水利部门办公室文书与文书档案工作的缺陷及对策研究

曹谢华

（郴州市青山垅灌区水电管理局，湖南 郴州 423000）

随着水利部门管理水平的不断提升，文书档案的管理工作是关系到水利工程管理单位发展的基本工作，也是实施灌区规范化、标准化管理的重要组成部分，对于水利工程管理单位的长期稳定发展具有重要意义。办公室文书与档案管理产生于单位的行政工作中，是处理日常事务所形成的文书资料，关系到整个单位各项资料的完整性。文书档案管理水平的高低，能够直接反映出单位管理工作的水平。但是在实际的工作中，仍然存在着一些问题，影响文书档案的管理效果。本文通过对文书档案管理的缺陷进行分析，提出在文书档案工作中管理不规范的现象，针对文书档案管理工作，给出一些优化措施，为水利工程管理的进一步发展奠定更加坚实的基础。从目前现状来看，很多水管单位存在着文书档案管理职责划分混等，影响管理的效率。加大对文书档案的重视程度，关系到整个单位的长期稳定发展，通过开设丰富多样的员工培训，落实岗位职责，设置监督部门，加快人才引进等方式，提高文书档案管理的专业化水平，从而提高水利工程管理单位的档案管理能力。

一、办公室文书档案管理的特征

近年来，很多单位逐渐意识到办公室文书档案管理工作的重要性。办公室文书与文书档案管理工作主要具有以下几方面特征：（1）文书档案管理工作，大多采用纸质记录或者文件存储的方式，对单位的公务活动进行记载。这就导致办公室的管理工作，主要是以保存资料的方式作为工作重心，需要对以往的资料进行分类保管，便于日后及时查找。（2）文书档案涉及范围广泛。由于办公室文书和档案资料是单位日常行政工作中各项事物的记载和资料备案，所涵盖的范围较大，并且载体多样。例如：有文字形式、图片形式、策划方案、录音、录像等。（3）办公室文书工作与档案管理存在着密切关联。办公室文书分类整理，按照不同种类进行划分，便于工作时进行查找，是文书工作的重要工作内容。规范化的对这一部分内容进行操作，能够直接影响到办公室文书档案的管理水平[1]。

二、办公室文书档案管理中存在的问题

（一）单位对文书档案管理工作的投入过低

现在水利工程管理单位档案管理工作在发展过程中，普遍更加重视工程的项目建设工作，经常发生轻视办公室内部管理的现象。在办公室的行政管理工作中，对文书档案管理重视度不足，更加倾向于将发展资金用于工程项目上，对办公室文书档案管理的资金划拨有限，所设置专门存放档案的地方较小，缺少规范化的文书档案管理空间。甚至有些单位办公室文书档案缺少专业的管理人员及方式，导致后期需要使用时，给查找档案造成了很大的困难。混乱的保存方式，对文件资料的管理过于粗犷，极易出现文件的损坏和丢失现象，不利于提高档案管理的信息效率[2]。

（二）办公室文书档案管理意识薄弱

很多过去珍贵的文件资料，都对水利工程管理单位的长远发展具有重要意义。但是在实际的管理过程中，经常出现对办公室文书档案的管理意识薄弱，缺少正确的管理理念，导致很多基层员工没有意识到文书档案的重要性，尤其影响行政部门对文书档案管理工作的态度。这就致使很多有价值的文书档案在库房闲置，甚至出现损坏的情况，使档案资源不能得到有效利用。由于受到传统管理习惯的影响，我们水利部门的办公室文书档案管理队伍相对落后，仍然使用较为单一的管理方式。管理人员本身对资料缺乏了解，关键时刻不能及时有效的找出资料的所在位置，甚至不知道存在相关的重要文件。这就给管理工作带来了严重的阻碍，制约了很多工作的有序开展。例如：在水利工程的建设过程中，施工合同签订后发生了质量问题，这时再去寻找资料，发现资料丢失或者损坏，将会给项目带来重要的经济损失。除此之外，责任书的保存不当，甚至会带来法律纠纷问题，严重影响着水利工程项目的有序发展[3]。

（三）文书档案工作中存在不规范情况

现阶段，各部门的文书档案管理普遍缺少专业的管理方法，所使用的管理模式仍然较为落后，很多文书档案的管理员，并没有将资料进行分类归档，工作态度并不积极，只是单纯的放入库房，而且存在很多管理不规范的情况。例如：文书档案的资料不全、缺少科学合理的分类、所使用的纸质不合格、保存的程序混乱，以及包装破损等问题时有发生。这些问题给文书档案的管理带来了很多困难，导致文书档案的管理水平无法提高，虽然文书档案的管理工作看似简单，但是文书管理一旦出现问题，也在一定程度上影响整个单位行政管理工作的有效开展。

