直升机所电子文件管理平台功能设计与实现

李雷

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333001）

0.引言

中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出要“大力推进‘增量电子化’，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收”。随着数字化设计能力的大幅提升和管理信息化的不断发展，直升机所已实现了以数字样机设计技术为基础，以产品数据管理为核心，以直升机产品研制过程为主线的数字化协同设计平台，彻底改变了传统的型号研制模式。

1.电子文件管理现状

1.1 电子文件数量巨大，管理手段滞后

作为知识密集型单位，随着科研能力的日益提升和型号研制任务的不断增加，直升机所各部门产生的电子文件数量急剧增加，研究所电子文件管理已正式进行大数据时代。虽然各部门都建立了自己的档案资料分室，负责本部门文件资料的日常管理与归档工作，基本满足了本单位纸质文件资料的日常管理工作，但是受限于软、硬件基础设施和人员素质等客观因素，电子文件的管理手段依然较为滞后，已逐渐不能满足直升机所电子文件管理的需求。

1.2 电子文件存储分散，存在信息孤岛

除纳入CHRDILCA、OA等相关信息系统管理的电子文件外，大量的电子文件全部分散存储的个人电脑中。电子文件交换的主要手段是依托园区网邮箱和网络虚拟空间等，但园区网邮箱和网络虚拟空间由于受系统功能及安全保密的影响，所能发挥的作用十分有限。随着直升机研发中心建设步伐的不断推进，津、景两地办公已经成为新常态，但由于津、景两地缺乏统一的信息资源共享与交互平台，使得各单位内部不同人员之间、部门与部门之间的信息处于一种离散、孤立的状态，形成了一个个信息孤岛，极大地阻碍了信息资源的交换与共享，也不利于电子文件的长久保存和在线归档。

1.3 存在安全隐患

电子文件以其存储密度大、传输速度快、易于共享等优势被人们所推崇，但与之相对应的是，电子文件在处理、整理、归档、保管、利用等过程或环节中又面临着很多丢失或被篡改的威胁，同时，由于受人员流动、设备及网络损毁、计算机病毒等诸多客观因素的影响，其保管安全存在极大的隐患。基于此，亟需建设一个面向直升机所园区网用户，满足海量电子文件存储、备份、交换与归档的管理平台。

2.电子文件管理平台功能设计与实现

2.1 个人电子文件管理

个人电子文件管理模块主要面向全所设计人员，用于实现个人产生的电子文件的日常管理。该模块以个人电脑为基础，基于直升机所园区网，将分散在直升机所园区网内的个人电脑上的电子文件进行分类整理、目录数据著录、电子全文上传、信息发布与共享，最终实现信息资料共建共享。该模块具备以下功能。

（1）用户可对该模块档案（资料）树结构进行创建、修改和维护，并能够根据个人电子文件管理需求自定义档案（文件）夹、档案（文件）库和案卷级信息。（2）能够进行电子文件目录数据的创建、著录、修改和删除操作，能够批量导入、导出电子文件目录数据。（3）支持将电子文件挂接到对应目录数据下，可进行电子文件的批量上传与下载。（4）可实现针对电子文件号、正题名、密级等目录信息的查询与电子文件全文检索。（5）设计人员能够将本人所属的电子文件共享给其他用户，共享对象由设计个人自定义，可以是园区网内所有人、本部门所有人、本专业室内所有人或某个特定人员，当共享文件为秘密级及以上的需经部门领导审批。（6）设计人员能够将个人电子文件管理模块中有价值的电子文件通过推送的形式发布到部门资料室。（7）能够对个人电子文件进行统计。

2.2 专业室电子文件管理

专业室电子文件管理是以研究所专业室划分为依据，以各专业室收集的相应专业技术资料、室内管理资料、培训资料、工作总结等为管理对象。该模块旨在为各专业室成员提供一个电子文件管理、交互平台，解决专业室电子文件管理需求和室内成员之间的信息资源共享需求，力争将其建成各专业室的专业知识数据库。该模块须具备以下功能。

