发挥国企总部优势 做优做强档案管理工作

文·崔瑜珊 李莹

山东能源集团是一家新集团、老企业，淄博、枣庄、新汶、临沂4个矿区煤炭开采历史均超过百年，兖州、肥城、龙口3个矿区均有50年以上历史。集团2011年组建后，为真实掌握权属各单位档案工作情况，总部档案部门通过实地查看、达标测评、专题调研等途径了解基层档案工作现状，各单位档案管理工作特点各异，层次不一，发展阶段不同，不平衡、不充分问题突出存在。基于这种现状，山东能源集团总部档案部门认识到，档案工作必须在各原有权属企业档案工作的基础上继续创新融合提升，于是统筹规划、全方位协调，把改进和加强档案管理提上重要日程，系统地对档案制度建设、硬件升级改造、业务技能提升、档案人员价值实现等提出新要求，并指导督促，落实落地。

一、多措并举做优做强档案管理工作

（一）聚心为先，构建大档案格局

山东能源集团组建成立后，为统筹规划集团档案管理工作，能源集团总部多次召开各集团档案馆长会议，面对面了解各集团档案工作情况，倾听对档案工作的建议和心声，树立一盘棋、一家人思想，在集团统一规划下，鼓励各级档案管理机构立足自身实际，自主创新，使大家心往一处想劲往一处使，形成能源集团大档案格局。

（二）制度为本，制订完善各项档案制度

能源集团总部成立之初，便从制度入手，先后下发《山东能源集团总部机关档案工作岗位职责等制度的通知》（山东能源字〔2012〕15号）、《山东能源集团总部机关档案分类规则的通知》（山东能源字〔2012〕16号）。以贯彻落实国家档案局10号令为契机，能源集团总部正式文件送呈山东省档案局批复后，以山东能源办发〔2015〕5号文下发《山东能源集团总部机关文件材料归档范围和档案保管期限表》，在此基础上，由能源集团对六家二级权属单位逐一进行审核，并下发《关于进一步规范完善文件材料归档范围及档案保管期限的通知 》（山东能源办发〔2017〕7号），要求所有二级单位完成对下属各单位的审核批复，形成从总部到基层单位、横到边、纵到底的政策执行体系。针对能源集团因产能退出、僵尸企业处置等原因，前后有50家煤矿关闭退出的实际情况，总部档案人员到多家单位深入调研，反复研究，制订下发《山东能源集团〈关退煤矿档案处置办法（暂行）〉的通知》，指导权属企业有序进行档案处置工作，填补政策缺项，确保了工作跟踪到位、落实到位。龙矿集团制定“档案移交工作六步走”方案，目前取得成效。关退企业档案处置工作成为山东能源集团档案工作的一大亮点，为其他同类型企业提供了宝贵经验。总部档案部门致力于推动制度规范化、全覆盖，形成以制度约束推动档案工作高质量发展的新格局。

（三）关注前沿，紧跟行业发展步伐

档案工作不是事后收尾，必须要有前瞻性。做好档案工作，不仅要埋头苦干，更要紧跟时代步伐。近几年从国家到地方出台了很多档案工作的新制度新规定，对新时代档案管理工作提出了诸多新要求、新挑战。能源集团做到了早行动快领悟工作实，对新政策及时转发并督促贯彻落实，保证各项政策在能源集团落地生根。建立“山东能源集团档案之家”微信交流群，发送档案前沿动态，让全体档案人员第一时间接收最新行业信息。在新《档案法》颁布之际，组织全员进行收听收看线上辅导讲座，并组织山东能源集团档案法知识竞赛答题活动，全面有力地宣传了档案工作，并在各单位掀起学习《档案法》的热潮。每年国际档案日也开展多种形式法律法规学习活动，推动档案管理法治化进程。

（四）争先树优，营造比学赶超浓厚氛围

1.积极参与上级部门的评先树优活动。为更好展现山东能源集团档案工作风采，发挥总部协调力和影响力，由总部统一组织参加各类活动。到基层指导并帮助工作突出的单位参加山东省档案科学化管理测评，截止到2020年，共有6家单位获得科学化测评示范单位荣誉，17家单位获得先进单位称号，获奖数量位居省管企业第一位。统筹协调组织参与中国煤炭协会档案管理先进单位和先进个人的评选，目前已有9家单位和15个先进个人获得此荣誉，走在煤炭行业前列。2020年，能源集团指导权属单位制作档案工作微视频，参与山东省档案馆组织的评选，4部作品获得较好成绩。

