浅议如何做好新时期档案管理工作

李家旺

（福建省屏南县公安局文职人员服务中心，福建 屏南 352300）

加强并做好新时代档案的管理工作，其不仅能够推动档案管理模式的创新和发展，提升档案馆的服务能力，同时还可以保证档案管理工作始终朝着正确的方向进行，有效避免档案管理工作执行和落实不到位的情况出现。然而，从现阶段档案管理工作开展的情况来看，工作期间还是有颇多问题的存在。究其原因，一方面是因为部分档案管理机构的组织构成不合理。而造成这种情况的出现，其根本原因在于多数档案管理机构缺乏总体上的规划，尤其和其他部门之间的交流联系比较欠缺，各个部门之间的衔接不够紧密，导致档案材料在搜集和整理的过程中会经常性地出现档案材料的遗漏和缺失，其一定程度上影响了档案管理工作开展的质量。另一方面，则是档案管理的手段也存在明显的滞后性，尤其是部分档案管理机构忽视了现代信息技术在档案管理当中所发挥的作用，没有巧妙地借助现代信息化手段来创新和优化档案管理的模式，导致档案管理工作的开展越来越难以满足社会经济建设的现实需求。为了改变这一状况，本文从五个方面来展开详细的阐述和说明。

一、投入更多资金，加强并做好档案管理的基础建设工作

档案管理是一项长期坚持的工作，随着社会经济的发展以及人民对档案管理重视程度的日益提升，加强并做好档案管理的基础化建设工作逐渐被提上日程，党和国家也投入了大量的资金来用于档案管理的基础化建设，以期对一些基础性档案管理设备和设施予以完善和补充。然而，受传统档案管理模式的影响和桎梏，仅有少数档案管理机构更新了档案管理的技术，投入了更多的资金用于档案管理的基础性建设。毫无疑问，基础性建设上的不足，导致档案管理工作的开展难以满足当前社会对于档案管理的需要。面对此种情况，需要关注和重视档案管理的基础化建设，并将更多的资金用于档案管理的基础建设中去。

举例来说，在展开新时期的档案管理工作期间，一方面，需要从档案管理体系的变革入手，构建一个较为合理的档案管理组织领导体系。在此期间，不仅需要加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。同时还需要将各个档案管理部门进行统一化管理，尽量减少中间环节，从而在节约人力、物力成本的基础上实现档案管理系统的最优化。另一方面，则需要切实加强档案管理的基础化建设。在此期间，不仅需要从档案管理的资金投入入手，扩大档案管理的面积，优化档案管理室的环境，增加档案管理人员的福利待遇等，同时还需要定期对一些落后、出现故障的档案管理设备进行维修和更换，进而保证档案管理室内的基础设备始终能够正常的运行。此外，为了让档案管理工作的开展更具效果，还需要档案管理人员切实做好对以往纸质档案材料的整理归纳和保存工作，在确保纸质档案信息搜集和录入的准确性基础上，将其进行信息化的处理，以此来避免或者降低档案管理工作人员进行档案信息录入时出现错误的可能性。

二、坚持制度做事，不断完善和扩充相关档案的管理机制

从现阶段档案管理工作的组织实施情况来看，在组织实施期间始终存在着档案管理机制不全，各个部门之间的联系不紧密的问题，尤其是在社会经济快速发展的今天，多数档案管理机构却始终沿用着传统的档案管理体系，不思创新，导致其本身存在的弊端逐渐显现出来，严重影响了新时期人们对于档案管理的现实需求。比如，各种档案材料和资源并未被充分地利用，既造成了管理上的分散，也造成了管理上的浪费。加上长期以来，一些基础性设施设备的老化和落后，使其逐渐跟不上社会经济发展的脚步，并逐渐被社会所淘汰。为了改变这一状况，需要始终坚持制度做事的原则，并对现有的档案管理机制进行创新和优化，使其逐渐满足新时期社会经济发展对于档案管理工作开展的现实要求。

举例来说，在展开新时期的档案管理工作期间，一方面，需要从档案管理人员结构的调整入手，对现有的档案管理人员结构进行创新和优化。比如，缩短中间环节，可以试着将一些档案管理部门进行整合，组建成一个大的档案管理部门，从而实现统一化管理，最大程度地减少中间环节，缩短工作时间。另一方面，做好档案管理制度的建设工作。在此期间，不仅需要分析和研究当前档案管理的实况，依照社会经济发展和人民群众进行档案信息查询的需求，来对档案管理的制度进行创新和变革，使其更加符合新时期社会经济发展的需求。同时还需要让更多的人参与到档案管理制度的制定和建设中去。比如，在设计和制定某一项档案管理制度时，档案管理机构可以广泛听取一线档案管理人员对于档案管理制度的意见和看法，上下齐心地去建设和完善档案管理机制。

