浅谈事业单位档案管理工作的优化路径

王东升

（河北省承德市隆化县发展和改革局，河北 承德 068150）

档案管理对事业单位发展十分重要，事业单位档案管理工作有着自身性特征，在我国经济体系快速发展的背景下，对档案管理有了全新的要求，以往传统的档案管理模式难以满足社会发展需要，同时也会出现各种各样的问题。基于此，事业单位档案管理工作必须要与时俱进，创新管理思维与管理结构，以便完善以往传统档案管理模式的不足，进而提升事业单位档案管理工作的实效性。

一、加强事业单位档案管理的必然性

事业单位档案管理，主要是指事业单位在日常管理工作开展期间的相关记录、各项社会活动实施过程中保存的有一定价值性的原始资料，针对档案自身来讲，是由多方面相互组合形成的，具体涉及了构成者、储存价值和储存载体。在这一环节中，其主要内容是可以展现出历史活动真实面貌和真实状态，而且有着储存价值的原始性文件。事业单位档案管理期间，作业人员将会对档案各项主体、实体以及信息数据进行整理，以此为事业单位内其他活动或者是工作的开展提供良好依据。事业单位内的档案管理不但是各项工作的一项基础性保障，同时档案管理运行效率还决定了事业单位整体运行状态，如：项目的合同原件是保证事业单位获取合法权益的一项关键凭证，因此，档案管理在事业单位运行发展以及改革期间都有着极高的作用。所以，加强事业单位档案管理工作的管理力度是非常重要的，既能将事业单位管理优势体现出来，还可以完善各项体系，实现最终发展的目标。

二、事业单位档案管理工作的优化路径

（一）加强对档案管理工作的重视度

为了提升事业单位档案管理工作水平，充分发挥档案管理对事业单位的推动作用，事业单位管理人员应当重新审视档案管理的重要性，带头加强对档案管理工作的重视度，将档案管理工作列入日常的重点工作内容中，并要求所有部门加以支持和配合。同时，事业单位还应当积极展开档案管理人员培训，逐步提高档案管理人员对日常档案管理工作的重视度，形成明确的管理责任感，使得档案工作逐渐脱离传统的状态，朝着科学、规范化的方向发展。

（二）加强档案建设的目标化管理

目标化的档案管理模式，以结果为导向的管理模式，以目标为导向的管理模式。MBO主要有两种外部形式。第一，采用混合管理方法，设定初期目标，确定最终目标，判断工作成效。这就需要管理者注重“目标导向”，通过设定最终目标来实现有效管理，突出目标的作用和价值。第二是事业单位档案模式具有本质的激励作用。目标管理作为一种现代管理手段，在事业单位档案管理中具有普遍的适用性。这就是第二种管理模式，强调激励对完成任务的作用。建立档案管理激励机制的特点是：变被动为主动、变目标为负责任的态度。以目标为中心，不断向目标迈进，也成为机关档案工作发展的动力。目标管理是确定目标、注重效果、结合人的实际情况，目标管理评价方法也更具科学性和合理性。目标管理的核心是管理期望的结果。现实管理中，管理者对期望结果要逐一把握，不能放松警惕。目标管理具有层次性、可接受性、可评估性。当前社会快速变化的新形势下，部门员工对培训提出了特殊的新要求。强化档案管理策划是精细档案管理工作的核心。规划时，尽量把每天和每周的工作安排得尽可能详细。为确保企事业内部档案信息能有效地发挥作用，必须对企事业内部档案工作进行有效的监督和管理。档案或档案人员要精确记载每一笔档案或档案信息的来源和开支，配合企事业监管，企事业在监督过程中发现的档案风险和档案造假问题也需要有效解决。

