高校校友档案管理现状分析与思考

黄小玲

（安徽省行政学院，安徽 合肥 230059）

所谓校友指的就是曾经在同一所学校学习过的学生，在学校工作过的教职人员等等。而校友档案指的是校友在工作和学习中保留下来的价值性文字、图片、视频等资源。校友档案可以有效对校友在校期间的发展情况进行记录，是广大校友和母校实现交流和沟通的重要环节，是现代学校文化建设工作中不可忽视的重要文化资源，这也意味着校友档案具备较强的文书档案特点和人物档案特点。基于此，本文就将对高效校友档案管理问题作为研究基础，在分析当前管理问题的基础上提出相关解决对策，希望能对高校档案管理工作的可持续发展提供有效帮助和指导作用。

一、当前高校校友档案管理的主要问题

（一）缺乏健全、完善的档案管理制度

和其他类型的档案资料相比，高校校友档案发展情况存在明显滞后性，因为仅在类别上看，校友档案并不属于高校档案管理工作的任一类别，而完整、健全的校友档案除了涵盖教学、科研类档案之外，还应该覆盖行政、党群等档案资料，但是目前对于校友档案的收集、开发和应用缺乏健全的规章制度和工作标准，这就需要工作人员不断在实践中进行探索和研究[1]。在载体形式上，校友档案包含学籍档案这类文书档案，还包含图片视频类的声像档案。所以，怎样对这些不同载体形式的档案资源进行管理、开发和应用，切实发挥档案的育人功能，推进教育任务的发展也是当前高校发展中需要关注的重点问题。

（二）关注重点放在了知名校友档案的开发上，缺乏对普通校友档案的关注

当前很多国内高校开展的校友档案工作将工作重点放在了知名校友档案的开发上，意在充分发挥知名校友档案资源的名人效应，并设置了校园著名人物、大师风采等名人档案类别，在对名校友档案进行管理的过程中，实现了教学科研档案的资源整合[2]。但是大部分著名校友的档案多数是校友出名后的有价值性档案，无法实现对校友成长历史的全面记录，此外，基于-缺乏健全的档案管理制度作为保障，因此校友档案管理工作的开展仍然存在很多问题。当前高校普遍缺乏对普通校友档案的收集和开发，没有认识到人物为主线的校友成长档案建设重要性。

（三）校友档案管理工作存在明显滞后性

校友是高校在发展和建设中不可忽视的重要资源，很多高校在发展中都实现了对知名校友影响力的开发，通过此种方式实现对学校整体影响力的提升。在某种程度而言，校友是高校重要的人才资源、社会资源和教育资源，目前我国校友工作的开展已经受到了较大关注，并纳入到了学校的长期发展规划中[3]。虽然当前很多高校校友工作已经做得比较出色，给学校整体发展带来了较为显著的资源优势，但是仍然缺乏对校友档案管理工作的关注，存在明显的归档意识不强、档案资料滞后等问题，致使学校中收集的校友档案大部分是校友上学期间的少量学籍档案，管理工作的开展和实际发展情况存在严重脱节情况。

二、对高校校友档案管理工作进行优化的相关对策

（一）加强对校友档案管理制度的优化

当前很多高校在实际发展中并没有构建起健全的档案管理规章制度和管理方法，因此在校友档案的收集、管理和应用上经常会出现盲目性和随意性问题。要想全面推进校友档案管理工作的正常开展，就需要在工作中加强对管理制度的构建和优化[4]。在这一过程中，高校需要积极转变自身工作理念，对传统的校友档案管理模式进行改进，全面加强对现代化信息技术的应用，在计算机系统和网络技术帮助下构建起健全的校友档案管理系统。除了要为校友提供传统的档案服务之外，还需要在系统平台的帮助下实现对毕业生档案托管、学位学历认证等问题的有效回答。针对校友的实际需求还可以构建校友和校友、校友和学校的交流平台，此种方式不仅能有效提升学校亲和力，还能切实增进校友对母校的情感。

