大数据时代高校档案管理模式的创新探究

2021-11-27祁海英

山西青年 2021年22期

祁海英

（青海大学，青海西宁 810016）

高校传统档案管理工作中，通常都是采用遵循档案的收集、保存、整理要求等形式，促进档案管理工作，按照设定好的路线展开，这种工作模式虽然能够做好有关档案管理的相关工作，但是其档案管理工作还存在局限性。大数据时代的到来，提升人们对于档案管理工作的创新意识，引导人们结合大数据技术进行档案管理工作模式的创新。

一、大数据时代高校档案管理模式的创新必要性

（一）管理观念受到挑战

在这种情况下，也使高校档案管理在观念方面受到挑战，传统落后、单一的管理方式，显然不能判断档案的价值，以及对档案进行有效的保存管理。这就需要相关服务者在档案整理和保存以及服务的过程中，加强管理观念的优化，这也是推动传统的管理工作创新发展的主要工作思路。目前，高校档案管理人员在大数据背景下，需要优化自身的管理观念、知识体系、技术技能，进而在个人发展和管理等工作中面临很大的困难与挑战[1]。如果还以传统的档案管理工作进行纸质档案的保存，则导致高校档案管理工作难以满足信息化时代发展的需求。如果运用电子化、数字化的档案管理方式进行工作，则需要提升自身在数字化管理和信息技术使用等方面的能力，进而也再一次给高校档案管理工作人员的观念、能力等方面带来挑战，需要结合大数据时代的发展特征，提升档案利用和服务的功能与效果。

（二）管理技术面临创新

传统以人工方式进行纸质档案保存的管理方式和技术，已经不能满足大数据时代背景下的发展需求，而且这种较为粗犷的管理模式，也会造成高校档案管理工作出现数据丢失、资料遗漏等一些问题，不利于促进档案管理工作的持续开展。加上高校档案管理工作内容资料繁多，如果采用传统的管理方式和技术，则导致相关工作不能满足档案管理和服务工作的需求。因此，在大数据时代背景下，高校档案管理工作正面临管理技术创新的挑战，高校需要结合档案电子化、数字化的管理模式，全面摒弃传统档案管理模式，这就需要高校有更加完善、健全的档案数字化管理工作系统和体系，才能更好地转变档案管理工作方式[2]。同时，在信息化管理工作中，信息化的档案管理工作，还要达到一定水准，进而才能实现大数据技术、信息技术合理应用的目标，促进档案管理工作的有效储存和应用。

（三）数据安全存在威胁

在传统的档案管理工作中，注重人防、物防、技防，其目的是保证档案管理工作的安全性。然而，在大数据时代背景下，不仅给相关管理工作带来新的挑战，还会使档案管理工作在数据安全等方面存在威胁和严重的挑战。在档案储存和使用信息化、电子化发展的过程中，数据安全问题变得尤为重要，电子化的档案数据储存是结合信息技术、网络系统进行管理的，设备、系统、技术本身存在寿命和使用年限等因素，进而很容易在管理的过程中出现档案数据披露、丢失、被窃取等损失问题。同时，在档案信息管理的客户端中，容易遭受到其他外部网络的攻击以及不法分子的技术渗透，从而使网络安全存在问题。

二、大数据时代高校档案管理模式的创新问题

（一）缺乏大数据的意识

大数据与高校档案管理工作的融合是顺应时代发展、满足档案管理工作需求的必然方式。目前在大数据技术的带领和应用中，高校档案管理工作还存在缺乏大数据应用意识的问题。大数据时代的到来给人的思想意识带来的影响是巨大的，这就需要档案管理工作人员转变传统观念，提升对大数据的运用和应用认知。从当前高校实践情况来看，档案管理工作人员还存在缺乏大数据应用意识，以及管理层未能对大数据技术进行有效创新、优化的问题，从而不利于档案管理工作更好地处理海量信息，强化信息处理的准确性[2]。在部分高校的管理和教学工作中，对于大数据技术的应用领域较少，主要结合大数据技术对学生进行系统的管理、教学管理等，在档案管理工作方面其大数据技术的应用重视程度相对不足，也未能通过技术整合、优化等形式，做好有关档案管理和资源的投入力度，进而导致档案管理工作效率迟迟得不到提升。

