医学院校在突发事件档案管理中的实践探析——以安徽医科大学抗击新冠疫情档案收管用实践为例

张 芳/安徽医科大学数据信息中心（档案馆）

2007年《中华人民共和国突发事件应对法》施行，将突发事件定义为“突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件”[1]。近二十年来，我们经历了汶川地震、矿山安全事故、甬温线特重大铁路交通事故、甲型H1N1流感病毒、SARS病毒以及发生在昆明、拉萨、乌鲁木齐等地的暴力恐怖袭击等突发事件，涵盖了定义中所述的所有事件种类，它们具有事发突然、情况复杂、影响广泛、危害严重等共同特征。2020年一场突如其来的由新型冠状病毒引发的肺炎疫情在中华大地上迅速蔓延，这是百年来全球发生的最严重流行性传染病，也是新中国成立以来我国遭遇的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次突发公共卫生事件。我国百余所医学高等院校、数百万名师生医护员工奋战一线，实行临床救治和科研攻关，为抗疫作出了重大贡献。作为历史进程、人类记忆的记录者，对诸如新冠肺炎疫情在内的重大突发事件所形成的档案材料完整收集、科学保管，是时代发展对档案工作提出的新要求，更是医学高校档案工作者的历史使命与责任担当。新修订档案法规定：“国家档案主管部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。”这是国家首次将突发事件档案工作上升到法律高度予以突出。

1 医学高等院校加强突发事件档案管理的必要性

1.1 突发事件档案是实现信息透明、阐明事实真相的有力武器。突发事件档案指在应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[2]。突发事件发生后，难以预见的发展态势容易造成群体性恐慌和不安。政府和基层民众的信息不对称使得谣言飞速传播，不利于事态控制。医学高等学校在行政管理上隶属教育部门和卫生部门，具有学校和医疗卫生单位的双重属性，在面对突发事件尤其是突发公共卫生事件时，承担更多的社会责任、具有更丰富的实践经验。对突发事件实时建立档案，并面向社会进行开放，不仅可以对民众进行安全科普教育，还可以通过真实、客观、科学的档案材料引导舆论，增强民众对政府的信赖感，主动自觉配合各项管理措施，有效控制突发事件的恶性发展态势。

1.2 突发事件档案为相关部门应对危机、提升公共事业管理能力提供了资政参考。档案是历史的真实记录，突发事件档案有助于发现事件的发生规律和特点趋势，为政府及相关部门应对当前危机、制定决策措施提供参考依据。2020年3月安徽医科大学公共卫生专家在大量调阅疫情档案的基础上研究制定了8套《安徽省学校新冠肺炎防控系列标准与指引》，涵盖大中小学校（含幼儿园）学生及教职员工风险人群判定标准以及个人防护、校园防控、重点场所防控、疫情应急管理等内容。安徽省教育厅将这套标准面向全省推广发布，为全省大中小学及幼儿园顺利开学提供了权威、实用、科学的技术指导。

1.3 突发事件档案为医学科研工作提供了研究样本。突发事件危害严重的特点决定了突发情况下，尤其在SRAS、甲型H1N1流感、新冠肺炎等公共卫生突发事件中会涉及人员伤病亡问题。每一次大灾大难的考验，便是医疗技术和医学研究取得重大进步的转折点。高等院校人数庞大，是公共卫生突发事件中防控的重点和难点。医学高等院校是高校中的特殊群体，它属于防控对象的一部分，同时因为具有强大的科研优势和医疗技术特长，也是实施防控的中坚力量。医学高等院校及其附属医院在公共突发事件中实施的联防联控、应急处置、返校复学等措施具有更高的专业指导性；其师生、医护员工身处抢险救灾一线，掌握大量的第一手临床数据、实验样本和诊断方案，这些突发事件中形成的档案材料既为临床教学提供了真实生动的案例，也为急诊医学、临床医学、预防医学、流行病学等学科的发展进步提供了宝贵的研究资料。

