高校教师档案的价值与管理

杨春梅

（河北体育学院，河北 石家庄 050041）

人事档案是在开展人事活动中逐步形成的，是经过审查与认可的，可以真实记录人员的真实情况。比如经历、德才、素质、专业技能等方面，以个人作为单位进行档案存储，文字、声音、图像、照片等形式，是人事管理的最原始档案。高校教师人事档案可以真实反映出教师的从业经历、政治面貌、道德水平、业务能力以及工作业绩等信息，高校教师个人作为一个档案管理单位，进行整理与分析，集中保存以便于进行检查和使用。高校人事档案管理工作，就是做好教师档案资料的管理，为促进高校教学活动开展提供基础。

一、高校教师人事档案的价值

（一）个人成长历程的写照

人事档案能够全面反映出教师在进入到教育工作岗位之后的全部工作精力，真实、客观地体现出教学实际情况，了解从事科研的状态，是由原始信息逐步转化而成。教师在教育工作开展中，对于业绩、发展变化等方面的历程都会记录在人事档案中，所以这也是反映教师人生经历的真实写照。

（二）工作业绩的考量依据

高校教师人事档案中包含内容是比较丰富的。比如讲授课程、授课计划、教学情况记录等方面，对于考察教师的工作状况具有直接作用。高校教师人事档案中包括对于该教师的考核、奖惩、聘任等内容，包含大量的教师工作状态信息，是评判教师工作能力以及专业水平的理论依据［1］。

（三）科研工作的重要资源

人事档案对于教师从事科研活动来说，是非常重要的资料。研究者可以通过查看档案的方式了解教师的工作经验、能力等方面，进而可以发现教育工作的规律，为高校开展科研工作奠定了基础。人事档案一般都会长期保留，且有保密性、安全性等方面的要求，对于在职教师、退休教师、死亡教师等都会做详细地记录，是科研的重要基础性材料。

（四）学校人员状况的真实体现

高校教师人事档案是高校管理的重要资源，为教师管理提供良好基础，能够真实反映出高校的教学综合实力、教师团队情况等信息，对于加强未来高校建设、促进人员管理水平提升奠定基础。

（五）干部选拔任用的重要依据

高校教师人事档案内容丰富，除了包含教师的履历、考核、业绩、授课等相关内容，还有工作经历、经验教训等方面的信息，可以从多个角度反映出教师的从业经历与教学水平，为组织部门的考察提供良好基础条件［2］。

二、高校教师档案的管理措施分析

经过深入分析高校教师人事档案的管理现状，了解国家相关法律法规知识，同时总结出人事档案管理的标准和要求，高校管理部门应该加强档案管理工作，明确管理工作标准和职责，进而设定科学合理的档案管理制度，提高管理的科学化与规范化，提高管理团队的总体素质，实现信息化建设。

（一）对于高校教师人事档案管理提起足够的重视

高校的领导者和管理者应该认识到人事档案管理的重要性，提高对于档案管理的认识，保证各项档案管理工作有序地开展和进行。同时还要采取必要的措施激励档案管理人员工作的积极性，转变思想观念，让教师发挥出应有的作用，让各项教学活动顺利开展进行。人事档案管理应该逐步改变思想观念，要充分体现出人事档案管理人员、教师的重要作用，促进教学水平、工作能力的提升，让学校有较高的竞争力。高校教师人事档案管理实践中，必须积极宣传人事档案管理的重要作用，发挥出各级人员的效力，提高档案管理工作水平。教师填写人事档案信息时，要秉承认真的态度，保证信息达到准确性的要求，然后经过档案部门的审核与管理，使得档案信息达到真实性、可靠性的要求［3］。

（二）制定完善的人事档案管理制度，提高管理水平

高校人事档案工作的开展也需要通过管理制度的制定和实施作为基础，这是提升管理水平的关键。各个高校都要严格执行国家、省、市等政府机构的法律法规要求，落实规章制度，考虑到高校的实际情况，制定出切实可行的高校人事档案管理制度，符合本校的人事档案管理工作的需要。在管理制度中，应该明确各级档案管理人员的职责和权限，同时要制定出档案管理工作流程以及各级工作的标准，为人事档案管理工作的顺利进行提供良好的基础，也让高校人事档案管理达到科学性、规范化的要求。人事档案管理岗位的人员要认识到自己工作的重要性，认真对待自己的本职工作，严格履行管理制度，积极学习先进管理知识，提升档案管理工作质量和效率。

（三）加强教师人事档案管理队伍建设

《高等学校档案管理办法》中有非常明确的规定，高校应该设置专门的档案管理机构，并且配置合格的档案管理人员，与学校内其他岗位人员有同等待遇，享受学校事业编制，但是具体岗位人员要根据学校档案管理工作需要设定。高校档案管理人员严格遵守国家法律和学校制度，做好自己的本职工作，提高自己专业素质水平。高校教师人事档案管理岗位也是技术性岗位，对于从业人员的技术水平要求较高，应该具备一定的职业道德水平与政治素质，满足岗位工作的需要［4］。

