如何推进事业单位档案管理工作规范化及标准化

宋鸿东

（吉林省通化市辉南县辉发城镇综合服务中心，吉林 通化 135125）

事业单位的档案资料涉及到较多类型，如影像、文献等，通过对档案资料进行科学管理与开发，方可以将优质、便捷的服务提供给群众。进入新时期后，事业单位改革工作日趋深入，对档案管理也提出了更高的要求。因此，事业单位需在重要议事日程中加入档案管理规范化、标准化的内容，进一步完善档案管理制度与机制，促使档案管理工作水平得到提高。

一、事业单位档案管理的实施原则

（一）从实际出发原则

事业单位要想改善档案管理工作效果，需密切结合现实情况，将档案管理工作改革发展计划科学制定出来。在具体实施中，事业单位要对档案管理工作现状进行全面分析和梳理，在掌握档案“家底”的基础上，将档案管理工作中暴露的问题挖掘出来，依据档案管理工作需求对优化方案进行完善，以便推动档案管理事业的发展。要明确档案管理工作的改革目标和方向，避免盲目冒进，否则不仅成本资源遭到浪费，也难以根本性提高档案管理工作效率[1]。

（二）安全保密原则

受档案资料特殊性的影响，事业单位工作人员需将安全保密原则贯彻于档案收集、整理、保管、利用等各个环节内。一方面，要提高档案整理保管的物理性安全水平，制定完善的防火防盗方案，避免外界因素影响到档案实体内容的安全。另一方面，档案管理人员需增强自身的保密意识，禁止向任何人泄露相关的档案信息。同时，合理设定档案的保密等级，采取针对性的安全策略。

二、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）重视程度不足

过去很长一段时期内，很多事业单位管理者并没有充分认识到档案管理的价值，认为储存、管理基础资料即为档案管理工作的内容，无法有效促进事业单位的发展。这些错误的认知严重影响到档案管理事业的发展，档案管理工作人员的职业认可度随之降低。同时，档案管理工作内容较为琐碎，一些档案管理人员容易产生不同程度的职业懈怠感，增加了各类不规范行为的出现率，进而对档案管理工作的规范化造成不良影响。

（二）基础设施不够完善

在事业单位改革发展过程中，随之改变了档案管理工作内容，在收集、整理档案信息的基础上，还需要检索、统计、开发、利用各类档案资源，显著提升了档案管理的复杂程度。只有完善配置相关的设备设施，方可以顺利推进档案管理工作。但目前一些基层事业单位受思想、资金等因素的影响，并没有向档案管理领域投入充足的资金资源，缺乏完善的基础设备，阻碍到档案管理工作水平的提高。特别是在档案管理数字化建设实践中，需要大量的人力和物力资源，如果缺乏相应的条件，将难以顺利实现档案管理数字化建设目标[2]。

（三）管理制度不够健全

事业单位通过构建档案管理制度，能够有效规范日常档案管理工作。目前，一些事业单位虽然将档案管理制度构建起来，但并不完善，统一化标准尚未形成。首先，部分人员并没有全面认识档案管理工作，不能够积极参与进来，导致全员重视、全员参与的局面得不到形成。另一方面，事业单位虽然制定了较多的制度体系，但并不具体和细致，缺乏较强的指导作用，导致档案管理工作的主观性、随意性较强，容易有文件缺失等不良问题出现，难以充分发挥档案管理工作的效能。

（四）缺乏高水平档案管理人才

目前，一些事业单位没有充分重视档案管理队伍的建设工作，档案管理人员缺乏培训学习机会，导致知识水平、能力素养等得不到及时提高。特别是近些年来，档案管理工作中开始广泛引入先进技术，对档案管理人员的综合能力提出了更高的要求。因此，事业单位需大力培养档案管理人才，保证档案管理工作质量。

（五）数字化建设较为盲目

为适应时代发展的要求，事业单位积极推进档案管理数字化建设工作，取得了较为显著的成效。但部分事业单位由于缺乏统一的建设规划，导致在实施过程中容易出现诸多的问题，难以充分共享与利用档案资源，影响到数字化建设目标的顺利实现。

