河道管理档案收管用工作思考

文·张启军

河道管理档案涉及河道自然面貌、河道水情、河道控制面积雨情、河道防洪灌溉工作体系等诸多方面，记录了河道水利工程的立项、预算、设计、招投标、建设过程、工程监理、工程验收和工程效益等整个过程，是在河道治理中创造的有形资产和宝贵财富。河道管理档案是河道科研、规划、建设和管理等各项工作的真实记录，是水利部门在河道管理过程中形成的具有查考价值的，应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。做好河道档案的收集、管理、利用工作对于加强河道管理，保障防洪安全，发挥江河湖泊的综合效益具有十分重要意义。

一、强化归档收集，做到“收得全”

（一）要提高档案管理意识。河道档案管理是一项长期的、重要的基础性工作，河道治理档案要贯穿于河道治理工程建设程序的各个阶段，档案部门应对河道治理档案的收集、整理、移交等提出明确要求，指导施工部门从河道治理工程建设前期就进行文件材料的收集和整理工作，在签订有关合同、协议时，要将河道档案的收集、整理和归档工作纳入其中，确保档案材料的准确性、完整性、真实性。

（二）河道治理一般周期较长、专业性较强，且涉及部门较多，其形成的档案资料门类多、时间跨度大、内容繁杂，仅凭某一部门一己之力无法承担。要树立全员管理档案理念，让他们认识河道档案材料的收集不仅仅是一个部门、一个科室的任务，而是全单位各个科室的职责。要建立档案管理综合部门，积极协调各部门共同做好各类文件材料的收集归档工作。要建立文件材料归档制度，档案工作人员负责制度的监督执行，并及时掌握工程进度，在每一个环节完工后，及时列出应归档材料，跟踪指导各部门移交相关档案材料。同时，要求相关部门在检查河道治理工程进度与施工质量时，要同时检查河道治理档案的收集、整理情况，确保档案工作不拖延、档案整理不积压。

（三）要及时检查、核实已整理归档的各类材料，对缺少的应归档材料列出清单，由各部门负责补充。在项目竣工验收、成果评审、鉴定时，要加强项目档案的审查、验收与鉴定，确保河道治理形成的各类档案材料应收尽收、应归尽归，保证档案门类齐全、内容完整，整理规范。

二、强化科学管理，做到“管得好”

（一）完善领导管理体制，形成由主要领导负责、部门领导分管、专职档案人员监督、兼职档案人员配合的档案工作体系，实行河道档案资料集中统一管理。要建立专门档案室，配备必要的管理设施，保证档案材料不散存于职能科室或工作人员手中，确保档案的安全保管。

（二）坚持依法治档，认真贯彻执行新修订《档案法》和《水利档案工作规定》《水利工程建设项目管理规定》，建立健全档案管理制度，制定档案工作人员岗位责任制，明确工作职责，强化责任落实。要制定档案收集、归档、保管、借阅、保密、统计、鉴定销毁等各项管理制度，明确档案收集范围、立卷归档标准、保管期限划分等规范，做到档案内容齐全、管理科学，档案工作流程优化，可操作性强，便于档案工作人员学习、实践。要加强档案安全管理，实行日常巡检和定期检查相结合，同时要加强保密管理，对档案中的涉密信息要实行特别管理，确保档案及档案信息万无一失。

（三）要加强河道档案信息资源体系建设。大数据时代，信息化管理已成为河道档案管理的一种重要方式，需要构建统一的河道档案管理规范化体系。要结合档案管理工作实际，对现有档案资源进行调研，对未来档案工作进行合理规划，结合河道管理形成特点和利用需求，制定河道档案信息化建设标准，明确纸质档案数字化转换的原则和技术参数，建立档案目录数据库和全文数据库，实现新时期河道档案信息化建设目标，满足档案规范化管理的需求。

三、强化主动开发，做到“用得上”

（一）发挥档案记录、凭证作用，做好河道管理日常查考工作。河道管理档案是河道工程建设的重要组成部分，对于鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任具有凭证作用，也为后续工程使用、维护、改扩建、经费申请等提供参考。因此档案人员要不断提高服务意识和服务技能，为河道管理工作查考提供优质高效的文档服务，为城市建设、经济社会建设贡献档案力量。

（二）围绕中心，服务大局，主动作为，积极开发利用档案信息资源。要立足室藏河道档案，挖掘其独特价值，分析、统计、提炼重要数据信息，服务社会所需。如在防汛抢险时期，可借助档案详细了解历年来的水情、雨情及河道工程的状况，编研专题资料，为领导决策提供参考。在河道治理方面，可以利用丰富的档案资料做好学术研究、编纂相关史料，为河道治理提供参考意见，为当地经济社会发展提供资政参考。同时，还要发挥档案宣传教育作用，诸如举办专题展览，展示城市河道治理发展历程，让城市建设成果惠及人民群众，增强人民群众的归属感和获得感。

（三）利用大数据环境，搭建档案信息资源共享平台，实现各类档案资源的网络化利用，加快河道档案资源共享，提升档案利用价值。要优化河道档案利用流程，在确保档案资料安全、不失密、不泄密的前提下，对利用流程进行简化，实现“一点查档”“一网通办”等新的利用体验，促进河道档案资料利用服务的便捷化、平层化。