切实提升高校人事档案管理水平，就要加强档案团队的建设，提高员工综合素质水平。档案管理人员设置，要符合国家要求和高校档案管理岗位工作需要。人事档案管理人员积极参与到学习和培训中，学习先进档案管理知识，有足够的专业知识，具备先进管理理念，以达到当前我国人事档案管理工作标准。高校也要组织符合档案管理岗位需要的培训，定期进行档案人员培训和教育，完善管理团队建设，提高档案管理的综合素质与水平，确保高校教师人事档案管理工作顺利开展和进行。

（四）推进人事档案信息化建设

1.加强宣传，树立档案信息化意识

（1）加强宣传和教育，高校领导要认识到档案管理信息化的重要作用，配置足够的人员，将信息化建设作为重点工作来进行，逐步完善工作发展计划。只有领导者认识到工作重要性，才能从根本上改变现状，切实提升人事档案管理水平。（2）档案管理员应该具备责任心与使命感，具备较高的信息化建设理念，设置合理的奖惩制度，有必要的激励措施，让档案管理人员更加积极投入到工作中，参与各级培训工作，从而提高业务水平，为高校档案管理信息化建设与应用奠定坚实基础，促进高校教育工作顺利进行。（3）教职工档案管理员要具备一定的信息化意识，使得人事档案管理更具科学性，充分保护教职工的合法权益，让教职工顺利开展工作，展现出信息化档案管理的优势。

2.合理规划与设计，制定完善的管理标准

（1）要统一管理机构。高校人事档案管理目前主要采取的是多条管理与分散管理的方式，导致出现空洞的问题。国家需要在全国范围内设置统一的管理范畴与权限，要保证高校设置统一的管理机构，落实统一标准，彻底消除目前高校人事档案管理的问题。（2）发布完善的高校档案管理制度，严格执行人事档案管理制度。为了促进高校人事档案管理信息化的全面落实和应用，高校应该从自身管理实际情况出发，发布相应的人事档案管理制度和标准，同时要结合时代的发展需要做出改进和调整。管理制度中要明确各级工作岗位，严格规定档案管理工作流程，所有工作人员都要遵守管理制度，落实相关工作，让人事档案管理更加顺利开展，保证各项管理工作有效的应用。（3）制定出标准与规范化的管理措施。对于高校人事档案管理中的数据记录、存储、压缩、传递、转换、加密等工作，防止在工作中出现冲突、不兼容的问题，保证人事档案管理信息化有序进行，进而实现信息共享，切实提升档案管理水平和效率，为高校开展教育活动提供良好的基础［5］。

3.加强数据库建设，建立人事档案信息化管理系统

（1）结合高校人事档案管理实际情况建设高校人事档案管理信息化系统，确保档案管理可以统一的规划和进行。系统内需要开展档案扫描、图像处理、业务管理、信息查询、输入输出等方面的工作，达到安全性的要求，可以兼容使用档案信息。（2）准确掌握教职工的全部信息，结合管理需要建设档案管理数据库系统，使得档案管理信息化建设顺利开展。高校人事管理部门需要保留教职工的全面信息，将各项数据导入到系统内，保证系统数据完善性与可靠性。（3）建立电子档案，利用扫描、数据压缩等先进技术将纸质档案直接转化成为电子档案的形式，这些都是信息化档案的重要内容。转换要按照规定的流程进行，以便于复制与查阅，保证档案信息更具完整性、真实性与安全性。（4）建立数字档案，把制作完成的电子档案信息保存在电脑中，通过信息化资源的管理，建立功能完善的档案管理数据库。档案目录是查询档案的入口，从目录就可以看出整个档案管理数据库的全部情况，能够了解该数据库内包含的各项数据信息。但仅是简要的信息，通过计算机可以点击查看具体的信息。此外，还要通过计算机网络建设完善的信息共享系统，所有档案管理人员与使用人员可以通过校园网查看相关的信息。但是只有具备相应权限的人员才能记录或者修改相关信息，以保证档案信息的安全性，避免出现泄漏、丢失等风险。

三、结语

高校是我国教育体系中非常重要的部分，包含的教职工数量比较多，人事档案管理工作有着极为重要的作用，尤其是对于教学活动的开展有着重要的影响。高校教师档案管理有着一定的复杂性和难度，应顺应时代发展，利用先进计算机网络技术，构建信息化管理系统，高校领导者应认识到档案管理重要性，加强档案管理团队的建设，提升工作人员的专业素质和道德水平，从而保证高校教师档案管理工作的顺利实施，全面体现档案管理的价值和意义，为高校开展各项工作奠定坚实基础。