在条件允许的情况下，学校还需要组建专门的管理机构，根据实际发展情况制定校友档案管理制度。比如在档案室中专门设立对应科室，指派专业档案管理人员进行校友档案工作的管理。在日常工作中要对多种类型和载体的校友档案资源进行分析和探索，按照校园实际发展情况进行工作制度和体制的优化，制定校友档案管理方法，对校友档案管理工作的具体范围和内容进行进一步明确。此外，学校校友总会的工作主要是对校友工作进行管理，是和校友进行联系最密切的机构，因此学校的各个部门也要积极对工作进行配合，确保校友档案管理工作的顺利开展[5]。

（二）加强校内多部门联合，实现校友档案管理平台的建设共享

校友档案包含了教学、党群、行政和科研等多个类别，载体形式也丰富多样，这些珍贵的历史资料需要在学校各个部门的统一管理过程中进行收集，并移交到档案馆进行永久保存。但是目前高校发展中，这些档案的教学科研管理并不属于某一个管理部门的工作，管理工作的开展也按照不同部门的职责和流程分别进行，出现了校友档案和资源联系的人为剥离，由于当前档案的零散发展，所以出现了部分档案流失的情况，严重影响了档案资源的开发和应用。此种背景下，档案就更应该加强和教务部门、学生管理部门之间的联系，借助科学的管理制度和手段构建起现代化工作网络，在建设校友档案管理平台的过程中，尽可能实现对师生教学科研管理资料的保存和归档，在一系列活动的开展中，对多种形式的校友档案进行收集管理[6]。

（三）为校友交流和服务师生工作的开展提供稳定平台

当前，很多高校校友档案资料主要用于简单的信息记录，并没有构建起完整的数据库，不能有效借助现有信息技术进行档案数据的整合，这也意味着校友档案信息管理方式难以满足现代化校友服务的工作理念。在这一过程中，学校档案部门和管理部门也要积极转变传统观念，将管理校友档案和资源转变为服务校友，重点放在信息征集和开发利用上，从而有效适应校友需求和时代发展的要求。此外，还要加强对校友交流合作平台的构建，在管理系统的平台运行中将传统的交流方式进行转变，以服务校友为中心思想，实现校友之间的交流和校园各部门之间的有效交流，切实拓展和优化档案管理系统的功能优势。

高校还应该加强对离校校友档案征集工作的开展。在校友毕业步入社会后，在不同岗位上发挥越来越大的个人影响力，其对社会发展和创造的价值越大，社会对母校的认可度就将不断提升[7]。所以，高校也需要持续不间断和校友保持联系，号召校友毕业后及时向学校提供自己参加重要活动的记录，用档案的形式进行保存和管理，此种方式不仅能帮助学校及安全对校友档案资源的丰富，还能带动校园整体的文化建设，学校在鼓励和引导学生向校友学习的同时，帮助大学生进行职业生涯规划，为今后发展奠定良好基础。

（四）借助丰富的校友档案资源构建校友网站

当前，很多学校校友网站只能发布学校信息和相关校友活动，因此在今后校友档案管理工作中还要加强对校友档案资源的深入挖掘，将校友刊物的制作和网站建设作为重要素材，帮助和提升学校校友工作的宣传力度，实现对校友资源的有效开发。某种程度而言，丰富、有特色的校友刊物和网站可以提升校友对母校的情感，是校友和母校进行密切交流和合作的重要基础。

结束语：综上所述，在校园文化建设中，高校校友档案是最重要的组成环节之一，因此校友档案管理工作的优化也将为学校的创新发展提供重要帮助。实际研究发现，当前高校校友档案资源管理工作仍然存在很多问题，所以在今后工作中高校更需要积极转变传统工作方式和理念，在充分认识到校友档案管理工作重要性的基础上制定问题解决方案，只有为学校发展提供可持续资源，才能为校友档案工作的进一步完善提供健全帮助。