信息时代档案管理工作面临的问题及对策

2021-11-26王丽娜

魅力中国 2021年22期

王丽娜

（伊金霍洛旗人力资源综合服务中心，内蒙古自治区鄂尔多斯 017200）

我国经济发展水平的不断提升，为信息化技术的发展营造了良好的环境。随着信息时代的到来，档案管理工作也应顺应时代的发展要求，逐步将信息化技术融入到日常档案管理工作之中。然而，由于存在各种内外部因素的制约，致使许多问题在档案管理工作中显露出来，如果对这些问题视而不见，将会极大的影响档案管理工作在信息时代下的开展质量。

一、信息时代下档案管理工作的重要性

在传统印象中，纸质文件是档案资料的典型代表。但是，如果仍然以传统纸质资料的方式进行档案管理工作，不仅档案管理效率低，而且也会增加管理人员的工作量，当有火情出现，甚至会导致纸质资料出现损毁的问题，严重影响档案资料的管理质量。另外，对于传统纸质档案资料而言，如果需要查询其中的信息，将会耗费比较多的精力，而且查阅难度也比较大。随着信息化技术的发展，将传统纸质档案资料以数字化的方式存放到计算机中，不仅可提升档案存储的安全性，而且查阅也更加方便，有助于将档案资料信息的应用价值发挥出来。因此，在信息时代下，提升档案管理工作的质量对促进档案管理事业的发展具有十分重要的意义。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）人员专业能力有待提升

在部分档案管理机构中，由于档案管理缺乏责任意识，加之专业能力有限，致使档案管理工作时常会出现一些问题。另外，由于人员年龄以及意识等方面的因素，导致部分档案管理人员对信息化技术缺乏足够的重视，并且缺乏自我学习意识，从而影响档案管理工作的开展质量。

（二）档案管理手段单一

当前，信息化技术已经在档案管理工作中有所应用，并且也取得了不错的应用效果。但是，对于部分档案管理部门而言，而且其对信息化技术缺乏足够的认识，导致未能对信息化档案管理模式进行有效的创新，仍然使用单一的方式进行档案管理工作，致使信息化技术的应用价值未能得到有效地体现。

（三）信息安全存在隐患问题

在信息化技术的帮助下，尽管可以提升档案管理工作的效率，但是由于安全管理工作存在欠缺，致使档案管理信息化平台的安全性大大降低。此外，由于疏于安全管理，网络黑客会频繁攻击档案管理平台的数据库，致使数据信息被不法分子窃取，严重威胁档案信息的安全性。最后，在网络环境下，网络病毒会通过各种渠道侵入档案管理平台，从而导致核心档案信息被复制、读取与传输，从而为档案信息的安全性埋下重要隐患。

（四）档案管理体系有待完善

完善的档案管理体系，有助于确保档案管理工作可以落实到位。然而，我国档案管理体系仍然存在许多有待完善的地方，致使档案管理工作未能得到有效地开展，而且也无法对管理人员的日常工作行为产生约束作用，影响档案管理人员的工作积极性，对档案管理工作的实施质量产生负面作用。

（五）档案管理软件缺少通用性

在档案管理信息化建设过程中，相关管理工作必须要依靠软件来完成。但是，对于档案管理软件而言，由于部分档案管理软件存在不兼容的问题，导致档案信息无法实现资源共享，从而对档案管理工作的开展效率产生影响。

三、提升信息时代档案管理工作实施质量的对策

（一）注重建立档案数据库

在信息化技术的帮助下，将纸质档案信息以数字化的方式录入到档案数据库中，可以显著提升档案管理效率。其中，档案数据库的建立，可以帮助档案管理人员快速完成档案信息的分类工作，并且也可以提升用户检索档案信息的效率，使档案管理服务更加多元化。此外，在信息时代下，将档案信息以数据库的方式存放，可以保障档案信息的安全性，防止出现档案信息丢失问题，对提升档案管理质量具有十分重要的作用。

（二）做好档案管理软件的兼容性设计

档案信息化管理工作的开展，离不开各类管理软件的支持。因此，为了提升档案管理的效率与质量，需要在做好档案管理软件开发工作的同时，注意提升各类软件的兼容性。此外，做好档案管理软件的兼容性设计工作，确保各个部门以及相关用户可以在不同软件的帮助下，实现对档案数据库的高效访问，并且可以无障碍的检索与使用档案信息，确保档案信息可以在兼容软件的帮助下实现网络共享，将档案信息的应用价值发挥出来，确保档案信息可以得到高质量的应用。

（三）规范化的开展档案管理工作

在实施档案管理工作中，所有工作应在规定的管理制度内得到规范的开展。档案管理工作十分复杂，稍有不慎便会引发一系列问题。因此，规范化地开展档案管理工作，并对工作内容进行界定，可以提升档案管理工作的开展质量。另外，档案管理工作往往需要协调许多部门，不同部门之间的职责存在差异，所以为了确保档案信息的保存、分类以及整理等工作可以有条不紊地开展，防止档案信息丢失问题发生，规范化地实施档案管理工作就显得十分重要。

（四）保障档案信息安全性

在信息时代下，保障档案信息的安全无疑是最为重要的一项工作，所以应注重做好以下工作：1.档案管理部门应对数据库进行加密，并对数据库的访问方式进行权限分配，避免不法分子侵入档案数据库。2.在档案管理信息化平台中安装杀毒软件或者防火墙，并对杀毒软件进行及时更新，确保信息化平台可以安全的运行。3.在档案管理信息化平台中设置记录报警系统，如果监测到异常访问，报警系统便会发出报警信息，避免档案信息遭受窃取。

（五）提升档案管理人员专业能力

档案管理人员是档案管理工作的实施主体，所以为了提升档案管理的质量，需要在规定的时间内，对档案管理人员实施必要的培训工作，并在培训后对参与培训的人员进行考核，如果考核不通过，则要予以必要的惩罚。另外，加强档案管理人员的责任意识，了解信息化技术在档案管理工作中的重要性，并学会使用信息化技术完成档案管理工作，提升档案管理工作的效率与质量。

（六）逐步完善档案管理体系

在档案管理工作中，为了确保档案管理工作可以得到有效的落实，档案管理部门要逐步完善档案管理体系。在科学的档案管理体系内，监督档案管理人员的工作完成情况，避免玩忽职守、监守自盗等行为发生。此外，做好档案管理的安全保密工作，按照档案管理标准要求完成档案信息的存储、整理等工作，清晰地划分档案管理职责，有助于在出现问题后快速地定位责任人，对提升档案管理工作的实施质量具有积极作用。