（四）办公室工作人员专业素质有待提高

办公室的文书档案管理工作，主要由办公室的管理人员负责[4]。由于办公室工作人员专业能力不足，缺少文书档案管理的工作经验，加上文书档案的管理工作需要具备较强的责任心，所以对文书档案进行管理依然存在的很多管理问题。有些工作人员工作不负责任，长期处于敷衍的工作状态，致使重要资料保管经常出现混乱和缺失等情况，不符合办公室的规范化管理。在水利部门的整个管理层中，缺乏对办公室文书档案管理工作的重视，使基层的工作人员产生懈怠，而选用办公室文书档案保管员时也会出[5]。现不注重专业技术能力的现象，这些都是影响管理水平提升的重要问题

三、针对办公室文书档案管理工作提出的有效对策

（一）加强文书档案管理工作

办公室档案管理水平的提升，首先要加强部门内部的规范化管理，提高办公室文件管理要求。要做好单位的档案管理工作，对办公室文书档案，进行精细管理，要从文书档案的基础工作抓起，实现办公一体化，设置专门的工作人员对办公室的文书档案进行严格管理。首先要确保打印文件的材质符合质量要求，避免在日后保存的过程中出现损坏和残缺的问题。对文件的包装和纸张的规格都要进行严格的审查，保障文书档案的标准化管理。经过专业的技术人员进行分类和归纳，按照不同种类进行编码，并将编码录入到计算机当中，便于文书档案的保存和日后的查找。

（二）提高办公室文书档案的管理意识

办公室的文书档案管理工作，需要专门的行政人员负责，落实责任到个人，从而提高管理人员的工作积极性，避免出现职能划分混淆，造成文件混乱，管理不当的情况。不断引进先进的管理经验和管理理念，跟紧时代的步伐，实现规范化管理。尤其是电子文件的普及，对文书档案的管理要与时俱进，确保重要的纸质文件在电子文档中留有备份，通过信息化手段进行处理，不仅提供了文件更加安全的存储方式，也使文件查找更加便捷。通过提高办公室文书档案工作人员的技能水平，培养更加符合水利部门发展需要的，具备综合素质能力的复合型档案管理人才。

（三）建立文书归档的规范化制度

想要实现规范化管理，就要建立文书归档的规范化制度，使办公室文书档案的管理人员，能够遵照制度进行管理，要通过总结经验和学习先进的管理理念，落实到实际的管理工作当中。对文书归档工作要提出更高的要求，不仅要完整的保存，还要标注存档的具体时间和重要信息，同时做好档案信息化处理。按照不同种类进行划分，制定档案编号，便于办公室实施系统化的管理。并且要求办公室文书档案管理的工作人员，统一工作标准，确保文书档案管理工作的有序进行，能够提高办公室文书档案管理的工作效率和工作质量。

（四）提高文书档案管理人员的素质水平

在选拔办公室文书档案管理工作人员时，要选择具备专业技术能力强的高素质人才，要有较高的职业道德素养，能够严格按照制度执行管理。单位要定期组织管理人员进行专业的档案管理技术培训，从理论到实践，提高管理人员的实际业务能力和管理意识。加强办公室文书档案管理基础设施的资金投入，保证管理人员能够在良好的工作环境下，进行文书档案的管理工作，充分地发挥出管理人员的工作价值。

结合实际情况，设置相关的监督检查部门，并建立相关的奖惩制度，来提升文书档案管理人员的工作积极性。为表现优异的员工，提供更高的发展空间，以此来激励工作人员全身心地投入工作当中。

四、结束语

随着时代的发展，水利部门逐渐认识到，想要获得长期稳定的发展，必须从加强内部管理入手。本文通过对办公室文书与文书档案管理工作中存在的缺陷进行研究，对目前我国水利部门管理过程中对文书档案管理投入过低的现象，办公室文书档案管理意识薄弱的现象，文书档案管理工作中存在不规范的现象，以及办公室管理人员素质能力不足问题，提出了解决建议。可以通过加强文书档案管理工作，提高办公室文书档案的管理意识，建立文书归档的规范化制度，提高文书档案管理人员素质水平等方式，提升水利部门的整体管理水平。