文件档案管理制度作为文件档案管理的行为准则，是文件档案管理的关键。首先，为了加强管理制度的实施效果，政府机关、事业单位的文件档案管理，应当以责任人为主，由主管机关和主管部门相互配合。而在档案管理人员管理制度的具体实施过程中，则应当符合总体要求来对文件档案管理的职责进行明确分工，提高机关事业单位全体职工档案意识，各司其职。其次，制定和完善从提交到投入使用的档案管理体系全过程，包括传输和接收系统、分发系统、注册系统、存储系统、目标系统，文件、档案的使用和保密制度以及档案管理的硬件建设制度。例如档案管理中的通风、防火、防潮等相关要求，文件管理和文件管理的所有方面都有需要遵循的制度依据。最后，要善用监督和考察机制。通过调动全体档案管理人员的责任意识，让其对档案管理的各个环节进行监督，以确保档案工作是按制度进行的。同时，领导层要重视各项制度的执行情况，及时进行评价，以提高档案组织效率，取得事业单位档案管理新成效。

（二）管理流程规范化

档案管理流程不规范从而导致档案管理效率不够高，是当前机关事业单位在文书档案管理中存在的普遍问题。由此可造成诸如下列的问题：档案意外转移，档案内容缺失，借阅无固定工作人员，归档不及时等。

因此必须加强文件和档案全过程的规范管理[2]。一是在文件和档案的收集阶段要有明确的标准，确定是否要遵守归档和保管时间；其次，要按照明确的标准来开展档案管理，根据文件的重要性、文件之间的密切关系和文件产生的时间对文件进行分类，还要注重文件的顺序管理，页码不能为空，不能漏号。如果原始文件有页码，则页码不能重复编制，文件按存放时间打包，登录手册格式要统一，文字要简洁。第三，在审查和分发文件和档案时，要评估读者的范围，特别是机密档案，借阅的文件必须经主管负责人批准后方可借阅，原始文件不得借阅。同时，要设定文件、档案的归还期限，并对文件档案的实际归还时间进行及时记录，确保文件、档案的安全完整。

（三）档案书写标准化

著录和标引是高度专业化的文献档案归档、保管和使用的基础，但目前许多文献档案对著录和标引的重视不够，容易出现误用专业词、标引格式不当等情况。文件、档案的著录应当按照国家和行业的有关著录规则进行，包括文件编号、文件著录、文件标签等著录规则，著录内容包括标题、文件编号、指定人员、保密保管期限、时间、编号、稿件、载体形式、专业词汇和关键词、人员姓名、附件、摘要和注释等，著录规则的专业要求较高，档案管理人员必须经过专门的培训才能掌握描述规则的具体应用价值。只有确保录著及索引的规范，才能有助于更好地进行手工归档，或者是计算机归档，从而进一步提高档案的利用率。

（四）档案读取数字化

建立数字化的文件档案管理系统是当前文件管理的共同任务。要做好以下两项工作：一是做好纸质文件信息的数字化转换工作，将纸质文件信息传输到计算机、扫描仪、数码相机等设备中，并依据颜色模式、分辨率等工具对文件信息进行处理，而存储格式等技术参数可以传送到计算机上，由计算机来对数字信息进行处理。二是档案存取的数字化，通常包括建立目录数据库和档案全文数据库。这两个数据库可以同时或分别创建文件系统。在建设系统的过程中，首要任务是实现目录与全文数据的兼容，保证数据的通用性[3]。当系统发生变化时，需要对文件信息进行共享，数字转换和数字存取可以更好地保护原始纸质档案，使档案信息得到高效、快速的检索和利用。

三、机关事业单位档案管理的现存问题

（一）缺乏完善的管理体系

政府机关事业单位电子信息管理系统的开发目前还没有完全实现，而是处于纸质存储和电子文件存储一体化的第二阶段。从实际工作效果来看，管理体系在适应过程中也存在相应的不足。由于不了解电子信息系统的实际运行情况，管理系统与其他业务领域的联系比较薄弱，相关文件和档案管理规章制度的结构也不全面。这些问题的出现，意味着电子版的文件和档案无法得到充分的存储和建设，纸质档案系统的效率将逐渐降低，而这一过程很容易导致文件和档案缺位情况的出现。