2 安徽医科大学新冠肺炎疫情档案收管用情况概述

面对新冠肺炎重大公共卫生突发事件，学校先后派出6批共235名专家和医护员工驰援湖北以及省内的抗疫战场进行医学救助，同时发挥科研强项，派遣专家组深入疫情一线开展流行病学调查，为防控决策提供科学依据。疫情稳定后又率先在全省完成线上教学、春季返校复学和秋季开学工作。半年多的防疫战中形成了大量有关疫情防控、科学研究、复学复工等工作的第一手材料，这些材料是反映学校医疗水平、科研实力和文化精神的重要档案资源。

2.1 主动出击，做好档案资源收集工作。作为学校档案工作的中枢部门，安徽医科大学档案馆充分认识到做好重大突发公共卫生事件档案管理的重要性，迅速启动抗击新冠疫情档案收集工作，通过文件形式两次下发通知，面向全校各二级部门和附属医院广泛征集新冠肺炎疫情防控工作档案资料，一方面发动各部门各机构兼职档案员开展征集工作，另一方面学校档案专职人员主动出击，与一线医务工作者联系，上门征集，确保材料收集有力有序。同时在文件中对档案资料的收集范围和质量要求作了详细规定，征集范围包括在抗击疫情工作中形成的文件、宣传手册、通告、出入证件、袖章、照片、音视频、实物、战斗在一线医务工作者的个人照片、工作影像、获奖证书、奖章、抗疫工作日记、“请战书”、书信等。最终共征集到图片1900余张、音视频205个（7.99G）、实物251件，真实、全面、完整地记录和保存了学校防疫、战疫过程，也为后续开发利用打下了坚实的基础。

2.2 积极探索，做好档案整理保管工作。安徽医科大学档案馆成立于2009年，十多年来首次大规模、完整地收集抗疫档案。当时无论是从国家层面还是档案馆内部，都没有关于突发事件档案管理的制度和办法提供参考。在完成收集工作后，档案馆指派两名富有经验的专职档案员进行档案整理。首先对所有材料按照文书类、声像类、实物类重新登记造册。对于实物，除了详细注明物品来源、用途、背景，还需注明是否需要归还、归还时间等信息。由于载体不同、整理标准不同，所有抗疫材料仍然按照原有文书档案、声像档案、实物档案的整理规则进行保管期限划分、排序、编号和录入。为了便于查找和利用，所有条目在录入档案管理系统时均备注“抗击新冠肺炎疫情档案”。另外对所有纸质文书材料和实物均进行了数字化扫描或拍照，实行双套制保存。抗疫档案实体虽然分散保管在不同门类档案库房，但通过建立抗击新冠肺炎档案数字化专卷，保证了内容的完整性和材料的成套性。

2.3 挖掘馆藏，做好档案开发利用。收集保管档案的目的是为了更好地利用档案。为了弘扬安医文化精神，也为抗击新冠疫情工作提供决策参考和信心激励，安徽医科大学档案馆积极挖掘已有馆藏资源，深入梳理1937年至今安医人经历的历次重大疫情事件，撰写了《百年安医抗疫史》。另外从众多抗疫档案中精选了81件实物、186张图片和多组音视频，面向全校师生医护员工和社会各界，举办“精医报国，康民济世——安徽医科大学抗击新冠疫情专题展”。展览根据抗疫特点，采用逆行路线，使用情景橱窗、触摸留言系统、英雄榜等多种表达形式。除了线下展览，还采用网上展厅云展览形式提高传播度，扩大受众面。点击学校官网首页或扫描二维码，即可登录线上平台，随时随地观看展览。展览结合2021年党史学习教育的时事热点，突出了党领导下的抗疫工作全貌，不仅成为重温抗击新冠疫情这一重大公共突发事件的微观缩影，还成为党史教育的典型素材和爱国主义教育的特色平台，校内外几十个基层党组织实地参观，引发强烈的社会反响，开展首月便已接待团体预约参观30余场，线上云展厅参观达8000人次，线上线下参观逾万人次，相关报道被“学习强国”、人民网等媒体刊载。

