关于如何强化纪检监察部门秘书人员的档案意识

周新颜

（湖南省疾病预防控制中心,湖南 长沙 410005）

引言

在纪检监察部门中，档案管理工作的重要性不言而喻。为了更好地提高纪检监察部门档案管理工作的质量，一定要结合部门的实际情况做好档案管理工作，这不仅是纪检监察部门发展的需求，同时也对纪检监察部门完善自身工作职能和提供更加优质的服务创造了有利的档案文献条件。基于此，本文就如何强化纪检监督部门秘书人员的档案管理意识进行分析。

一、纪检监察部门秘书人员档案意识的重要性分析

秘书工作是各级机关工作的重要组成部分，纪检监察部门的秘书人员不但承担着上通下达、综合分析、传递信息、协调服务等诸多职能，还要面对当前严峻的反腐败斗争形势和党风廉政建设繁重的政治任务做好工作，是纪检监督部门顺利开展工作的参谋、助手、耳朵，肩负的工作任务很繁杂，责任很重大。在日常的工作过程中，纪检监察部门档案管理工作就显得尤为重要，应该采取多种措施来强化秘书人员的档案意识，保证档案的时效生、完整性、连续性，以此来保障工作的有效开展。综合来看，可以从以下几个方面来强化其档案意识：首先，一定要确保档案资料的完整性和档案的完整归档。秘书人员作为档案资料的整理人员其工作内容不仅仅局限于领导的会议记录以及领导讲话的整理工作，同时重要档案资料的整理和归档工作也由其负责。由此可见，秘书人员档案意识的水平会直接影响档案资料的完整程度。如果秘书人员具有较强的档案意识，其非常看重文件资料的整理和归档工作，这样可以大幅提升档案资料的完整性。但是针对一些档案意识薄弱的秘书人员，如果其没有充分做好档案管理和归档工作，则会对档案资料的收集和整理产生影响。同时，还会直接影响纪检监察部门的工作效率。严重的还会导致资料丢失现象频繁发生，对纪检监察部门整体管理水平的提升会产生严重的不良影响。其次，档案资料的质量是确保档案功能和价值得以完全发挥的重要依据。在纪检监察部门中，档案室所收集的各类资料会直接影响相关案件的办理进度和办理质量。如果秘书人员的档案意识不高，则可能导致相关档案资料的完整性受到一定程度影响，同时也会限制档案资料功能的有效发挥。在日常的工作过程中，如果秘书人员档案意识匮乏，缺少对历史档案的重视，忽视对各类历史档案资料的利用，会限制档案功能的有效发挥。

二、强化纪检监察部门秘书人员档案意识的相关措施分析

（一）优化硬件设备，增加管理资金投入

纪检档案工作的质量和后期的管理硬件设备投入和资金投入都具有非常密切的关系。经济基础决定上层建筑，如果纪检监察部门在日常的档案管理中缺乏相应的资金投入，就会导致档案资料管理工作陷入困境。结合大量的案例分析可知，资金和硬件设备的投入是保障纪检档案工作顺利开展的一项必要条件。如果纪检部门的相关经费不足，会导致其无法及时更新档案室内的管理设备，同时，也没有相应的资金来对秘书人员展开系统化的培训。在我国一些基层纪检监督管理部门中，甚至没有专门的档案储存室，很多时候档案都和办公资料堆放在一起，这样不仅会对纪检监察部门的档案管理工作产生影响，同时也不利于档案资料的保管和利用。各级纪检监察部门一定要加强对档案资料硬件设备和资金的投入支持工作，政府部门也可以通过财政补助的方式来为纪检监察机关档案资料管理划拨经费，为其配备相应的硬件设备和软件设施。同时也可以充分利用信息化技术来搭建档案资料管理系统，以此来优化纪检监察部门的档案管理水平和质量，为纪检监察部门的档案管理工作创造有利条件。在有了资金支持后，为优化秘书人员办公环境创造了有利条件；同时也可以拿出一部分资金对其展开培训，以此来强化其档案意识。