（二）没有足够的管理媒介

在电子信息系统运行过程中，需要同步更新硬件和软件系统，特别是在目前各种计算机新技术的使用阶段。云硬盘存储技术和物理存储技术虽然可以共同实现对不同数据的管理，但很难判断系统的实际运行质量，进而导致电子信息技术工作管理系统的建设水平不足，系统也很难在更短的时间内获得各类数据。

四、机关事业单位文书档案管理实现四化的措施建议

（一）加强对档案管理工作的重视程度

鉴于部分机关事业单位对档案管理工作的重视程度不足，认为档案管理工作只是一项简单的文书工作，领导层重视不够直接导致相关工作人员在实际开展档案工作的时候，只是简单地将活动及会议的资料保存起来，而不注意对资料进行整理和利用，从而使这些资料的效用不能发挥出来，档案管理出现混乱的局面。更严重者出现重要信息的外泄情况，严重影响机关事业单位的全面发展、安全发展。为此，只有从领导上层开始，重视档案管理，从管理层的高度，为档案管理工作谋篇布局和出谋划策，并重视单位保密工作的建设，带领工作人员主动对收集的档案资料进行认真分析与研究，才能科学合理地利用这些资料，更好地为单位的发展服务。

此外，在实际的档案管理工作开展中，领导层要做到亲力亲为，定期对员工的档案工作进行检查和监督，一旦发现问题，则要求其在第一时间进行整改。最后，还要深入学习和研究档案管理的新理论新方法，引导相关工作人员不断进行先进经验的学习与推广，从而促使单位上下加强对档案管理工作的重视程度。

（二）提高档案管理人员综合素质

机关事业单位实行文件档案管理“四化”，离不开制度标准这一基础，更离不开一支专业的文件档案管理队伍[4]。档案管理质量的高低取决于管理人员的工作素养，提高档案整体质量是推动档案事业强劲发展的关键。机关事业单位的档案管理人员虽然与办公室的其他管理人员打交道，但并不是专职档案管理人员。因此，要从多方面对其进行提升，首先其政治方向必须正确，政治素养要过硬，要对自己有高标准、严要求，在开始档案管理工作时，时刻遵循制度及原则，更要做好相应的保密工作。其次要树立正确的档案管理理念，确保档案的真实，为事业单位发展提供真实依据；再次，要重视技术素养的提升，重点掌握档案的著录、分类标引、期限和保密等级的确定方法等内容。灵活运用科学技术方法，特别是在数字管理、转换数字档案的基本工作流程、建立档案数据库、数据输入与需求的操作、档案信息的重用等方面，确保档案管理人员熟悉并能独立完成相关工作。

（三）完善档案管理体系

在完善管理制度的过程中，首先要分析各类文件、档案的安全管理要求，要求全体员工了解文件、档案的存放位置。同时，在电子信息档案管理系统的设计和优化中，要使他们能够根据档案的表头信息，自主学习存储相关档案的处理过程。在管理系统中，所有人员都应该考虑专业的工作流程分析意识和操作。最后，制定相关的规章制度。整个系统的所有员工都必须了解适用规则和条例所涵盖的工作要求，并且通过长期可持续性对此类信息进行优化和分类。在此基础上，能够有效保证整个系统的运行质量。

（四）管理系统对接方法

管理系统的对接方式包括两个方面：一是人力资源的对接，二是文件系统的对接。在前期工作中，档案系统工作人员可以参加本单位召开的档案系统工作会议，一方面介绍其他部门目前的工作情况，另一方面反映档案管理和收集中存在的问题，或者直接反映当前文件档案管理中存在的不足，使各单位能够考虑到这个问题，同时各部门必须规范自己的工作方法[5]。关于事业部与档案管理部门的对接工作，本文考察了现行系统的实际运行情况，使各业务单位按照有关规章制度，与文件档案管理部门建立密切的联系，尽一切可能弥补所提交的文件档案不存在形式上的缺陷，让文件系统必须记录第一次传送到电子信息系统的各类文件信息，并最终形成包含文件信息的记录表。

五、结语

总之，在新的发展时期的基础上，利用新一轮《档案法》审查机制，政府机关和事业单位继续推动档案工作有序发展，优化资源配置，提高档案管理人员的业务素质和能力，加强管理流程的规范化，保障档案资源的完整性和可靠性，加快信息化建设，推动整个档案管理向制度化、标准化、信息化、现代化方向发展，在事业单位发展中发挥重要作用。