3 突发事件档案收管用中存在的问题

3.1 收集难度大。突发事件档案的管理难点首先体现在材料收集的难度上。突发事件的发生往往无法事先防备，对于灾难现场的处置和救援无准备、无计划，常处在较为混乱的状况下实施。如人员和物资缺乏、物品容易遗失或损坏，想要系统、完整地进行收集难度较大。此外，突发事件的救援、救护和防控工作，涉及的部门广、人员多。对医学院校来说，参与突发事件处理的主体集中于公共卫生专家、志愿者及各附属医院的医护员工，突发事件结束后文件和部分实物，如旗帜、救援装备等收集相对容易，而个人在微信、微博、抖音等社交媒体发布的工作日记、小视频、赠予个人的纪念品等则不易收集。突发事件发生后成立的领导工作组，集中在防控防灾救治、后勤保障、新闻宣传等方面，几乎未曾有过将档案工作人员纳入一线领导组的先例，文件材料和实物分散在不同的部门和人员手中，使得档案收集工作的实施更加艰难。

3.2 缺乏制度保障。与综合性大学相比，医学高等院校更加注重自然科学研究和教学工作，档案意识较为薄弱。加上我国长期以来没有专门针对突发事件档案管理的办法和指南出台，相关工作缺乏统一标准，造成各医学院校突发事件档案管理的水平参差不齐。笔者选取了北京协和医学院、首都医科大学、南京医科大学等15所国内知名的医学高等院校进行研究，只有7所院校成立了专门的档案馆（室），其中中国医科大学、徐州医科大学仅对重大活动档案进行了定义和收集规定，上海中医药大学在档案收集管理办法中将“学校组织或承办的各类重大活动、重大事件和重要会议中形成的档案（含声像载体类档案）列入校档案室档案收集范围”，并规定“在活动结束之日起20天内向校档案室归档”，这是众多医学院校中唯一一家对重大事件档案的归档进行明确规定的学校。 虽然针对新冠肺炎疫情，大部分高校都发布了征集文件材料和实物的通知，但由于是临时性工作，极少有医学院校将突发事件档案纳入归档范围，并形成制度加以规范。

3.3 开发利用程度不高

突发事件档案资源具有极强的资政参考、宣传教育、科学研究价值，越来越多的档案部门开始重视并积极开展突发事件档案的收集和利用工作。以新冠疫情为例，抗疫取得阶段性胜利后，全国各级各地档案馆纷纷对疫情档案进行收集整理和开发利用，包括笔者所在院校在内的众多医学高校作为抗疫主力更是义不容辞。复旦大学上海医学院制作了纪念册《复旦上医履痕》，重庆医科大学、温州医科大学、福建医科大学等高校举办了抗疫主题展。相比较而言，国内综合档案馆更具创新性。广州市档案发展中心启动了《口述历史——抗疫战士》记忆工程。江苏省档案馆建设了“江苏援鄂白衣勇士一人一档数据平台”，结合《现代快报》社捐赠的抗疫报道专题数据平台，共同组成了江苏抗疫专题档案的核心部分。从档案资源利用的形式来看，医学院校档案馆（室）仍然以查询、编研、展览等传统的利用方式为主，在档案数据库建设等方面有待改进和提升。

4 医学高校在突发事件档案管理中的意见和建议

对新冠肺炎疫情档案的收集、管理和利用让我们深刻体会到了档案工作的价值，也进一步认识到加强以新冠肺炎疫情为代表的突发事件档案管理的重要性。

4.1 突发事件档案工作应纳入制度保障落实。突发事件档案工作想要避免流于形式，成为临时性工作，必须通过建立健全突发情况下档案工作制度予以巩固。2020年，为了做好疫情防控档案工作，国家档案局对全国各地各部门重大活动和突发事件档案工作现状进行调研，并于12月审议通过《重大活动和突发事件档案管理办法》（以下简称《办法》），从国家层面对重大活动和突发事件进行了明确界定和定义，并对二者的归属流向、职责分工、管理内容等作了详细规定。这给档案部门做好突发事件档案工作提供了规范性指导。医学类高等院校征集档案的对象多为本校师生或附属医院医护职工，与综合性档案馆相比，收集难度较小。 可按照《办法》的要求，将突发事件档案工作纳入学校突发事件处理章程以及学校档案工作管理办法中，由事件的应对部门和档案机构共同承担突发事件档案管理工作。

