企业文书档案信息化管理及利用分析

2021-11-26李丽华

魅力中国 2021年37期

李丽华

（中核四0 四有限公司第一项目部，甘肃嘉峪关732850）

引言

企业是市场经济的重要组成部分，提升企业内部管理能力对推动我国市场经济发展具有重要意义。文书档案是企业日常经营中的信息记载，档案内容可以为发展企业、强化管理提供有效的参考信息，对于任何企业来说，加强文书档案信息化管理都很重要。要全面提高企业文书档案管理水平，就必须积极融入先进技术，推动文书档案管理朝数字化、电子化方向发展，提升档案管理效率和质量。如今，虽然大部分企业都引入了计算机配套措施，但更多是将文书档案信息录入到计算机中，无法进一步挖掘文书档案信息价值，难以实现文书档案信息化管理与利用的目标。

一、文书档案信息化建设意义

文书档案信息化管理提高了文书档案管理水平，现代信息技术拥有强大的功能，可以实现信息数字资源存储，进行数据分析、数据计算和数据搜索，为不同的语言文字实现自动翻译等，这些都为文书档案数字化管理提供了可靠的基础，使信息数字化变得更加规范高效。文书档案管理信息化也是时代的发展要求，随着计算机技术、信息技术和网络技术的发展，文书档案信息化也是大势所趋，为了适应生产管理工作的需求，档案资料的收集、存储和管理工作也要与时俱进，以适应时代的发展与科学技术进步的需要。在网络大环境的影响下，文书档案信息化管理有利于单位文书档案资料实现共享，档案管理信息化系统不仅能够满足本单位的档案资料管理的需求，也为不同单位、不同层次的用户之间提供档案资料的检索、存储等功能需求，实现档案信息资料的增值服务。

二、企业文书档案信息化管理及利用分析

（一）进行文书档案管理方式的创新

文档文件信息管理各个阶段的管理方式要求是不同的。从信息管理的发展水平来看，在目前的文档归档阶段，有几个方面需要重点关注:第一，进一步提高基础业务的管理水平。即使文档文件管理达到了更高的信息化水平，但这并不意味着基础业务会失去相关性或完全废弃。现阶段，完全有可能用信息技术完成数字化文档文件，然后仔细保存这些数字化文档文件，通过文件编制研究将纸质文档文件变成记忆文物。与此同时，对于基础性内容来说，也需要强调业务工作以及档案在部署、检验中的同步性发展。与此同时也需要加强自身的业务工作学习，有效实现信息化内容与目前的档案管理工作地发展。这就需要文书档案管理的工作人员，跳出传统的管理范围以及理念，更多地了解各行各业是如何进行档案管理工作的，这样才能更好地进行专业知识的学习，将更多创造性思维有效地运用到文件档案信息的管理实践当中。

（二）完善标准，优化管理

新形势下，文书档案数字化实行优化式的管理策略，通过数字化技术的配合，多角度整理、优化思路，尽可能多地创建并整合管理机制，并增加筛选和阶段性封存机制，为更多的信息储备提供充足的空间。文书档案的优化策略需要长期的规划和设计，并非一朝一夕就可完成，每个单位从事的行业领域各不相同，应从多个不同的信息管理策略中不断优化而制定出可操作性强且极具标准性的管理规划，并充分借鉴学习兄弟单位在该领域好的经验和做法，对其他单位在数字化管理过程中出现的问题和瑕疵进行提前规避，以确保各项工作有序推进。

（三）构建文书档案信息化管理平台

实现文书档案信息化管理，以信息化管理平台作为支撑，在不断加强信息化技术应用的同时，不断优化整个管理流程。在确保文书档案信息精准性、真实性基础上，为后续文书档案资源开发利用奠定基础。在数据库构建中，明确哪些档案可以公开、哪些档案不得公开，避免档案信息化管理过于被动，为创建现代化文书档案管理模式创设条件。加强与多媒体技术、通讯技术融合，对可公开文书档案进行数字化处理，生成电子档案投放到公共数据库，在信息化管理平台中将档案信息资源进行二次传递，本企业档案信息要在数字化档案下标注“某企业档案信息”，避免档案资源混淆。在信息化管理平台中设置音频与视频剪辑、档案目录、图像编辑、参数自动摘录等功能，确保档案管理能够满足市场发展需求，第一时间公布企业科研成果，增进市场对企业科研能力的了解，提升档案综合效益。

（四）提升文书档案管理信息素养

要全方位培养企业文书档案管理者的信息素养，以适应信息时代企业文书档案管理的实际需要。一方面，要增强档案人员保密意识。加强《档案法》《保密法》的学习，充分认识到信息载体、渠道和模式下企业文书档案管理所面临的安全形势，从而提出相应对策。另一方面，要明确档案人员职责。根据文书档案管理的安全保密需要，结合企业文书全生命周期理念，从文书档案收集、整理、归档、统计、利用等各个环节，档案专职、兼职人员的职责内容，并根据文书档案密级等，赋予不同人员的阅读权限。此外，要加强业务培训，重点是要做好信息技术、大数据、云计算、5G 等信息社会中办公室档案文书档案常使用的信息技术培训，不断提升从业者的综合信息素养。