2.精心组织集团内部档案比赛活动。注重发挥标杆示范、先进带动、典型引领作用，为在能源集团内部形成比学赶帮超的良好氛围，2019年国际档案日之际，组织山东能源集团档案知识竞赛，10支代表队经过激烈预赛、决赛，最终为本单位获得荣誉。2020年，原山东能源与原兖矿集团联合重组为新的山东能源集团，为使档案人员尽快融合，总部档案部门组织了档案演讲比赛，50余名档案人员踊跃报名参加，最终15件作品17人参与决赛。比赛获得圆满成功，展示了档案人员风采，鼓舞了档案人员士气，营造了全员重视档案工作的浓厚氛围。

3.悉心关怀，拓展个人成长空间。关心档案人员成长，积极为档案人员个人成长提供帮助和搭建舞台。集团总部积极争取为基层人员提供外部培训学习机会，近年来，先后组织50余人次参加档案专业培训，30余人次到福建、浙江、天津等地参观学习。积极为基层档案人员提供专业成果评审、论文撰写发表机会，及时给予力所能及的指导。近年来，能源集团档案人员获得省级以上档案成果及论文奖80余项，为集团内部90名档案知识竞赛及演讲比赛获奖人员发放证书，并以正式文件公布，为个人成长提供坚强后盾，解决了基层档案人员的后顾之忧。

（五）创新培训模式，提升档案专业水平

1.“走出去”与“请进来”相结合，创新培训方式。针对能源集团档案基础业务水平参差不齐的现状，为提高档案人员专业技能水平，山东能源集团采取“走出去”和“请进来”相结合的方式，创造机会对基层档案人员进行培训。近年来，由能源集团总部统一组织，共有200余人次参加上级档案部门档案培训活动，并带领档案人员到上级档案部门和兄弟单位参观学习，开阔了视野，提升了境界。

2.深入基层单位，进行精准业务指导。紧贴工作实际，以业务需求为导向，开展送技术到现场活动。已先后到临矿和新矿集团指导档案信息系统功能完善，并先后到新成立单位为新手档案人员演示档案业务20余次。2019年枣矿集团档案培训班上，集团总部工作人员手把手指导、面对面教授，现场对300份纸质文件和工程项目档案进行分类、划分保管期限、排列顺序、编制页码等，为学员解答日常工作中遇到的诸多疑问，收到良好效果，得到大家一致好评。

3.坚持“以干代训”。自2018年以来，山东能源集团总部采取“以干代训”的方式抽调基层档案人员到总部进行分批次轮训，以边干边学的方式，着力提升档案人员的专业技能和全局视角能力，达到了轮训一批、辐射引领一片的预期目标。目前已经进行6批次，轮训培养12人，轮训人员回到本单位后，在本单位和所在集团公司都起到了很好的示范带头和先进引领作用。

二、档案管理工作取得显著成效

（一）提高了档案工作的地位，提升了档案影响力

山东能源集团举办档案培训及系列活动得到集团领导高度重视，亲自批示并参与现场活动，各权属单位各级领导认真落实部署，积极组织人员参训、参赛，全力支持和关注档案各项活动，提高了档案工作在企业的地位。档案知识竞赛和演讲比赛活动参与人员达500人，规模宏大，拓展了能源集团档案工作的影响力。

（二）激发了档案人员的积极性和创造性，增强了责任感和使命感

山东能源组建以来的档案系列活动让长期在幕后工作的档案人员走到台前，展示个人风采，使大家深受鼓舞，增强了干事创业的动力，进一步激发了档案人员的积极性和创造性，档案人员对所从事的岗位有了全新的认识，加深了对档案工作重要性的认识，增强了做好本职工作的责任感和使命感。

（三）档案影响力深远，社会效益显著

山东能源集团档案工作在本企业及山东国资系统、煤炭系统引起巨大反响。历次档案活动被山东省国资委、中国煤炭工业协会、山东省档案馆给予了报道宣传，《山东档案》杂志专版配图予以刊发。同时，在煤炭行业也引起了广泛关注。先后有10余家兄弟单位档案人员慕名前来学习和交流档案工作，总部档案负责人入选山东省档案专家，被邀请参与档案工作验收达标、多次进行档案知识授课等，并参与山东省《企业档案实战手册》的编写，提升了企业的社会影响力和美誉度。

为推动档案管理工作的稳步、高质量发展，加强档案管理工作进程，创新服务机制，需要不断提高档案管理人员的综合素质，加强各级人员对档案管理工作的重视程度，不断提高认识，不断发现问题，解决改进，创新思路，助推企业档案管理能力的提升。