（二）大数据使用不合理

高校档案管理工作在开展中，所包含的管理工作内容、管理技术较多，这需要管理人员积极对大数据技术、信息科技进行有效学习，提升对新思想、新技术的接受能力[3]。但由于档案管理工作人员缺乏对大数据应用的意识和能力，也影响档案管理工作的合理开展。在档案管理工作中，管理人员缺乏对网络技术、计算机知识的了解，从而也会使档案管理工作的开展面临很多困难，影响大数据时代相关管理工作的合理开展。

（三）信息设备相对落后

目前在高校档案管理工作中，还存在运用传统台式机器和电脑设备的问题，缺乏对相关设施设备的有效更新。虽然在大数据时代背景下，部分学校引进新型的信息管理设备，但是缺乏对其的维护和优化，进而也导致信息设备和计划建设的工作效果低下，促使档案管理工作处在停滞不前的状态，影响管理水平和效率的提高。

三、大数据时代高校档案管理模式的创新策略

（一）提升大数据的运用意识

第一，在提升大数据运用意识的过程中，需要加强大数据应用的宣传工作，通过宣传大数据应用模式、应用观念的方式，提升相关人员对于数据化管理的认知，也可以加大对现代档案管理工作内容的宣传力度，其重点目的就是提升管理人员对于档案管理工作数据化发展的认知。在新时代不断发展变化的背景下，档案管理工作也需要转变档案管理的功能，积极优化数据化的档案管理工作系统，并且结合云计算技术、大数据技术，发挥档案管理在整合、分析、预测、管理等方面的功能作用，进而更好地服务于高校各项管理工作。第二，在强化大数据应用意识期间，需要培养档案管理人员的档案管理理念，让其了解数据化档案管理工作的重要性，进而才能改变以往传统保存和使用档案的方式[3]。第三，在大数据应用技术的应优化与提升过程中，需要高校明确岗位管理工作人员的责任，并且结合数据化管理思维、大数据技术开展相应的管理工作，充分挖掘大数据背后的档案管理信息资源和内容，进而才能为高校的相关决策和发展的工作提供基础。

（二）加强专业化人才的培养

目前，高校档案馆的档案资源都是来源于高校的各个部门，所以为达到档案有效管理、合理应用的目的，还需要加强专业化人才的培养，提升对档案信息园的信息化建设力度，进而才能在大数据技术的带领下，强化档案信息园的信息化管理水平。一方面，高校可以组建一支专业化的档案管理队伍，要求档案管理人员不仅要有丰富的档案管理经验、专业知识，还要了解大数据使用、云计算技术的应用方法，进而才能推动相关工作的顺利展开。高校可以对在职的档案管理人员进行有效培养，采用引导档案管理人员学习大数据技术知识、应用理念、管理方法等形式，推动档案管理人员的专业化发展，进而才能让其更好地胜任档案管理在大数据时代背景下的管理工作。另一方面，在专业化人才的培养中，还需要加大人才的引进力度，提升创新型人才对于档案资料服务、二次加工的作用，从而才能更好地服务与高校档案管理的相关工作[4]。在专业化人才引进期间，可以通过大数据时代背景下的激励、奖励制度，调动人才参与大数据技术应用、学习、管理中的积极性，进而也能更好地发展高校档案管理工作，不断实现档案查询、管理、应用的专业化发展，提升人才对于档案管理工作创新的引导效率。

（三）及时优化信息技术设备

电子化、标准化的档案管理工作是大数据背景下档案管理工作的主要内容，为达到档案电子化和标准化的发展目标，还需要高校及时优化信息技术与设备，进而才能将现代化的管理工作方式和理念落实。高校可以制定有关档案管理信息技术与设备优化的相关制度，无论是对信息技术进行完善、信息设备优化，还是电子档案信息资源储存、描述、传输等工作，都需要结合标准化的制度来进行，从而才能提升现代化管理的工作水平。在优化信息技术与设备的过程中，还需要制定有关档案资源电子化管理的规定，不断为档案管理工作提供保障，而且在档案资源管理的过程中，可以做好档案管理工作的监督、风险识别等工作，及时了解档案管理工作中可能出现的风险问题，并且构建针对档案管理监督的相关部门，加大对监督人员知识的培训力度，提升监督人员在档案数据化、信息化管理过程中的风险防范意识，进而才能从源头避免风险问题的发生，给数字化的档案管理工作带来不利影响[5]。此外，高校需要构建档案网络化的安全保障体系，积极应用防火、防盗、防人为损害软件，从而才能更好地了解档案管理工作中可能存在的不足以及信息泄露问题，这也是提升安全保障水平的关键。