（五）综合应用多种信息技术，打造可持续化的管理模式

首先要确保文书档案管理系统功能充足，满足当下文书档案深层次管理与开发的需求。一是企业应确保文书档案管理系统可以对不同的电子文件进行格式转化，减轻档案管理人员工作繁琐度，提升效率，满足后期档案编研的需要。二是企业应确保文书档案系统能够兼容声像、图像、文件类等档案资源，适应互联网环境下档案形式多元化的趋势。三是企业要通过技术手段，确保文书档案管理系统与企业合同管理系统、财务管理系统、OA 办公系统能够实现数据关联与数据共享，便于后期对文书档案进行一站式登记、清点、核查、录入。其次要加快应用大数据技术，提升对图像、文字的自动识别能力、自动提取能力和自动检索能力，满足数据库建设的需要。尤其要通过大数据技术为企业提供决策支持、数据支持，真正发挥文书档案的价值。最后要加快应用云储存技术。企业可以购买云服务商的云储存服务，并打通云储存系统与文书档案管理系统的数据传输壁垒，实现文书档案自动备份，做好事后防范工作。

（六）大数据下文书档案信息化建设

大数据下文书档案的信息化建设目的是为用户服务，通过对档案资料的加工、处理、分类、归档等，实现文书档案的有效利用。其中对档案进行加工处理包括根据文书档案的类型、时限，对档案资料进行分类归档，以数字化文书档案形成不同文件资料的数据库，为用户的检索和选择提供依据。文书档案资料是单位的宝贵财富，为单位的发展和管理提供最直接的参考，通过信息化技术的应用，能为用户开展多种服务，如可利用网络短信、电子邮件等为用户提供档案查询服务，也可以利用云盘为用户提供远程传输服务，利用网络对文书档案资源进行追踪，获得相应的档案信息资料。大数据下文书档案信息化的管理工作难度更大，对档案管理人员提出了更高的要求。不仅要求其具备档案管理的专业知识，也要具有现代信息技术、计算机技术等的应用能力，以实现传统纸质档案向电子化档案的转变。同时，档案管理人员也要不断的加强学习，与时俱进，提高业务能力，根据本单位的档案管理内容，创造性地开展档案管理工作，更好地满足对档案不同使用者的需求，以适应大数据时代信息化管理的目标。

（七）需要不断挖掘文书档案价值

在信息时代，想要更好地利用信息技术处理文件档案信息，也需要不断地对其自身的价值进行挖掘，在更多地领域中有效利用。对于信息技术的发展来说，具有广泛并且复杂的特点，因此想要有效进行档案管理工作，需突破众多的限制。首先是防治所档案管理层，需要加强对于他们的组织领导，不断地进行文书档案价值的管理，增强其可操作性。其次是对于防治所的文件档案管理来说，也需要加强软硬件的研发，并注重受众的需要，才能有效地进行信息化的使用。最后是需要进行相关的共享平台建设，实现高价值的文档信息的获取，有效促进档案信息的二次利用。

（八）加强文书档案管理人员培训

档案管理人员作为档案管理的主体，保证其综合素养可以有效提升档案管理质量。根据文书档案信息化建设进程，应对档案管理人员进行全面培训，主要包括制度培训、专业培训、计算机培训和道德培训等，从而提升档案管理人员的综合能力，特别是掌握文书档案管理软件的操作，包括管理平台、Excel、Word、PS 等，确保管理人员能够符合岗位需求。此外，还需要建立考核制度，要求管理人员培训合格后再上岗。

三、加强企业文书档案信息化管理及利用的价值

（一）提升文书档案管理水平

随着科学技术的日新月异，企业文书档案数量、种类也在不断增加，除传统的纸质文书档案外，还包括图片、视频等电子档案，这就需要对传统档案管理模式进行改革。通过信息化技术提升文书档案管理的工作效率，为用户提供更加便捷的档案检索、查询服务，保证企业文书档案利用率，创造文书档案管理新模式。由此可见，构建档案信息化管理系统，对提升文书档案管理整体水平有着重要意义。

（二）有利于档案信息的利用与共享

通过搭建文书档案管理信息化平台，同时配合不同部门的信息化系统，在网络系统中开展统一管理，从而为企业领导、管理层、技术层、服务层等层面上各个岗位提供有价值的信息，也能为更多来自社会不同岗位的人群提供档案信息检索服务。只要满足企业档案管理的权限和保密规定，用户就可以在公共平台上利用文书档案信息，将企业可公开的文书档案信息融入到大数据中，在网络范围、各种用户层次、地域范围开展信息共享。

（三）增强档案信息的安全性

现如今，各企事业机构的文书档案管理尚处于电子档案与纸质档案共存、互为补充的阶段。纸质档案有厚厚的时代感，而电子档案则有时代的潮流感。在一定程度上说，由于纸质档案需要进行人工保管和保存，档案载体单一，在整理、借阅、复制等过程中很容易造成损毁，如果档案库房“八防”不到位，也容易产生霉变、受潮或毁坏。在此方面，电子档案就有着独特的优势，档案的利用通过电脑、光盘、U 盘和图像记录等方式就能完成，无需翻阅纸质档案，因此电子档案的损坏程度较于纸质档案少，而纸质档案的改动辨识度相较于电子档案高，此举提高了档案信息的安全性，并最大程度地减少了资源消耗。