关于做好房地产管理所档案管理工作的思考

文·于红丽

房地产管理所档案是指所辖区内直管公房、私房的产权、产籍管理，直管公房的租赁、维修养护和危房的改建等过程中形成的具有保存价值的文书、图表、照片、录音、影像等原始记录。随着时间的推移和经济社会的发展，因为房屋产权继承、转让及房屋的维修等原因，来房地产管理所查阅利用档案的频率越来越高，使房地产管理所档案中存在的档案资料不齐全、整理不规范、保管不安全等问题日益凸显，需要房地产管理所的档案管理部门加以重视，并积极研究解决对策。

一、房地产管理所档案管理工作中存在的主要问题

（一）档案资料收集不齐全

档案资料的收集，是做好房地产管理工作的基础。目前房地产管理所的档案资料收集不齐全，一是因为对国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的贯彻落实不到位，没有按照10号令的要求，制定单位的《文件材料的收集范围和档案保管期限表》，导致档案收集工作无章可循。二是单位全员的档案意识比较淡薄，没有配备专人管理档案。兼职档案管理人员对档案业务不熟悉，管理职责不明确并且流动比较频繁，不能安心做档案工作。三是没有把档案资料的收集工作纳入单位的工作流程，没有与其它工作一起同安排、同检查、同考核、同总结，平时领导不过问、年中工作不检查、年底业绩不总结不考核，激发不起档案人员的工作热情，对档案资料收集不够重视，故不能做到应归尽归、应收尽收。

（二）档案规章制度不健全

多数房管所没有按照国家档案主管部门颁布的规定，结合实际工作需要，制定本单位的档案管理办法及档案收集、分类、归档、整理、移交、统计、鉴定、销毁和利用等规章制度，导致单位的档案管理工作没有依据、没有标准，处于较为混乱的状态。有的单位为了省事，直接套用上级部门的规定，与单位的实际情况不相适应，只满足于检查时喊在嘴上好听、印在纸上好看、贴在墙上场面，没有针对性，不具可操作性，缺乏指导性和约束性，形同虚设。还有的单位只是制定了档案保管和档案利用几个制度，内容单一，覆盖面窄，实用性不强，导致房地产档案资料管理松散随意。

（三）档案资料保管不安全

一是由于单位办公场所的限制，房地产档案库（室）设置不符合要求。有的档案室设置在洗手间隔壁，有的档案室设置在负一层或负二层，还有的设置在楼房顶层，无法保证档案保管所需要的温湿度。二是多数单位不了解档案安全保管的“九防”措施，没有配备档案安全“九防”措施所必需的设施设备，无法保证档案载体的安全。三是档案移交手续不完备，人员调动的时候难以保证档案数量的准确性。人员进出档案室没有详细登记，档案室门上的钥匙可以随意取用，都为档案安全管理埋下了隐患。

二、加强房地产管理所档案管理工作应采取的对策

（一）提高思想认识，加强组织领导

领导重视是做好工作的关键。因此，各级房管所的领导要认识到做好房管档案工作的重要性，切实加强组织领导，把档案管理摆上工作日程，定期听取情况汇报，及时研究解决问题的方案。要设置档案工作分管领导，经常对档案工作进行督导，了解实际工作情况，帮助解决实际问题。各级房管所要把档案管理工作纳入岗位职责，与其它工作同布置、同调度、同考核，增强档案人员做好档案工作的思想自觉和行动自觉。

（二）加强教育培训，提高全员档案意识和业务素质

房管所的档案管理工作需要全员参与、齐抓共管，才能卓有成效。单位各部门都是档案的产生地，因此全员都要成为档案收集的参与者，以确保档案资料的齐全完整。房管档案工作是一项专业性很强的工作，必须加大对档案人员的教育培训力度，提高专兼职档案管理人员的业务素质和操作技能。要将档案工作培训纳入单位年度业务培训的范畴中，努力实现档案知识和业务技能的全覆盖。要把政治素质高、业务能力强、事业心责任感重的人员选配到档案管理岗位，并保持人员的相对稳定，保证房管档案管理工作的经验积累和技能传承。

（三）要健全完善房管所档案管理的各项制度

要根据《档案法》及国家档案局的规定，结合本单位档案工作实际，建立健全档案管理工作的各项规章制度。要集所内各科室人员的智慧和档案管理人员的经验，制定各科室档案的收集范围、整理标准、归档要求、移交时间及利用规定，经所领导同意签字后，以正式文件印发执行，用制度来规范全体人员特别是档案管理人员的归档行为，提高档案质量和档案管理水平。

（四）采取有效措施，确保各项制度落实到位

一要加强督导。要组建督导小组，分管领导任小组负责人，办公室、科室负责人及档案管理人员任组员，采取听汇报、看现场、集中议、共同定的方式，定期和不定期地对档案管理制度贯彻落实情况进行督导，重在发现问题，研究整改措施，限期整改问题。二要定期进行通报。对督导中发现的先进典型、存在问题进行定期通报，宣传先进、鞭策后进，形成学先进、赶先进、抓落实的良好氛围。三要纳入年度考核。要把档案规章制度的落实情况，纳入年度考核内容，对各项规章制度贯彻不到位的科室或个人最后一名，年度考核不予过关，以督促各项规章制度的落实落地。

（五）采取得力措施，确保档案资料的安全

档案资料的安全，是档案管理工作的底线、红线，必须放在突出位置，时刻绷紧这根弦。一要设置符合档案安全管理要求的场所，确保档案存放的环境能达到档案保管所需要的温湿度要求。二要配备档案库房“九防”要求所必需的设施设备，比如除湿机、空调、消毒机，确保档案的安全保存。三要把档案安全管理的各项制度落实到位。特别是档案进出库房的移交记录、管理人员更替的交接记录、进出档案库房的人员登记等，确保档案的安全保管。