物联网技术及其在智能化档案管理的运用研究

田倩倩

（山东省济宁市嘉祥医保局，山东 济宁 272400）

在当前的社会发展背景下，物联网技术与诸多行业的发展，都产生了重要的推动作用。物联网技术在智能化档案管理工作中的应用，对相关单位的相关工作发展，产生了极大的促进作用，同时也有效提高了档案管理工作的整体水平。而在物联网技术的发展背景下，如何更加高效、高质量做好智能化档案管理工作，成了当前备受关注的一项课题。

一、相关概述

（一）物联网

物联网是新一代信息技术的重要组成部分，也是“信息化”时代的重要发展阶段。简单来说，物联网就是物物相连的互联网，要从两个方面进行理解。一方面物联网的核心和基础仍然是互联网，是在互联网基础上的延伸和扩展的网络；另一方面用户端延伸和扩展到了任何物品与物品之间，进行信息交换和通信，也就是物物相息［1］。物联网通过智能感知、识别技术与普适计算等通信感知技术，广泛应用于网络的融合中，也因此被称为继计算机、互联网之后世界信息产业发展的第三次浪潮。物联网是互联网的应用拓展，与其说物联网是网络，不如说物联网是业务和应用。从狭义方面上来说，物联网就是利用局部网络或互联网等通信技术把传感器、控制器、机器、人员和物等通过新的方式联在一起，形成人与物、物与物相联，实现信息化、远程管理控制和智能化的网络［2］。

（二）智能化档案管理

档案管理工作一直是各类企业、事业单位、政府部门等多种类型的组织，在经营发展的过程中是所有工作中的一个重要组成部分，对整个体系的发展具有重要的影响。

传统的档案管理工作发展中，针对相关的档案信息，都是要通过纸质文件进行详细记录，并针对相应类型的信息内容进行分类、排序，然后将装订后的相关档案信息内容放入档案盒中进行保存。还要在档案盒上填写好档案的具体信息分类、存储时间等关键词，为将来的档案调取工作提供参考。但是，在相关组织单位的长期发展中，各类档案文件的存储数量在不断增多，而且由于纸质文件本身的影响，使很多档案文件在长期的存储、调用过程中，常常出现各种不同程度的损坏［3］。最终导致相关档案管理工作，不仅工作量巨大，而且其中的档案信息常常出现各类不同类型的缺失，对档案管理工作的发展带来了巨大的困难。

智能化档案管理的发展，是将档案管理工作开展，建立在相关的网络信息技术基础上，通过网络信息技术实现对相关档案信息的快速存储、调用，在提升相关档案信息存储速度的同时，也极大地提高了信息质量的保障。智能化档案管理将整个档案管理工作分为：档案生成、存档、查阅、盘点、安全等及几个组成部分，在进行档案信息的管理过程中，能够快速实现整个档案的操作过程，对相关组织单位的工作发展，产生了有效促进。

二、物联网技术在智能化档案管理工作中应用的必要性和可行性

在当前的网络时代背景下，相关网络信息技术的应用，极大地提升了相关管理工作的效率和质量。智能化档案管理是近年来提出的一种新型的档案管理工作模式，是在相关智能化技术的基础上，进行整体的档案存储、管理等工作，对档案管理工作的发展具有重要意义［4］。但在网络时代的发展背景下，对于档案管理的水平也提出更高的要求，不仅要对相关的档案信息内容的完善性、准确性进行全面的提升，还要对档案信息的存储、调用速度进行提升，同时还要有效保障档案信息的安全。

物联网技术在智能化档案管理中的应用。首先，档案管理工作的智能化建设，本身就建立在相关的网络基础上，通过网络的应用，实现对档案信息的智能化管理和应用［5］。其次，档案的信息内容是一个组织单位的发展根基，在智能化档案管理系统中，深入应用物联网技术，能够针对相关档案信息的存储环境进行实时监测，当出现某些异常情况时，能够进行及时报警和阻挡。最后，在智能化档案管理工作的发展中，能够针对不同操作者设置不同的操作权限，对相应的档案信息数据进行科学的管理，保障相关档案信息的安全。在档案管理工作的智能化发展中，其相应的管理水平也在不断提升，而且正在广泛应用于企业、事业单位等多种类型的组织单位中，对相关单位的工作发展产生了重要的促进作用［6］。