（二）充分做好纪检档案的信息化管理工作

目前，虽然我国纪检监察部门的信息化建设工作已经开展，但是就我国纪检监察部门的信息化建设工作，仍然处于初期的起步阶段。很多纪检监察部门的档案信息化建设工作依然停留在表层阶段，甚至还存在很多纪检监察部门没有利用信息化技术手段开展管理的现象。当前很多纪检监察部门依然按照传统的管理模式进行管理，以这种方式利用和收集相关的档案，不仅会增加工作负担，同时也容易出现失误，进而影响工作效率。为了进一步强化秘书人员的档案意识，可以将现代化信息技术应用到纪检监察部门的档案管理工作过程中去，通过更新和优化计算机设备以及档案线上管理系统为后期的纪检档案管理工作提供必要的技术支持。同时，还要主动引进先进的管理技术，将其和纪检监察工作融合起来，对纪检档案进行收集和整理，让纪检档案管理工作在信息化技术的加持下可以充分发挥相关的作用，以此来有效提高秘书人员的档案管理工作效率。

（三）充分做好纪检档案的开发和利用工作

纪检档案的核心价值在于做好其利用工作，但是就目前纪检档案的价值利用情况来看，依然存在利用价值不足的现象。一定要充分做好纪检档案的开发和利用工作。很多纪检监督的典型案例中都积累了大量的办案经验，但是这类档案却呈现被束之高阁的状态，难以发挥其应用价值。身为纪检监察部门的秘书人员，一定要转变工作观念，做好档案资料的利用和开发工作。

（四）强化纪检监督部门秘书人员的综合业务素质

纪检监察部门档案管理工作水平和工作人员的综合业务素质有着非常密切的关系。纪检档案管理工作质量和档案工作人员的综合素质高低呈现正比例关系。针对当前纪检监察部门秘书人员综合素质不足以及工作能力较为薄弱的问题，还要对其进行系统化的培训，通过不断的培训提高学习能力。纪检监察部门可以招聘一批文秘专业且具有良好政治素质的档案管理人员，对其展开专业化的培训，由此来强化其业务水平。同时，如果想要进一步强化秘书人员的档案意识，还要做好其档案管理实际操作实践工作。如可以通过改变以往的人工操作模式的方式来提高秘书人员的操作水平，让其在工作中经过大量的实践，不断总结经验和教训，增强自身的“档案意识”。

随着网络技术的不断发展，纪检监察部门还要充分做好档案管理现代化建设工作，借此来有效提升档案管理工作的效果。举例来说，为强化管理人员的档案意识，纪检监察部门要开展档案信息化管理工作，这不仅是档案服务工作和我国体制改革的需求，同时也是我国档案事业发展的客观要求。在实际的工作中，秘书人员要做到及时准确地传递信息，使信息管理更具时效性。要积极转变观念，不断提高档案意识，主动运用计算机技术进行辅助管理，整理档案，输入计算机，利用相关技术将图片、图像等转化为数据，实现人事档案与纸质档案的共存；以此为基础，既能有效地提高机关秘书的"档案意识"，提高档案管理工作的质量和效率，又能有效地促进纪检监察部门的可持续发展。

（五）提高秘书的安全意识

存储设备的安全性是档案管理中的一个重要问题，直接关系到档案管理工作的最终效果。在实际发展过程中，纪检监察部门应不断培养秘书人员的安全意识、保密意识，使档案管理工作更有保障，从根本上提高档案工作效率。现实工作中，有关软硬件设备应定期更新和升级，以保证档案管理工作能适应社会发展的需要，同时办公室文员也应及时备份档案，防止档案丢失。通过网络防火墙、身份认证等措施来有效提升纪检档案管理的安全性和机密性。同时，在一些机密文件进行传输的过程中，还要设置访问权限和访问等级，避免因非法访问导致档案文件被非法修改和删除。

三、结束语

在纪检监察部门中，档案管理工作作为一项重点工作，它对提高档案管理工作效率具有重要意义。目前影响纪检监察部门档案工作的主要因素是文秘人员的档案意识不强。在未来的工作中，应该采取形式多样的手段来不断提高办公室文员的档案意识，积极采用先进的信息管理手段和管理模式，以保证档案管理水平能从根本上提高，促进纪检监督部门的稳定有序发展。