三、推进事业单位档案管理工作规范化及标准化的对策

（一）提高重视程度

事业单位管理者要革新思想认知，充分明确档案管理工作的开展意义，给予充分的关注和重视，于日常重点工作中加入档案管理方面的内容。同时，要利用单位内部各类宣传载体，深入开展宣传教育活动，引导其他部门的工作人员增强自身档案管理意识，积极参与到档案管理实践当中，在日常工作中严格落实档案管理制度与规范。通过全员重视、全员参与局面的构建，促使档案管理工作难度得到减小，规范化、科学化水平得到提高。

（二）加强基础设施建设

为满足档案管理工作的实际需求，事业单位要结合实际发展情况，增大资金资源投入力度，积极配置各类基础设施，从设备资源角度支持档案管理工作的开展。如在档案室建设中，需及时引入通风防潮等方面的先进技术与设备，避免环境因素损坏到档案资源。同时，为保证各类设施设备的价值得到发挥，需制定完善的检查与维护制度，由工作人员经常性维护设施设备，促使其良好的使用状态得到保持。

（三）完善管理制度与机制

为降低档案管理工作中各类问题的发生机率，事业单位需将档案管理制度统一制定出来，对档案资源收集、整理、利用等各个环节的要求进行细化，给予档案管理人员有效的指导和规范。如档案管理人员需全权负责档案管理工作，妥善保管资料柜的钥匙，禁止其他人员对文件档案进行随意翻阅或篡改。在档案资源借阅方面，需在借阅表上详细登记所有的借阅人员，这样一旦有文件丢失、损毁等问题出现，可对责任人进行快速追溯。同时，要定期总结档案管理制度的运行状况，梳理运行中暴露的问题，进行动态调整和完善。此外，要进一步加大监管力度，由主管人员对档案管理人员的日常工作状况进行经常性检查，及时发现和纠正不规范的档案管理行为[3]。

（四）加强人才培养工作

各项档案管理工作由档案人员具体负责实施，若档案人员的综合能力不高，那么档案管理工作质量将难以得到提高。因此，事业单位需结合工作安排，经常性组织人才培训活动，将现代化档案管理理念、技术等作为培训的重点，持续提高档案管理人员的素质能力。同时，要积极吸收外部专业化人才，将新鲜血液注入进来，促使档案管理人才队伍的活力得到增强，此外，针对部分档案管理人员主动意识缺乏的问题，需结合档案管理整体目标，明确各个岗位的职责任务，科学设计考核指标，定期考核各个岗位的工作人员。完成考核之后，要在多个方面利用考核结果，以此来激发档案管理人员的主动学习与创新意识。

（五）统一制定数字化建设方案

数字化、信息化建设是提高档案管理工作水平的必由路径，需引起充分的关注。针对现阶段数字化建设盲目性等问题，事业单位需从整体角度将档案管理数字化建设目标、方案等统一制定出来，深入贯彻分步推进的原则，增强数字化建设的有序性和科学性。在数字化建设过程中，不能够单单考虑眼前的需求，还要准确把握未来发展趋势，增强前瞻意识，提前统一数据库等系统的建设标准，这样可降低后期管理和维护的难度。同时，要加强对单位内部人员的教育工作，着重讲解数字化档案管理中需注意的信息安全问题，健全数字化档案安全管理制度，避免因不规范操作而出现信息泄露等不良问题。此外，要做好数字化设备、系统的运行维护工作，及时发现和消除故障隐患，避免影响到档案管理系统的正常运行。

综上所述，档案管理工作关系到事业单位服务职能的履行情况，也影响到事业单位自身的长远发展。目前，一些事业单位的档案管理机制不够完善，档案管理水平得不到有效提升，严重阻碍到事业单位的整体进步。因此，事业单位需提高对档案管理工作的重视程度，从制度、人才、设施条件等诸多方面着手，持续优化档案管理工作机制，促使档案管理工作水平得到提高。