4.2 加强多方协作，拓展收集渠道。医学院校接触最多的是突发公共卫生事件，相关资料和物品分散在各个部门和附属医院，不能全面展现学校统筹谋划、决策部署、行动实施的全过程，档案收集是做好突发事件档案工作的关键。首先突发事件档案不应与普通档案一样仅事后收集，事件发生时就应将档案工作与防控、救援、后勤等工作一同部署，责任落实到单位和个人，第一时间开展档案收集。也可以按照《办法》要求，档案部门“提前介入突发事件档案工作，通过拍照、录音、录像等方式直接形成突发事件档案”。其次仅仅通过下发文件征集档案的方式较为被动、途径狭窄，不利于档案的收集。在网络发达的今天，聂勇浩、郑俭等学者提出了社会共建重大突发事件数字档案，即“档案部门、政府、企业、社会组织甚至普通民众通过移动互联网和社交媒体的即时存储和共享功能参与历史活动记录”[3]。针对新冠肺炎疫情档案，国家电网开发了专门的微信小程序，一线工作人员可在工作现场实时上传资料、照片、视频至数字档案馆，增加了收集的便捷性[4]，体现了社会共建的优势，值得医学高校的档案工作者借鉴。

4.3 统一整理规范，加强科学管理。首先各个医学院校应在《办法》的指导下，结合本校实际，制定突发事件档案的归档范围与保管期限。本着“应收尽收、应归尽归”的原则，所有有关突发事件的文件材料都应收集齐全完整。实际情况中，部分医护人员的个人物品和重要表彰有自行保管的意愿，可征求本人意见，采用复制后归还的方式进行收集。其次突发事件档案主要由各部门和附属医院的兼职档案员收集后移交档案馆集中统一保管，因此在收集前应制定详细的归档流程和质量要求。材料交接登记表应完整登记文件和物品名称、数量、用途、归属者，是否需要归还等信息；文书类材料实行电子与纸质双套保存，校内制发文件同时具备红头和印章，避免黑白打印；纸质和电子照片注明时间、地点、人物、事件等信息。总之移交前的要求越详细，移交后档案整理、保管和利用将越顺利。再次，文书、实物、照片、音视频，数量多，载体多样，应按照相应门类档案整理规则进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作[5]，也可以设立专题档案进行单独立卷，成套独立保存。无论哪种方法，均应建立专题目录，便于全面、直观、集中地掌握档案内容和查找利用。

4.4 融入学校治理体系，丰富档案利用方式。突发事件档案的开发利用是实现档案资源价值的唯一途径。从服务方式来看，档案工作者应以学校需求为导向，通过检索查询、档案编研、拍摄纪录片、微视频、举办展览等多种方式开展突发事件档案的服务利用和宣传教育。在信息化和大数据时代，还应注重利用数字技术，整合信息资源，科学规划突发事件档案专题数据库，实现突发事件档案信息的有效开发、共享共用。从服务内容来看，突发事件档案的利用应与档案治理和档案知识服务理念相结合[6]。在对档案的开发利用中应紧密联系时事热点和学校工作大局，充分挖掘档案的政治属性、文化属性和教育属性，积极融入学校治理体系。如将抗击新冠疫情专题展与党史学习教育结合，既提升了抗疫斗争的精神内涵，又丰富了基层党建工作和思政教育形式，彰显了档案工作服务学校发展大局的能力。此外，还应在建立专题档案数据库的基础上，利用大数据、人工智能等技术挖掘档案信息内部关联，为医疗救治、社会管理、科学研究、宣传教育等不同利用目标提供精准的信息参考，实现高附加值、高智能化的知识服务[7]。