新时代医院声像档案管理之我见

文·刘丽君

随着医疗技术的飞速发展，医院声像档案的利用率逐年提高，如何采取积极的应对措施，加大声像档案开发利用力度，充分发挥其应有的作用，更好地服务医院管理工作，已成为亟待解决的问题。

一、医院声像档案管理存在的问题

（一）格式更新换代较快，播放设备老化失修

在信息技术出现以前，人们制作储存声像资料主要是利用录音录像技术和录音录像设备。由于当时的技术及标准有限，不同的录音录像技术产出的录音录像设备因格式不同而不能相互替代。随着新技术的快速发展，录音录像技术进入 MP3、MP4 等技术阶段，传统的磁带、钢丝带等录音录像设备在新一代数字化设备中无法播放，与之配套的磁带录音机、磁带复读机等也随时间推移而老化失修无法使用，可以说是科学技术的更新换代，让许多以磁带、钢丝带、半导体等为载体的声像档案因无法找到相应的播放设备而成为“死档案”，给数字化工作带来了较大的困难。

（二）保管条件要求高，载体易遭损坏

传统的音像档案保存条件要求极高，其所需温湿度的跨度都要比纸质档案更为严格。大部分磁带带基和黏合剂都是高分子化合物，在保存中要求避免强化照射，以防在光照下发生化学反应，降低物质的原有性质，加速磁带老化。要避开灰尘侵入带基，造成磁带磨损，损坏记载的信息。即便是温湿度、光照、灰尘都控制的很好，质量最好的录音录像磁带，其保存寿命最长时间也不过 15年左右，在保存过程中磁带上的化学物质也会随着时间推移而逐渐老化变质、变形、变脆，进而造成信息的失真或丢失。

（三）转换技术专业性强，人力财力要求高

传统的录音录像磁带要转换成数字信息，需要通过专业的模数转换技术，这个技术的实施需要对信息进行采集、保持、量化和编码，技术难度相当高，只有专业的技术人员才能完成。而声像资料的转换设备专业性也很高，录音录像档案进行数字化处理需要软硬件平台设备的支持，包括不同格式的录音录像机、采集服务器、音视频采集处理软件、磁盘阵列等。而当前传统的录音录像机厂家早已经不再生产，要购买和收集专业化设备则需要花费很大的财力物力，非一般医院所能担负。

二、加强对医院声像档案管理的有效策略

（一）提高声像档案资料管理的现代化水平

构建数字化的档案管理模式是当前档案管理的大势所趋，医院可以使用计算机技术实现对医院声像档案管理的数字化转换，一方面可将原照片通过电子扫描仪扫描输入计算机系统保存，既保护了照片原件，也可防止照片丢失、损坏、褪色，并且在计算机系统内形成的电子文档也方便保存和日后查看；另一方面通过适宜的转换技术，将原有的声像资料，由磁带存储方式转换成数字格式，利用光盘进行存储，提高其管理、利用及共享。

（二）完善声像档案的管理制度

要依据医院档案工作的实际情况，制定完善的声像档案管理规章制度，对声像档案的制作、收集、分类、归档进行规范要求，并及时指导、严格监管、有效控制声像档案的收管用各项业务。

（三）加强对声像档案管理人员的培训

要定期对声像档案管理人员进行业务培训，使其知晓声像档案生成的基本原理，懂得声像档案存储所需要的环境条件、播放所需要的特殊设备、格式转换所需要的专业技术等，掌握一定水平的声像档案操作技术和声像播放仪器的使用方法。也要对医院其他科室的医务人员、行政人员进行档案学相关知识的专业培训，增强他们的档案意识，积极配合档案管理部门做好声像档案的收集整理、立卷归档工作，提高档案工作效率。