三、加强宣传教育，提升档案管理人员档案收集保存意识

从现阶段档案管理工作的组织和实施情况来看，多数档案管理人员对于档案管理工作的开展停留在表面，潜意识里认为档案材料的搜集和管理，其档案材料应该越多越好，越详细越好，因此，一股脑地进行档案材料的搜集，导致所搜集到的档案材料过于繁杂，当对档案材料进行查阅时，很难第一时间寻找出有用的信息，加上部分档案管理人员自身的档案收集和保存意识欠缺，导致档案材料在搜集和整理期间经常性地出现不完整和损坏的情况，很显然，这必定会影响档案管理工作开展的实效性。为了改变这一状况，需要加强对档案管理人员的宣传教育，着重提升档案管理人员档案收集保存意识。

举例来说，在展开新时期的档案管理工作期间，需要提升档案管理工作人员对档案管理工作的态度和认识入手，要让档案管理人员充分意识到档案的收集、管理以及保存的重要性，在提升相关工作人员的工作自主性基础上，帮助其树立恪尽职守的工作态度。比如，可以将档案管理人员对档案材料的收集、保存得好坏归置到档案管理工作人员的绩效考核中去，从而让更好的档案管理工作人员意识到档案管理的重要性，并严格地要求自己。

四、注重人才培养，培养和提升档案管理人员的专业技能

从现阶段档案管理工作的实施情况来看，档案管理人员的素质和专业技能是影响档案管理工作好坏的关键。尤其是档案管理方面专业人才的缺失，导致很多一线的档案管理人员承担着档案管理之外的工作，导致实际负责档案管理的时间和精力较少，其一定程度上影响了档案管理工作的质量。为了改变这一状况，需要特别关注对专业档案管理人才的培养，切实加强对一线档案管理人员的业务技能培训。

举例来说，在展开新时期的档案管理工作期间，一方面，需要提高档案管理人员的认知水平，强化继续教育。需要从思想上让档案管理人员意识到档案事业的神圣性和重要性，从而愿意以更加积极主动的姿态投身到档案管理工作中去。另一方面，则需要加强对一线档案管理人员的专业技能培训。其不仅需要从档案管理工作的实际需求入手，按岗位、分层次、多渠道、多形式地对档案管理人员进行培训教育。同时还需要加强对档案管理人员的信息技术、思想道德素质、修养品格方面的培训，从而让档案管理人员更加符合新时期档案管理工作的需要。当然，在培养和提升档案管理人员的专业技能基础上，还需要引进更多的专业型档案管理人才。

五、建设服务平台，保证新时期档案管理工作顺利地进行

随着现代信息技术手段的发展和在档案管理当中的应用，新型的档案管理手段逐渐取代了传统的档案管理方式，并成为备受人民群众所欢迎的档案管理形式。而对于那些存在年限较为久远，受传统档案管理模式影响严重的档案管理机构，需要积极抓住档案管理改革发展的趋势和潮流，从满足社会经济建设的需求入手，通过建设信息化的服务平台，做好档案信息资源进行智能检索、利用计算机进行档案材料的分析和处理等工作，从而让档案管理工作在新时期迸发出新的活力。

举例来说，在展开新时期的档案管理工作期间，一方面，需要依照档案管理机构各个档案管理部分的工作类型共同打造一个信息化的管理服务平台，从而让工作人员能够第一时间对档案信息进行收集、整理和输入。另一方面，则需要提升计算机设备的效能。巧妙地利用计算机和相应的档案管理设备，将各种档案材料通过计算机转化为数字化的、可以被计算机所识别的数字信息，通过系统化的组合加工进行以数据库的形式加以储存，通过信息化手段来为人民群众提供更加方便快捷的档案信息服务，从而让人民群众可以利用手机、电脑等信息化手段来随时随地的去查阅自己需要查阅的信息资料。

综上所述，随着档案管理技术得到了更加广泛的应用，使得档案管理工作的开展模式发生了改变，越来越多的档案管理结构所开展的档案管理工作逐渐从传统的档案搜集和管理转向了以电子文件为主的档案管理方式。档案管理方式的变化，对于档案的产生、档案的搜集和利用、档案的管理等提出了新的要求。对此，不仅需要变革档案管理的模式，做好档案材料的搜集整理和归纳工作。同时还需要关注和重视现代信息技术手段的应用，通过搭建信息化的交流服务平台，从而让更多的人民群众可以享受档案信息化管理的好处，最大程度地发挥档案管理服务于人民群众的作用。