三、物联网档案在智能化档案管理中的应用

（一）档案的自动入库

在档案管理工作的整体流程中，相关信息内容的整理是其中工作量较大的一个组成部分。在传统的档案管理工作开展中，对于相关档案信息的整理入库，需要消耗大量的人力对信息进行分类、整理，然后将其进行装订入库。在档案管理信息系统的应用中，是由相关工作人员对档案信息内容进行搜集、整理，然后将其以表格的形式导入到管理系统中。在当前的智能化档案管理工作中，由下级单位对相关的档案信息进行搜集，然后通过上传或扫描的形式，自动导入档案管理系统中。在进行档案信息的整理过程中，相关的档案信息内容，会根据整理单位的具体等级，以及档案信息内容的分类，编制不同的编码。在对档案信息进行管理的过程中，相关工作人员只需输入相应的变化，或按照编码的规律进行搜索，就能够查到相应的档案。不仅极大地提升了档案信息的管理质量，也减少了人工对档案信息进行整理时出现错误的概率［7］。

（二）智能化对档案信息的存储环境及档案调取进行管理

在档案管理工作中，为了能够保障相关档案信息的安全，以及存储质量，需要对相应的档案存储环境进行有效的管理。在智能化档案管理工作的发展中，档案管理系统的网络与档案存储患者的温度、通风、设备安全等方面存在非常紧密度的连接。在管理系统的运行过程中，当档案管理存储环境的温度、湿度、设备安全等方面产生变化时，档案管理系统就能够及时产生相应的反应。当相应的变化程度超过一定指标后，系统就会自动进行报警，以提示相关管理人员对相应的影响因素进行处理。同时，智能化档案管理系统，还能够对整个系统的操作进程进行自动记录，详细记录在具体的时间、具体的登录账号，以及相应的账号在登录档案管理系统后，所进行的所有操作。通过智能化档案管理，可以对相关的档案信息内容进行有效的管理，并对相关的档案存储环境进行有效的掌控，为档案信息的存储安全提供理想的保障。

（三）完善档案调用管理，保障档案信息的安全

在进行智能化档案管理的过程中，要对相关的档案管理工作的档案调用进行有效的管理。当需要调用相关的档案文件时，相关工作人员需要首先向上级管理领导进行申请，经由领导审批后，使用档案借阅卡，对相关的档案信息进行借阅。在进行管理的过程中，不需要专门设置相应的权限范围就可有效提升工作效率和档案管理工作水平［8］。同时，可以通过相应的无线电波侦测技术，对相关的档案信息进行管理，当档案借阅卡离开一定的区域后，就会触发档案室的警报，有效保障了档案信息的管理质量。

（四）建设智能化档案管理平台

在进行档案管理工作的过程中，要对相关的档案管理工作流程进行分析，结合整体的档案管理工作发展进行智能化管理平台的建设。在进行相关信息采集的过程中，在各个工作环节的建设过程中，深入结合物联网技术的智能化建设，对相关的档案信息进行快速搜集和整理。例如：将相关信息的搜集、整理过程，结合智能化的物联网技术，进行面部、指纹的相关识别度高的信息整理，然后智能化管理系统会自动整理相关人员的信息进行建档。通过对智能化档案管理平台的建设，能够利用物联网技术，对所关联的网络智能化相关人员、时间的信息进行整理，极大地提升了相关信息的利用效率，实现了对档案信息的统一化管理。

通过物联网技术对相关的档案信息内容进行智能化建档、整理，并结合档案的属性，对档案进行准确的归纳，然后将相应的信息导入子系统的保护系统中，把所整理的档案信息放入防火墙的保护界限内。在进行相关档案信息检索、调用的过程中，可以通过相关的面部识别图像、指纹等进行快速识别。在进行相关信息调用的过程中，能够通过相关人员的指纹、面部识别等，对相应的档案信息进行调取，帮助相关工作人员快速完成信息的调用。

（五）做好相关物联网及智能化的专业人才队伍建设

在当前的物联网发展中，基于物联网技术开展智能化档案管理发展，已经成为档案管理工作的一种重要的发展趋势。因此，为了能够做好相应的档案管理工作，必须要先做好相应的专业人才队伍建设。首先，对相关工作人员的专业素质进行严格考核，保证人员的专业素质，并对现有工作人员做好专业技能培训，让相关工作人员能够充分掌握先进的物联网及智能化技术。其次，对相关工作人员进行全面的物联网思想及智能化档案管理理念的教育，让相关工作人员能够调整自身的思维形式，与物联网、智能化进行深入结合。最后，对相关工作人员做好定期考核工作，考核内容包括：工作状态审核、相关专业技术、知识水平的考核。并将相应的考核结果与工作人员的业绩评价进行关联，能够有效推动物联网技术背景下的智能化档案管理工作的发展。

综上所述，在物联网时代背景下，智能化档案管理工作发展已经成为档案管理工作的重要发展趋势，对我国的相关档案管理工作发展，产生了重要的促进作用。将物联网技术与智能化档案管理进行有效地结合，可以对相关的档案信息内容进行快速准确地整理建档，并将整理后的档案快速归纳，对整体的档案信息调用、查阅等工作进行智能化管理，全面提升档案管理水平，对我国的建设发展具有重要意义。