（1）专业室所有成员均可对该模块档案（资料）树结构进行创建、修改和维护，能够根据专业室电子文件管理需求自定义档案（文件）夹、档案（文件）库和案卷级信息。（2）能够进行电子文件目录数据的创建、著录、修改和删除操作，支持批量导入、导出电子文件目录数据。（3）支持将电子文件挂接到对应目录数据下，可进行电子文件的批量上传与下载。（4）对本人创建的目录与全文数据的有修改与删除的权限。（5）将室内成员共享给本室的电子文件在该模块下全部显示。（6）可实现针对电子文件号、正题名、密级、责任者等目录信息的查询与电子文件全文检索。（7）能够对该模块下的电子文件进行统计。

2.3 电子文件共享

电子文件共享模块是基于个人电子文件管理模块的设计，主要用于展示个人共享给园区网所有人的电子文件。该模块旨在为全所人员提供一个信息交互、共享平台，打破直升机所内人与人之间、部门与部门之间存在的信息孤岛，实现不同人员、不同部门之间的信息资源共享共建。该模块须具备以下功能。

（1）园区网内所有人员均可在该模块下进行电子文件目录数据的创建与著录操作，同时支持批量导入、导出电子文件目录数据。（2）支持将电子文件挂接到本人著录的对应目录数据下，并可进行电子文件的批量上传与下载。（3）对本人创建的目录与全文数据的修改与删除的权限。（4）将个人共享给园区网所有人的电子文件在该模块下全部显示。（5）可实现针对电子文件号、正题名、密级、责任者等目录信息的查询与电子文件全文检索。（6）能够对该模块下的电子文件进行统计。

2.4 部门资料室管理

部门资料室管理模块主要用于实现对各部门资料室的各类纸质、电子等载体形式文件资料管理，同时依托该模块实现基层单位纸质文件目录数据和电子文件目录与全文数据的在线归档。该模块的日常管理与维护由各部门分资料员负责，其来源包括协作配套单位发来的文件资料、档案部门分发的文件资料、各部门在日常管理及科研生产中产生的具有保存价值文件资料。该模块须具备以下功能。

（1）部门资料员可对该模块档案（资料）树结构进行创建、修改和维护，能够根据各部门文件资料管理需求自定义档案（文件）夹、档案（文件）库和案卷级信息。（2）部门资料员能够进行目录数据的创建、著录、修改和删除操作，能够批量导入、导出电子文件目录数据，支持卷内目录的自动生成与导出操作。（3）支持将电子文件挂接到对应目录数据下，可进行电子文件的批量上传与下载。（4）可实现针对电子文件号、正题名、密级、责任者、载体类型等目录信息的查询与电子文件全文检索。（5）展示设计人员推送到部门资料室的电子文件，分资料员可浏览、查看该电子文件，无对其的修改、删除权限。（6）本部门职工可直接浏览秘密级及以下电子文件的目录及全文信息和机密级文件的目录信息，机密级电子文件全文信息的浏览需经部门领导审批，可进行纸质资料在线利用审批与登记功能。（7）档案人员可以查看该模块下所有部门的目录及全文信息，能够进行目录及全文信息统计，并可对有价值文件资料进行归档提醒。（8）部门资料员可对该模块下的纸质和电子文件进行整理并提交归档，能够进行在线信息审核，动态配置审批流程节点，所有归档的文件资料需经部门领导审批通过后进行档案归档。（9）档案部门已经接收确认的归档数据，归档人员不可再行更改。（10）能够对该模块下的文件资料进行统计。

3.结语

随着信息化水平的不断提升，电子文件已经逐渐取代纸质文件成为记录信息的主要形式，大数据的到来使档案工作也迎来了新的挑战和机遇。通过电子文件管理平台的建设与应用，可以规范电子文件管理工作，实现直升机所电子文件信息资源的共建共享和有效利用，对于实现直升机所信息资源有效整合、安全利用、在线归档和长久保存具有重要的意义。