电子档案管理模式作用探析

文·赵培云

在档案管理工作中，随着信息化技术的有效推广和广泛应用，电子档案管理作为一种全新的模式占据了重要的地位，在很大程度上改变了档案管理的方式。与传统档案管理模式不同的是，电子档案所包含的信息更加丰富、广泛，且在管理上更加智能，利用上更加便捷，更符合信息社会的要求。因此，相关单位要高度重视电子档案管理工作，深入探索科学合理的技术手段。

一、电子档案管理模式作用分析

（一）促进管理标准化

传统档案的管理模式，缺乏一定的规范性，使最终档案管理成果及效果与国家规定的标准之间存在着一定偏差，不利于档案管理工作效能及品质的全面提升。而电子档案因其形成格式上的标准化，能够在先进信息技术手段的支撑下构建更规范的管理体系，保证管理系统所设置的内容、结构以及服务功能等方面表现更加理想，所存储的档案信息在要素组成和覆盖范围上更规范，切实满足新时期档案管理的实际要求。

（二）提高管理实时性

新时期档案管理在实时性上具有较高要求，相关单位需要根据自身的实际发展需求构建即时性、动态化的管理体系，以便于档案资源的收集和档案业务的拓展，充分发挥档案数据在单位战略统筹方面所具有的支撑作用。而电子档案的产生主要依托于先进的信息技术，其本身就具有智能化和自动化特征，能够自动分拣、提炼需要保存的重要档案信息，并在智能技术支撑下进行统计分析，及时发现业务拓展和实际运营中的风险隐患，以便管理人员对其管理模式和实施方法进行优化调整。

（三）强化管理精准性

以人工为主导的传统档案管理模式具有一定的桎梏性，比如人为判断或人工操作失误，而导致档案保存期限或档案内容出现偏差，降低档案的精准性。而电子档案的应用能够有效规避这一障碍，管理人员可以借助先进的技术手段，对档案信息进行全面梳理，并通过智能评估与分析，精准判断档案信息所隐含的价值和作用，有针对性地对档案进行收集整理保存，并及时发现和诊断隐含的风险隐患，达到依据标准有效管理档案的目的。

（四）提高管理执行性

传统的管理模式在工作效能上相对比较低下，这对于档案管理事业的深入发展是十分不利的[1]。而电子技术的衍生与推广能够有效改善这一现象，管理人员能够有效依托智能化的技术手段对复杂、丰富的档案信息进行智能整理，借助录入、识别、分类等功能实现科学管理。这样不仅能够显著提高整体的管理效能，同时也能够有效缓解管理人员在档案管理工作范畴中所面临的工作压力。同时，在智能化载体的支撑下，能够实现档案管理环境的优化建设，以保证档案信息的存储更加安全，管理品质更加提高。

（五）促进资源共享化

电子档案主要以信息化载体为依托，所具有的资源共享功能比较突出[2]。在电子档案管理过程中，可以借助现代技术平台构建资源共享中心，实现档案信息资源共享互通，扩大档案的使用范围和利用价值。因此，相关单位需要进一步规范信息共享的执行路径，优化管理举措，以便将电子档案的作用和价值有效地发挥出来。

二、电子档案管理模式的实践路径

（一）树立电子档案管理理念

为了推进电子档案的管理和利用，需要积极革新管理观念，充分认识到电子档案管理是大势所趋、势在必行。要积极宣传电子档案管理的优势和理念，改变档案管理人员的传统思维和习惯模式，促使其有效适应时代的变革趋势，全面践行电子档案管理理念，从而营造全新的档案管理工作环境。同时，也要引导档案人员在积极革新档案管理工作手段的同时，树立良好的安全意识，规范自身在管理工作中的操作行为，从而保证电子档案管理工作效果更加优质。

（二）完善电子档案管理体系

在推进电子档案变革的过程中，需要在技术层面加以规范，积极引进多元化、多功能的技术软件，通过有效整合构建电子档案信息化、智能化管理体系。在构建电子档案管理系统时，需要明确电子档案需要具备的功能模块，如检索、搜集、存储、分类和分析等，然后有针对性地设置模块，实现分层次、多元化的管理功能，并为使用者提供便利的操作方式，提高电子档案管理与使用的可执行性。

（三）强化电子档案管理安全监督

电子档案在具有较强的执行效能的同时，也具有一定的风险隐患。因为以计算机为支撑的管理模式，所呈现的管理环境比较开放，在运行期间很容易受到病毒侵犯，导致重要的档案信息丢失、泄露等。因此，在积极发展电子档案的同时，还要积极引进先进的安全防护装置，构建完善的监督体制，设置防火墙，突出秘钥的安全监督与管控功能，并引导管理人员在具体操作时，规范自身的管理行为，从而保证电子档案系统安全稳定运行。

（四）提高档案人员素质

档案管理人员的素质决定着电子档案管理综合效能的发挥。在电子档案管理过程中，要顺应电子档案的管理特点，制定具体的人才培养目标，并科学构建培训机制，组织多元化的教育培训，将电子档案管理体系的功能以及操作要点有效地传授给管理人员，并加强其安全理念的宣传教育。让档案管理人员在电子档案管理中，能够端正思想、规范行为，从而保证电子档案管理工作在效能和品质上更加突出。此外，还需要制定完善的监督与考核机制，针对管理人员的综合素质进行评价，督促其提升技术短板，胜任电子档案管理需求。

依前所述，电子档案管理是当前档案工作发展的趋势，为了保证电子管理工作的时效性，相关单位需要在信息技术的支撑相下，合理开发与构建电子档案管理系统，从而实现对档案信息资源的智能管理，并及时地进行调整和规范，以提高档案管理的综合品质。