（三）提升事业单位档案管理工作人员素质

提高档案管理工作人员的综合素质是事业单位档案管理中一项十分重要的工作。作为一个数字化时代档案管理的理论执行者和实际操作者，他们的档案综合管理素质直接关系决定着整个档案工作的发展进程。当前阶段，很多事业单位档案管理工作人员还仍然存在着各种各样的一些需要改进的问题。为了有效促进事业单位的管理运转，事业单位就需要不断提升单位档案管理工作人员的综合素质以及接待问题。主要可以从以下几个角度入手：首先，对所有事业单位的工作人员都要进行定期组织现代化设备的培训学习，每次定期培训工作完成以后，为了能够不断提升他们的设备工作管理技能，还需要对这些工作人员进行定期培训考核，提升工作人员对现代化设备的技术操作管理水平。此外，还希望可以通过推进奖惩激励机制建设来不断鼓励这些档案管理工作人员努力学习提升自身专业素质，积极主动地参与学习，进而能够取得很大的收获，并且利用这种奖励方法，可以轻松地实现档案数字化档案管理工作人员专业技能素质的提升。如果在考核执行过程中突然出现不积极配合以及考核结果不合格等现象，事业单位也就需要及时进行相应的惩罚制度。最后，还需要从初次入职前的资格筛选工作入手，通过不断提高初次入职档案人员的资格门槛，对事业单位数字化档案工作人员的资格选拔提高要求和加大工作难度，进行严格化的筛选，确保初次入职的每一位档案工作人员都能够符合标准。

三、探讨事业单位档案管理的现代化

（一）档案库房管理的现代化

事业单位的档案管理应建立现代化的管理系统，即大力应用计算机技术。计算机技术的应用可以给库房管理带来方便，在进行实时监控的同时，还可以对干燥、潮湿等问题加以控制，保证档案库房的温度、湿度、火警和防盗，从而确保档案资源的安全。计算机技术应用在档案库房的管理中，是管理现代化的一个重要体现。

（二）档案目录与检索的现代化

建立相应的档案目录是档案管理工作中是一个重点。如今计算机普及事业单位的各个角落，档案目录也成了手写向计算机打印的转变。在档案目录的管理中，我们可以利用专门的档案管理软件，对档案目录和目录下的相关资料分门别类，然后输入计算机，用软件对录入的内容进行统一规整。如果要调用某个档案，只要输入相关名称，那么档案管理软件就会显示档案的具体目录位置和简要概括，这无疑大大缩短了档案检索的时间。事业单位的档案管理人员在分析各类档案的同时，应划分不同的目录与之对应，以提升检索的准确率。

（三）电子文档的应用

把纸质的档案文件换成电子文档，会更加方便检索和应用。首先要建立相对规范和标准的数据库，然后利用各种多媒体技术把文字、图形等统一管理、录入光盘保存，这样不仅有利于工作人员对档案的检索，而且被授权的人还可以从自己的终端直接对档案数据进行检索、查询以及下载十分方便。

（四）档案网络的建立

网络遍布全球，档案管理当然也要突破传统，敢于创新，与时俱进。事业单位可以根据自己单位的实际情况建立局域网，实现资源共享。档案网络建立后，可以发挥网络本身的优势，快速完成档案的现代化管理和调用。

（五）软件辅助

管理档案的过程中也会出现新的档案信息，比如说档案的被借阅或者已归还，利用计算机软件完成辅助管理，可以方便管理人员的工作。现在比较流行的是运用相应的档案管理软件对档案归还和借阅进行分析统计，方便工作者对档案存储方面的具体内容进行实时把握。档案管理的现代化路径可以说是给档案管理提供了很大的方便，比如提高工作效率、节省工作时间等，但并不代表这种管理模式不存在问题。现代化技术主要是应用计算机和网络，文档分离问题和网络安全问题比较严重。因此在事业单位中，一方面内部应该保证文档的一体化让档案与文件统一。另一方面，对网络要实施密码控制，及时对网络安全进行测评和安装杀毒软件等来保证档案的安全。

结语：当前阶段，因为我们国家大多数事业单位没有意识到档案管理工作的重要性，就导致档案管理工作出现了很多的问题。在新的发展形势下，事业单位的档案管理工作也有了新的要求、新的标准。目前，对于我们国家的事业单位而言，如果想要提高管理能力，就需要不断创新管理方式，改变原有的思维方式，培养专业化高素质的人才。同时，还需要建立健全原有的工作流程，更新管理设备，将信息化技术与档案管理工作结合起来。